Excel

张甫英

摘 要：在系统而烦琐的资助工作中，科学使用Excel，找到做好资助工作的捷径，使资助工作以直观的方式展现出来，将资助系统数据纸质化、档案化。

关键词：资助 表格 档案管理 便捷

中职助学政策是国家发展职业教育，促进教育公平和劳动者素质提高的一项重要举措。中职助学既是国计，更是民生，事关每一位中职学生的切身利益，因此工作要求高，容不得半点马虎。

作为一名普通的计算机专业课教师，我从2013年开始，接受了学校领导的安排，从事学生资助系统信息上报的工作。初步接触资助工作，感觉此项工作繁杂而琐碎，工作量特别大，忙而无序，忙而无果，因为除了完成资助系统、考勤系统的数据上報外，还要归类整理大量的档案信息，并且随时接受市、县级领导的督促检查，每一次都做得苦不堪言，身心疲惫。于是我总想：能不能每次不这么疲于应付检查，能不能找到一条简单高效的捷径完成学生资助工作，并且能让所有数据直观地表现出来，让人一目了然。

带着这种想法，趁着在“学生资助规范化管理”年中对学生资助档案的规范化要求的东风，我仔细分析了学生资助档案的要求和数据，认为这实质上是一个将资助系统、考勤系统数据纸质化的过程，只要将系统数据导出并生成每月考勤、拟公示、公示、明细和汇总表册文件，再按照学生申请及个人材料、受助情况（从考勤到公示，形成明细和汇总）、资金发放、数据核查、建档立卡、感恩教育和综合类（上级下达各类文件精神）的顺序分七个板块组织学生资助档案，就形成了一学期的学生资助档案归档文件目录。

思路有了，可是这七个板块中的内容有些是现成的，而更多的是需要重新生成，比如一学期的受助情况中拟公示、公示、明细和汇总表，这是资助档案整理中最难的部分。学生资助档案中的拟公示内容包括序号、姓名、性别、班级、受助标准、是否建档立卡贫困户、备注；公示内容包括序号、姓名、民族、性别、学段年级、家庭住址（乡镇一级）、家长姓名、资助标准、是否建档立卡；明细表内容包括序号、姓名、民族、性别、身份证号码、学段年级、家庭住址、家长姓名、联系电话、银行卡号、备注；汇总表内容包括姓名、性别、民族、出生年月、户籍所在地、身份证号码、资助金额、中职学生资助卡号码、离校时间、类别填“1”（东部、中部、西部）、签字、学生电话。四个表中的信息有许多重复的选项，比如学生的年级、班级、姓名、性别、民族、身份证号码、家庭住址、家长姓名、联系电话、中职学生资助卡号码等。

按照资助管理工作的规定，助学金的发放必须严格以考勤系统数据为准，资助系统中的数据必须与考勤系统中的数据一致。对照考勤数据，完成资助系统每月的数据上报。可是考勤系统中的数据都是按月份上报的，如果能将每个月的考勤信息与学生的基本信息结合起来，那么一学期的资助情况信息就用一张表格自然生成，以前繁琐而毫无头绪的工作就变得有条理而简洁了。如以2017年秋季学期资助情况建立表格。表格的标题包含免学费金额、助学金金额、1月考勤、12月考勤、11月考勤、10月考勤、9月考勤、年级、班级、姓名、性别、民族、身份证号码、家庭住址、家长姓名、家长联系电话、学生联系电话、是否建档立卡、学生资助卡号。表格中免学费金额、助学金金额由每个月考勤的和再乘以月资助标准200元得到，其他各项信息除学生资助卡号项外均由考勤系统提供。

通过此表可以直观地快速了解并生成学生资助情况中的各类表册文件，解决了资助档案整理中混乱而低效的难题，具体操作如下：

1、生成每学期每月的拟公示、公示表册文件。

在上表中，利用Excel的“数据筛选”筛选9月考勤，然后将姓名、性别、班级、建档立卡贫困户四项复制粘贴到一张Excel工作表，就可以生成拟公示表；再将姓名、民族、性别、年级、家庭住址、家长姓名、建档立卡贫困户七项复制到另一张Excel工作表中就可以生成公示表。

2、生成每月流失学生的离校时间。

在上表中增加一列“离校时间”，利用Excel的数据筛选功能，筛选9月考勤为“1”，10月考勤为“空白”的记录，则这些学生即为10月份离校的，则在“离校时间”这列上填上10月离校；筛选10月考勤为“1”，11月考勤为“空白”的记录，则这些学生即为11月份离校的，则在“离校时间”这列上填上11月离校；以此类推，完成该学期12月、1月的学生的流失情况登记。

3、统计每月增加学生的信息

如果每月的拟公示、公示名单都一一打印的话，造成纸张、打印机墨粉等耗材的极大浪费。如果每学期第一个月学生资助信息全公示，从第二个月起到学期末只公示增加的学生信息或流失的学生信息，那不但节约了办公资源，还大大减轻了无为的工作量。如在上表中增加一列“到校时间”，用Excel的筛选功能筛选10月考勤为“1”，9月考勤为“空白”的记录，则这些学生即为10月增加，在“到校时间”列上填上10月增加；筛选11月考勤为“1”，10月考勤为“空白”的记录，则在“到校时间”列上填上11月增加。按规定秋季学期学籍系统的关闭在11月20日后，所以12月、1月无增加学生。

4、生成每学期资助的明细和汇总表表册文件。

5、生成助学金发放表册文件。

上述4和5的操作均用Excel的复制、粘贴操作将表中相关选项复制到新工作表即可完成，在此不再赘述。

有了该表，能直观地了解一学期来学生的资助情况，比如助学金、免学费受助资金总额，学生每个月的增加、流失情况，助学金的发放表格上报等，将资助工作直观地展现出来，达到了“化繁为简，化难为易”的效果。

通过该表的使用，我将学校从2007年到2017年来的资助档案进行了整理，分别建立了春季学期和秋季学期资助情况表共21个，掌握了11年来学校资助的明细材料，填补了我校11年来只有受助资金总额而没有明细资料的空白。2017年，学校接受市县资助管理中心领导组织的资助工作检查，汉源县职业高级中学获得了满分的骄人成绩。

该Excel表格虽然很简单，但它却是我做好资助工作的

法宝。