机构改革过程中如何做好计生档案工作

文/诸城市卫生和计划生育监察大队 孙铭伟

当前我国已经进入社会主义发展的新时代，各项社会事业全面发展，机构改革深入推进，人口计生工作也进入了一个新的阶段，弱化行政职能，强化服务职能成为工作的发展方向。如何利用好档案，来为广大的人民群众服务，是摆在人口计生工作者面前的一个课题。

一、当前计生档案工作中存在的问题

（一）计生档案工作受重视程度不够。在各级人口计生部门，尤其是基层，档案工作没有获得足够的重视。对计生档案工作，部分基层单位领导口头讲得多，实际关心少。从事计生档案工作的人员在本单位处于非常弱势的地位。重视程度不够，直接导致计生档案工作无法获得足够的技术、资金和人才支持。随着信息化的日益发展，计生档案管理也需要配备专业的技术设备和管理软件，但这些软硬件设施的配置和运行费用没有保障。人口计生部门在并入卫生系统之后，计生档案纳入卫生系统档案管理的范围，部分地方的计生档案保管条件随之得到了很大的改善，但仍有相当多的地方保管条件仍然很差。机构合并之后，新的系统对计生档案也仍然存在重视不够的问题。

（二）计生档案管理不够规范。长期以来，各地尤其是基层计生档案的收集和管理都存在不规范的问题。文件材料收集不齐全、档案整理和利用不规范、监督检查流于形式、档案损毁甚至丢失等问题都在各地不同程度地存在。在机构合并之后，原有计生档案管理的问题都转移到了新成立的单位。由于新单位要承担以前几个不同部门的工作任务，工作量成倍增加，由于缺乏足够的人员和技术支持，部分问题变得更加严重。

（三）计生档案队伍建设落后于发展的需要。在机构合并之前，很多单位的计生档案人员是兼职，外出参加档案专业培训的机会也非常少，档案专业知识和专业技能匮乏。很多档案员年龄偏大，学习能力偏弱，影响了档案管理水平的提高。计生和卫生部门合并之后，计生档案工作合并到卫生系统档案工作中，工作量增加了，但很多地方并没有增加档案工作人员数量，原计生部门档案员不再承担档案工作，工作全部由原来的卫生系统档案员承担。这种状况显然是落后于时代发展需要的，尤其是计生档案工作会受到较大的影响。

二、优化计生档案管理的对策

（一）加强计生档案工作领导。档案工作是不可缺少的基础性工作，做好档案工作是一个单位的重要职责。计生档案是卫生计生档案的重要组成部分，计生部门合并到卫生系统之后，由于新成立的部门对卫生工作的重视程度要高于计生工作，计生档案的重视程度也弱于卫生档案。要优化计生档案管理，卫生计生部门的领导要加强对计生档案工作的领导，做到卫生、计生档案同等重视。

（二）改善档案管理的软硬件设施。计生部门和卫生系统合并之后，新成立的部门集中保管原来两个不同的部门产生的档案。首先面对的问题是档案数量的大量增加，其次是档案立卷、管理、利用等各个环节，工作量都成倍增加。这些问题都对档案管理的软硬件设施提出了更高的要求。卫生计生部门应该抓住有利时机，积极争取上级财政支持，努力增加档案库房的面积，通过配置密集架等设备增加库容，通过电子化和信息化技术提高档案工作的效率，提高档案工作的水平。

（三）加强档案人才队伍建设。人才是搞好档案工作的核心。计生部门和卫生系统合并之后，档案工作量极大增加，将新成立部门的所有档案工作交由原计生或卫生部门的一个档案员，不利于档案工作的科学管理和有序发展。新成立的卫生计生部门可以设立一个过渡期，由原来两个单位的档案员合作开展档案工作。视工作量的增加情况，再确定增加或减少档案工作人员数量。如设置专职档案员，各科室仍有必要设立兼职档案员。此外，档案工作是一项专业技术工作，工作人员应保持相对的稳定性，避免频繁变动，造成工作的混乱。档案工作人员也应积极参加地方档案行政主管部门举办的培训，不断提高业务素质。