浅析网络环境下人事档案的数字化管理

文/黑龙江省传染病防治院 张铁成

在人事档案数字化管理工作中，涉及较多种新型技术，这也使人事档案数字化管理具有较强的技术性特点，因此在实际工作中加大对这些先进的普及和研发，全面提高技术的发展水平，为人事档案数字化管理进程的推动提供重要的技术支撑。

一、建立健全人事档案数字化管理制度

在当前网络环境下，传统的人事档案管理制度已无法与当前社会的发展需求相适应。在这种情况下，需要以传统的人事档案管理制度为基础，并与当前网络环境下档案管理工作相结合，建立健全人事档案数字化管理制度。作为单位领导，需要对人事档案数字化管理的重要性有一个深入的认识，并在实际工作中加强人事档案数字化建设，基于自身的实际情况来进一步完善人事档案管理体制，全面提高人事档案数字化管理的水平，确保员工人事档案信息的真实性和可靠性。

二、转变人事档案管理的方式

一直以来，由于人事档案管理工作中，档案内容并不进行联网更新，这就导致部分人员利用这个漏洞来更改档案，影响档案信息的真实性。因此在当前网络环境下，需要加快对人事档案管理方式的转变，利用信息化技术来对人事档案进行管理，进一步提高档案管理人员的甄别能力，以此来保护人事档案信息的安全，确保人事档案信息的真实性和可靠性。在实际工作中可以通过创建电子人事档案管理模式，通过对纸质档案进行数字化处理，以此推动人事档案在各部门之间的有效共享。在电子人事档案中，通过对员工个人信息进行汇总，并提高信息存储、更新和检索的水平，为人事档案数字化管理工作奠定良好的基础。

三、提高对人事档案信息资源的整合力度

在现代社会发展过程中，人力资源发挥着越来越重要的作用，对于人力资源的开发和应用也成为人事管理部门最为重要的一项工作。人事档案在人力资源管理工作中发挥着越来越重要的作用，因此在当前人事档案开发利用过程中，需要加大对人事档案信息资源的整合力度。

作为人事部门，需要积极为其他部门提供工作人员的信息数据，这样各部门根据每个员工的实际专业能力来合理安排工作岗位，使员工积极参与到各项工作中，实现人尽其能，为单位的发展作出更大的贡献。同时人事档案管理部门还要努力提高自身的服务意识，对自己的服务职责有一个清楚的认知，并在实际工作中端正自己的态度，从而更好地为其他部门提供人事信息服务。另外，人事档案管理部门还要加快推动人事档案信息化建设，构建人事档案信息管理系统，实现人事档案信息资源的整合和共享，全面提高人事档案信息资源的利用效率。

四、建立符合实际情况的人事档案数据库

当前的人事档案数据库建立过程中，需要针对单位自身的规模为依据，通过实现数据的信息化，通过建立档案数据库，并将人事信息导入计算机系统中，使电子档案与纸质档案一一对应。档案信息访问的具体界面以前台操作系统和后台操作系统为主。前台操作系统有效提高了人事档案信息检索和查询的效率，后台操作系统有利于工作人员进一步完善和更新人事资料，实现人事档案信息的收集和存储。人事档案数据库的建立作为人事档案数字化管理的硬件基础，可以为人事档案管理部门的管理工作提供更多的便利，有效提高了人事档案数字化管理的效率。

五、提升人事档案管理人员素质

人事档案管理人员的整体水平直接影响到人事档案管理的质量。当前人事档案数字化管理工作中普遍存在专业人员缺乏的问题。人事档案数字化管理工作中，需要不断完善人事档案信息管理系统，确保系统的安全。因此要不断提升人事档案管理部门人事档案管理队伍的整体素质，使其掌握计算机软件知识，提高人事档案管理人员信息化技能水平，以此来促进软件系统的开发，保证人事档案管理系统安全、稳定运行。人事档案数字化管理工作是一项较为系统的工作，对于高素质管理人才及计算机专业技术人才的需求量较大，因此要打造一支综合性的专业化人事档案管理队伍，以此来提高人事档案数字化建设能力，确保人事档案信息的安全。

六、结束语

在当前网络环境下，人事档案在各单位发挥着重要的作用，因此通过构建人事档案数据库，转变人事档案管理方式，构建人事档案信息化管理系统，不断对人事档案信息进行完善，确保人事档案信息的真实性和可靠性，可以更好地发挥出人事档案的重要作用，为单位人事管理工作提供重要的支撑。