办公自动化环境下医院档案管理探讨

文/诸城中医医院 王伟

在现今的信息化时代，档案管理工作也呈现出自动化、现代化，档案工作的新理念、新思想随之产生，准确的办公自动化代替了繁琐的人工操作。因此档案管理部门应以办公自动化为基础，采取科学的档案管理办法，提高医院档案管理水平，挖掘档案信息，以满足医院各方面的需求，更好地为医院发展服务。

一、办公自动化的基本概念和基本特点

（一）基本概念。办公自动化主要指的是利用计算机信息技术开始着手办公室工作，实现数据传输接收以及数据存储等目标，继而提高办公的可靠性与准确性。简而言之，办公自动化改变了传统的手工归档管理方式，广泛提高医院档案管理的工作效率，加大了医院档案的可靠性与完整性。

（二）基本特点。1.实现一定范围内的信息共享，医院综合档案室的传统表现为：其一，多部门管理档案；其二，档案较为分散。在办公自动化环境下使用计算机技术能够发挥其重大价值，实现档案的科学化以及合理化，在很大程度上提高了档案的利用效率，对所调阅的档案信息能够脱离空间的限制。2.对档案管理人员的相关工作提出一定的挑战。办公自动化条件下，档案管理是以网络计算机为基础的，现代化的办公设备以及档案的存储方式等对档案管理工作人员的技术知识等提出了更高的要求。3.医院档案存储方式呈现多样化。办公自动化环境下，档案的单一存储方式——纸质，逐渐发展为图像或者影像等实物载体，不仅能够有效减少存储档案的空间，还能够保持档案的完整性；除此之外，影像类的存储载体在读取过程中非常方便，具有很高的稳定性。4.提高工作效率。根据医院档案的基本功能与基本作用，医院档案可以分为以下几种类型：科研、病历、设备、会计、文书、专题、实物等。医院档案涉及到了教学以及基础设施等各个方面，办公自动化系统的应用对医院各个部门之间的职能以及业务流程等产生了很大影响，传统的人工操作限制被突破，档案管理工作使得程序更为合理，检索过程中利用率与工作效率广泛提高。

二、办公自动化环境下医院档案管理存在的问题

（一）缺乏标准化。现阶段，办公室自动化系统存在的问题包括：软件投入少、水平低、管理负担较重等。这些问题严重制约着办公室自动化系统整体水平的提高，由于各办公室自动化系统的开发商与团队的水平高低不一，导致某些开发出来的软件与实际需求存在不少差距，造成系统中缺乏可以将电子文件运转与电子档案工作有效契合的子系统。

（二）缺乏完善的办公自动化档案管理体系。当前，我国医院档案管理系统尚不完善，能够用于办公自动化环境下的实用软件较少，技术水平低下。自动化环境下的办公管理水平低下，限制了工作人员管理水平的进一步提升，最终造成电子文件录入终端困难。

（三）缺乏办公自动化档案管理体系专业型人才。现阶段，我国大部分医院档案管理工作人员的文档管理水平较低，还是采用原始的手工档案管理模式，具备先进的档案管理技能和扎实专业知识功底的复合型人才所占比例不高，很多工作人员只是单纯掌握计算机技术或者仅仅熟知基本知识，依然不能高效准确地完成这项工作。

三、办公自动化环境下医院档案管理方法

（一）健全医院档案管理制度。医院档案管理工作涉及大量重要信息，为了确保高效、稳定地开展医院档案管理工作，应积极健全医院档案管理制度，利用制度约束和规范档案管理工作，强化档案管理工作全责，使医院档案管理有章可循，推动档案管理工作的标准化、统一化、规范化发展。在办公自动化环境下，应注意档案管理工作的快捷性、方便性和适时性，基于计算机信息化系统，加强档案管理，规范档案管理技术操作和业务流程，做好医院档案资料的标号、归档和整理工作，运用标准、统一的格式，实现医院档案资料的高效管理和科学归档。

（二）构建信息化设备体系。医院应加大对档案管理信息化建设的资金和技术投入，积极发展档案管理工作，由于医院档案文件资料具有较高的应用价值，也比较珍贵，包括医院多年发展过程中的医疗成就和科研成果，所以档案管理工作对于医院可持续发展有着非常重要的现实意义。另外，积极应用各种办公自动化设备，医院档案管理工作一方面要注重工作效率和工作质量；另一方面必须提高档案管理的安全性，确保医院各种档案资料文件的安全性，定期对档案管理信息系统进行升级优化，由专业技术人员负责医院档案管理信息系统的日常管理和维护工作。

（三）提高管理人员的综合素质。医院应注意提高档案管理人员的综合素质，一方面，提高档案管理工作人员招聘门槛，多招聘一些专业的档案管理技术人才；另一方面，对管理人员进行岗前培训，明确医院档案管理工作职责和工作内容，还要不定期对其进行专业技能培训，鼓励管理人员积极学习先进的科学技术和知识，熟练运用各种档案管理软件，强化档案管理工作责任意识，提高医院档案管理工作的规范性和实效性。

四、结语

综上所述，加强医院档案工作与办公自动化技术互为结合不仅能提高办公室自动化环境下的医院档案管理水平，还能够提高档案的利用效率。在今后的医院档案管理工作中需要清楚认识到办公室自动化的重要性，提高医院档案管理工作的整体效率。