关于构建国有企业数字档案室的策略研究

文/沈阳浑南现代有轨电车运营有限公司 顾嘉

随着计算机、互联网技术的发展，社会的每一个领域甚至每个人的生活都在发生着变化，以往我们阅读习惯借助于用纸质媒介工具，如今人们更加青睐通过计算机、网络阅读文章、查询信息、传输资料和存储文件。所以时代的发展，科技的进步，习惯的改变，也要求企业档案工作由传统的纸质媒介向电子化、数字化模式拓展和应用。

目前国有企业大多以纸质版档案为主，纸质版档案缺少共享性，不方便远距离的利用；字迹材料易腐蚀，不易保存；纸质版档案占用空间较大，浪费资源，不方便携带，而且国有企业缺乏新型档案管理技术人才，大部分档案员还停留在传统技术水平，档案室内设备陈旧，适应不了新技术的发展需求，档案工作缺少专项资金保障，企业档案相关的数字化、电子化管理的制度不健全等等，所以以保障档案信息安全为前提，要开拓创新思维，建立健全相关规章制度，加强人员培训，增加财政资金投入，提高管理和技术水平，推进国有企业数字化档案室的建立。

一、健全政策法规，完善制度

健全国有企业数字档案室的法规标准体系。根据《国家档案法》《电子文件归档与管理规范》《全国档案信息化建设实施纲要》等，研究制定适合本企业的档案数字化相关规章制度，做到有法可依有章可循，在管理、业务、技术等方面，建立健全的企业数字档案室的规章制度。如建立《企业各门类电子档案归档与管理办法》，明确各部室归档范围和电子档案保管管理办法，为电子档案归档提供依据。建立《电子档案信息安全运营维护规范》，构建安全保障防线，指导日常对档案信息安全运营及维护的规范操作，预防档案信息泄露、丢失、损坏等严重后果。建立《纸质档案媒介等转化电子档案方法及标准》，统一档案信息介质转化标准，在信息采集上把好第一关，为建立规范的数据库打下基础。

二、加强教育培训，提高素质

国有企业档案管理人员队伍综合素质要不断提高、业务技能要不断增强，要适应档案事业发展的需要。企业档案管理人员加强服务意识，充分利用数字档案室的优势，为企业提供方便快捷的档案信息服务；企业档案管理人员要增强责任感，档案的收集、整理、保管、存储、利用、统计等步骤都要考虑到电子文件格式、元数据等，相关要求同步地完成，整体推进，避免风险；企业档案管理人员要提高法制观和安全观，根据相关规章制度，严禁私自窃取电子档案信息或丢失维护网络安全；国有企业档案管理人员要提高业务能力，开展数字化信息采集培训、数字化信息管理培训、数字化信息利用培训、数字化系统维护培训等，提升档案管理人员的数字化信息化技能，培养成优秀的数字档案室管理人才。

三、增加政策扶持，资金投入

增加政策扶持，加大资金支持力度，建立数字化档案室项目资金，统筹资金使用计划，加大对档案管理人员业务培训资金的投入，鼓励企业内部开展技术经验交流，对于提出创新建议的人员给予奖励，根据《电子信息系统机房设计规范》（GB 50174-2008）、《电子信息系统机房施工及验收规范》（GB 50462-2008）等标准要求，为建设电子信息系统机房、网络基础设施，提供资金保障。

四、建立数据库，开发应用软件

建立档案数据库，将档案室原存档案数字化：纸质档案扫描、缩微胶片数字化、视频资料数字化、音频资料数字化等。接收档案资料，要求各部室归档文件要按照相关要求，形成电子媒介同时归档。在档案管理工作的流程中采用电子化、自动化办公，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。除建立数据库系统，企业还应建立档案检索软件、中间件、数字化加工软件、虚拟化软件等，要满足企业数字档案室开发和运营的需要。

五、建立数字档案室机房基础设施

建立数字档案室机房。数字档案室的建设要参照《电子信息系统机房施工及验收规范》（GB 50462-2008）、《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）等相关规章标准执行，机房的位置、建造结构、空气调节、电气技术、电磁屏蔽、网络布线、监控与安全防范、给排水、消防等方面，在企业原有的信息化基础上，通过改造、添加设施等方式，建设满足企业档案信息化要求的数字档案室。在数字档案室的设备上，要有满足工作需要的扫描仪、计算机、打印机及刻录机、数码相机和录像机、光盘、磁盘、防磁柜、集线器、交换机、路由器、光电转换等设备。

六、建立数字档案室安全保障的措施

为保证数字档案的安全，按照相关等级保护要求，建立完善的数字档案室安全防护、数据资源安全管理和网络安全应急处置措施，构筑安全保障防线。每台计算机必须要安装防毒软件，但不需要同时安装两套及两套以上的杀毒软件，防止因杀毒软件之间互相抢夺资源影响系统性能。建立安全审计软件，监视和控制内部的违规行为、外部的入侵破坏行为。建立防火墙，在网络之间、终端计算机与服务器之间构造安全保护屏障，对服务器等设备中流入和流出的数据，均要通过防火墙鉴别、验证。软件系统可以提供数据备份，在线上、离线等都可备份，防止文件的丢失。

数字档案室的建立有利于促进国有企业档案管理方式向智能化、精细化、网络化方向转变，对于提高国有企业档案信息化水平，提升国有企业档案管理和利用服务水平，带动国有企业各归档部门统筹协调能力增强，对增强国企的竞争力有积极意义。目前，我企业数字化档案室正处于起步发展阶段，网络核心技术有待突破，网络信息安全还要提高警惕，所以，作为企业档案工作者，我们要进一步学习电子化、数字化档案知识，结合工作实际，扎实做好数字化档案室的管理工作。