企业档案实体安全风险防控与治理之略探

文/中国电子科技集团公司第三十六研究所 李玲洁

档案管理工作在企业日常管理中占据重要位置，对提升企业经营水平以及运营效率具有重要意义。当下，科学技术及信息技术不断发展，企业档案管理与传统管理方法具有很大不同，实现了档案管理信息化、数字化、服务社会化以及载体多元化。在这种环境下，所有的企业档案管理机制面临更多的安全风险。因此，企业要改变以往不够严谨的档案管理模式，注重加强对安全风险的防控与治理。

一、企业档案管理现状

当前，很多企业员工及领导风险意识有待提升，缺少一定的档案安全风险管理意识。现阶段，很多企业没有认识到档案安全风险管理的重要性，在其思想及理解上存在一定偏差，在开展企业管理工作中，没有真正将安全风险管理融入档案管理中。

档案风险管理工作基础薄弱，有关保障基础需要不断完善。一些企业在档案风险管理中，其运作机制不健全，各部门之间缺少协调，在实际开展工作中就无法有效地开展档案工作，资料无法全面收集。并且，企业规章制度缺乏一定的系统性，档案工作人员不清楚如何使用安全风险管理。另外，很多企业将管理重心放在企业发展中，忽略对企业档案的安全风险控制。企业领导对档案管理工作的安全风险管控不重视，员工自然也不会引起重视。

二、企业档案实体安全风险防控与治理

企业在开展档案管理工作中，要积极将安全风险管理融入工作内容中，有效结合档案工作的实际情况，保证工作人员的安全，制定规范安全管理制度，在保证自身安全的前提下，提高工作效率与质量。加强建设档案风险闭环管控网络，从而实现企业档案安全风险管理的目的。

（一）提高安全风险管理思想认识。档案安全风险管理体系的建设，具有综合性、系统性。并不是某一个部门的事情，而是需要整个企业提高思想认识，只有各部门之间进行有效、协调的合作，才能在最大程度上实现安全风险管理工作的意义。因此，企业可以创建档案安全风险管理小组，由档案主管领导作为组长，相关部门工作人员作为组员，保证档案安全风险管理小组可以全面掌握各部门的情况，具有更广阔的视野，不断发散思维，进行全面部署，加大各部门之间的配合，保证企业全员参与。在工作中，组长要积极听取员工意见，从而有效将各项措施落到实处，保证企业长久稳定地发展。

（二）做好档案安全风险管理基础工作。首先，要对职责进行合理分配，明确工作标准以及相关流程，不断完善规章制度。严格按照规章制度进行处理，一旦有员工出现问题，要严肃处理。档案部门相关工作人员要具备一定的安全风险意识，清楚自身职责权限，清楚各自的管理职责等相关制度。对于新出现的情况、问题，要及时进行总结，进而不断完善规章制度。可以规定时间定期组织员工进行工作总结。对工作中出现的新问题及新情况，员工之间在第一时间进行探讨，尽早拿出解决方案及预防措施。其次，加强提升员工综合素质。档案部门需要营造良好的氛围，定期对内进行培训，从外引入先进的模式。制定考核制度，工作人员在培训后，要进行考核，并建立奖惩制度，根据员工的考核结果，来奖励、处罚员工。此举而不仅能使员工更好地掌握安全风险知识，了解相关的档案风险注意事项，也能充分调动员工的工作热情，提升员工的安全意识，从而保证工作质量。再次，要积极创新技术手段。实现多元化载体，增加资金投入，从而实现现代化的设施配置，积极将安全风险降到最低。因此，企业要对档案安全风险管理工作给予大力的资金支持。最后，创建档案安全风险管理评估体系。确定考核标准，完善考核制度，加强对风险评估与识别工作的开展，不断加大整改力度。

（三）做好档案安全风险应急处理。企业在开展档案安全风险管理工作中进行安全风险应急处理时，要注重从实际问题出发，做好应急预感方案，在发生危险时，准备好救援物资，使其能在意外环境下，可以有效落实相关安全措施。企业要加强自身网络安全墙的建设，避免因为黑客、不法分子盗取档案资料，从而对企业发展造成一定影响。企业可以聘请专业信息技术人才，对档案管理人员进行培训，提升工作人员的信息技术运用能力，使其在开展档案管理工作时可以有效保证档案信息的安全。

三、结束语

综上所述，在对企业档案安全风险防控与治理过程中，想要有效开展档案安全风险管理工作，首先提高企业领导对档案安全风险管理工作的重视程度，才能有效提升企业员工的档案安全风险管理意识。企业也要不断完善规章制度，严格按照制度进行管理。另外，要加强对档案管理工作人员的培训力度，使其从根本上提升自身的综合素质，从而有效保证企业档案的安全，有利于促进企业的长久发展，并且对企业发展经营也具有重要意义。