新形势下如何强化流动人员人事档案管理

夏任何

（长沙市人才服务中心，长沙 410005）

0 引 言

新形势下，随着经济结构和社会结构的双重转型，人员流动成为必然现象。为了进一步做好流动人员的人事档案管理服务工作，建立健全流动人员人事档案公共服务体系，人力资源和社会保障部于2014年12月出台了《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（以下简称通知）。该通知明确了流动人员人事档案的范围，对流动人员人事档案的管理、服务信息化水平、档案管理从业者都提出了较高的要求。同时，随着经济体制改革进一步深化，大量流动人员的人事档案意识淡薄，特别是很多尚未就业的高校毕业生，甚至将人事档案留存在自己手上，导致应享有的人事权益无法得到保障。因此人事档案管理人员需要不断探索新的管理措施来解决这些问题。

1 流动人员人事档案管理存在的主要问题

1.1 档案基础设施建设不完善

基础设施建设是推动流动人员人事档案发展的前提条件。通知明确规定要不断改进档案的保管方法和保管技术，提高流动人员人事档案库房的安全防灾标准，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系。然而，大部分人才服务机构的档案管理硬件条件还相对落后，甚至都没有设置专门的馆员办公室、阅档室和档案库房，还有一些人才服务机构没有为档案库房配备防盗门窗，也没有使用去湿机等硬件设备。同时，还有一些人才服务机构虽然应用了现代化的管理方式，但是仅仅建立了数据库，主要用于辅助录入档案材料目录。

1.2 档案管理不规范

人事档案是一个人人生经历的缩影。档案材料包括了人员身份、教育经历、工作经历、人事关系等最原始、最真实、最具参考性的证明材料。目前，人才服务机构在管理流动人员档案管理时，还存在很多不规范的地方。一是档案材料收集被动。由于流动人员不太了解人事档案的内容，因此也并不清楚需要将哪些材料存放到人事档案中，从而导致人事档案无法做到“观其卷，知其人”。二是在进行档案归档管理的时候，多数人才服务机构主要使用传统手工操作的方式进行分类管理，导致人才档案无法满足社会信息需求。三是档案材料提供不规范。由于政策信息不对称，流动人员会将大部分的复印件或书写的材料移交到人才服务机构进行存档，从而导致很多人事档案在材料收集上就不规范。

1.3 档案管理从业人员素质有待提升

档案管理人员的素质高低会直接影响人事档案管理的质量。目前，对于流动人员人事档案管理还没有形成全国统一标准，而档案管理从业人员的素质也参差不齐，主要表现在以下几个方面。首先，很多人才服务机构的工作人员都是兼职，缺少档案管理方面的专业知识，从而不能很好地进行档案管理。其次，由于没有全国性的权威性部门对档案管理从业人员进行知识更新和业务培训，对于从业人员专业认可度仍停留在传统的评定模式上，导致档案管理人员不能跟上时代的潮流，从而在工作中也不能很好地操作一些现代化的档案管理设备。

2 流动人员人事档案管理的建议

2.1 规范档案转递手续，实现动态化管理

在市场经济体制改革逐渐深入的情况下，人员流动的速度不断加快，对流动人员的人事档案转递工作提出了更高的要求。首先，人才服务机构工作人员在管理流动人员人事档案的时候，需要严格执行相关的档案管理制度，从而为流动人员的人事档案转递工作提供切实的保障。其次，在进行人事档案传递的时候，工作人员需要在人员档案的基本信息核对处理无误后在进行传递。最后，做事从源头抓起，把好关。在接收档案的时候，工作人员要对每份档案、每份材料进行认真核对，发现重要缺失材料后要及时追根溯源，并要求档案转递部门或档案所属人及时补充，力争确保档案的完整性。

2.2 加强档案基础设施建设，优化人才队伍建设

基础设施建设是进行流动人员人事档案管理实践的主要内容，各级人力资源和社会保障部门需要加大档案基础设施建设的投入力度，同时加强政策扶持，保障流动人员人事档案存放的安全性和完整性。在进行档案基础设施建设时，人才服务机构要在参考国家档案的相关规定和要求的前提下，根据自身情况提升档案室的硬件水平。同时，档案信息化建设也是基础设施建设的重要方面，管理部门需要根据流动人员的特点，开发适合流动人员人事档案管理的软件，逐渐实现流动人员人事档案动态化管理。此外，在优化档案管理工作的时候，人才服务机构也要不断提升工作人员的综合素养，对其进行专业培训，从而培养一支专业化的人才队伍。

2.3 加强流动人员人事档案的信息化管理

随着互联网技术的不断发展和信息化社会进程的加快，档案作为一种特殊的重要信息也需要逐渐实现信息化管理，对其进行现代化管理也逐渐成为流动人员人事档案管理的重要发展方向。首先，人才服务机构在进行档案管理的过程中，可以使用计算机和扫描仪等现代设备进行档案资料微机输入整理，并借助相关技术，将文字、图片、声音和影像资料转化为信息资源。其次，为促进档案服务网络化发展，在进行档案信息化建设的时候，人才服务机构应使用局域网和党政网等网络平台建设人事档案信息化服务系统。最后，在人事档案专用数据库建设完成的时候，人才服务机构还需要建设专门的网络和网站，使人事档案信息异地查询和人才流动管理等工作成为现实。

3 结 语

随着流动人员不断增多，流动人员的人事档案管理开始引起社会的广泛关注。在人事档案管理的过程中，人才服务机构要加强人才队伍建设，不断提升档案管理人员的综合素质。在信息时代，人事档案管理人员要能够熟练使用互联网技术进行档案整理和记录，从而有利于及时发现档案管理过程中存在的问题。

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