新时期医院编外人员档案管理探讨

文/广西壮族自治区肿瘤医院 韦惠杰 张小英（通讯作者）

随着医疗改革的深入、国家医疗保障制度的建立健全和人民群众医疗服务需求的不断提高，大中型医院原有的用人编制已不能满足医疗服务的需要，均需自主招聘编外人员来补充人员的不足。以本单位为例，目前编制床位增加到1000张，业务量成倍增长，而编制人数没变，在近十年的发展过程中，为了满足日益增多的广大患者的诊疗需要，随着相关学科发展、医疗业务、床位规模以及人力资源的需求不断扩大等医疗服务工作的需要和医疗机构人员配置的要求，聘用了一大批编外专业技术人员、行政职能管理和后勤服务人员。全院现在岗人员1265人，其中聘用的编外人员789人，占医院总人数的62.3%，可见编外人员数已超过编制内人员数，已是医院人力资源的重要部分。近年来，编外人员中具有高级职称或高学历者越来越多，这些高层次的编外人员已成为医院的主要技术骨干，因此，做好编外人员的档案管理和开发利用已经成为人事部门管理工作的主要内容。现结合工作实际，对新时期如何做好编外人员档案管理工作进行探讨。

一、档案管理状况及存在的问题

（一）编外人员人事档案由人才交流服务机构代管。人事代理（含人事档案代管），是伴随着各种人才的互相流动和人事制度改革的不断深化而发展起来的，医院对于辞职或被辞退的人员、与医院解除劳动合同或聘用合同的人员以及与医院脱管人员的人事档案均由人才交流服务机构人事代理或人事档案代管。随着医院的发展，职工越来越多，人员流动也随之增多，人才交流服务机构的建立，解决了流动人员人事档案管理的难题，有了这样一个机构代管，将“死”档案变成了“活”档案，减轻了医院人事档案管理的负担。十多年来，以本单位为例，医院60%编外人员的人事档案由人才交流服务机构代管，大多数由指定的人才交流服务机构代管，有小部分人员由生源地人才交流服务机构代管，极少数人员仍存放在高校或高校毕业生就业指导中心。据了解，大多数医院在聘用编外新员工时，他们的人事档案由学校（应届毕业生）或原用人单位（有工作经历人员）直接将档案转移到所代管的机构，档案材料是否完整用人单位无法确定，比如，学籍档案中的大中院校学生登记表、成绩表、毕业生登记表、实习鉴定表等；党团材料中的申请书、志愿书、转正申请书、考察材料等。由于种种原因，档案代管机构往往不会主动对材料进行收集和补充，同时人事代管机构对档案材料的收集存在一定的困难，档案的归档需通过医院的转接才能完成档案归档，导致档案材料无法及时更新，随着时间的推移，档案就会失去“活力”。由生源地代管的机构与用人单位脱节更为严重，档案管理状况更不尽如人意了。

随着个人实践、活动的逐步增加，每个人每年都会形成新的档案材料，材料的归档任务非常严峻，代管机构和用人单位任何一方一旦出现不尽责行为，都会直接影响档案的质量和“生命力”，然而，在档案转接过程中存在一些问题，一是代管机构和医院对员工的人事档案管理没有一个严格的责任划分，权责不明，导致双方责任意识和服务意识不足，缺乏做好人事档案管理工作的积极性，档案移交不及时或不移交时有发生，导致档案不能及时更新。二是代管机构对人事档案收集、补充材料困难重重，在收集档案材料归档时存在内容不全或信息偏差，容易造成档案的不完整和失真。三是医院开发利用人事档案不方便，不能随时通过查档了解个人情况，医院人事部门甚至对档案内容缺乏全面的了解，这样的状况难以适应新时期对档案管理的要求，没有发挥档案的作用。

（二）编外人员档案由医院管理。编外人员的人事档案由医院管理，使医院能够及时了解人员情况。因人事档案是正确评价人才、提拔干部的可靠依托，是进行工龄计算、职称评审、办理社保、退休审批等方面的重要凭证，由医院统一管理档案，有利于医院全面掌握各类人才的状况，如人员分布、人员结构、人才梯队、学科团队人员的政治思想、医德医风表现，专业技术水平、科研能力、专业和年龄结构等，为医院制定学科的发展和引育人才的规划提供了依据。但也存在一些问题：首先，档案管理人员多是兼职管理档案，当工作量增加又不能专注做好工作时易造成归档材料整理不及时，规范程度下降。其次，档案管理设备投入不足，特别是档案库房设置不合理，房间配备不足，导致档案室空间少，影响工作的开展，管理工作被动应付，难以提供高质量的服务。

二、改进措施

（一）明确职责，严把质量关。编外人员人事档案由人事代理机构管理的，需明确管理部门和用人单位的职责，定期办理好档案转移手续，在接收档案时依据目录清点、核对档案，认真检查归档文件材料是否齐全完整，如不全，应追根源了解情况，尽最大可能将材料归档，使档案完整。双方在归档材料交接中，规范履行交接手续，双方需形成交接依据，增强双方的责任感，严把档案质量关。

（二）提高管理人员的素质，加强档案管理。人事代理机构和医院需加大对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的综合素质，树立服务意识，工作积极主动，规范收集材料、提高鉴别真伪的能力，建立健全档案管理制度，规范档案传递程序，从根本上确保人事档案材料准确完整、形式规范标准、内容真实可靠和及时归档。除上述以外，利用信息系统管理，疏通和拓宽档案材料的收集渠道，使档案管理工作更高效。档案的建立是人力资源管理中重要的环节，档案建立的好坏、详细与否都关系到医院对每个编外人员的综合素质情况的了解和评价，所以档案管理具有重要意义。

为了保证医院编外人员人事档案管理的规范性和有效性，笔者结合自己从事档案工作的体会，建议将相对固定的编外人员档案存放在医院人事档案室（具备人事档案管理权限的单位），医院克服管理编外人员档案的负担和困难，积极稳妥地把这部分人员的档案建好、管好、用好，充分开发档案信息资源，达到更好地管理人才、使用人才的目的。

（三）创新人事档案工作，更好地为人事工作服务。新时期全面推行人事档案制度化、规范化和科学化，推动人事档案工作的创新，打破档案“千篇一律”的状况，因为在某一时期，每个人的思想、行为、技术和科研能力不同，经历不同、服务能力不同，个人文化水平存在高低，接受教育和继续教育的程度不一样，对同一事件的见解不一样，因此档案记载中应有每个人的特点和亮点，个人的知识结构、能力特点、工作实绩等应体现个性特点，这样才能为医院提供真实的人员状态，更好地为人事工作服务。

三、结语

综上所述，编外人员的人事档案，通过规范管理解决存在的不足，使医院职工的档案信息资料得到长时间的留存，从而便于个人信息的查找以及各类数据信息的统计与利用。首先，在实际工作中，编外人员的人事档案管理需不断改进工作方式，创新工作模式，提高工作效率，熟悉各类人员的档案及其内容信息，保证人事档案全面、完整、真实和时效性。其次，将封闭式管理改变为开放式管理，主动利用档案信息资源开发人力资源，推动人才资源的合理配置与使用，为医院选拔人才、培养人才和使用人才提供重要的参考依据，更好地为临床、教学和科研工作服务。