信息化背景下如何加强数字档案管理

柴哲 刘悦捷

摘要虽然数字档案已经把传统档案管理中易损毁、难检索的问题解决了，但是受目前技术的限制，数字档案依然存在信息不安全、数字化覆盖率较低、数据无法共享等难题尚未被彻底解决。因此需进一步加强数字档案管理可行出措施显得尤为必要，有助于提高档案的管理和服务水平。

关键词信息化 数字档案管理 改善措施

一、数字档案的内容及关键性

数字档案管理主要是指运用数字技术，将纸质版上的文字用扫描仪扫出来，然后再在电脑上进行处理保存的一个比较科学的过程。利用数字、图片处理等技术，将将纸质和图片上的数据转化为计算机代码，然后利用电脑程序存人计算机系统内，同时还可对数据进行处理。

二、加强数字档案管理的重要性

（一）有利于规范档案管理工作

数字化档案管理，为传统的纸质收藏管理带来了许多的方便之处，而且还可以从数字化中查询到纸质档案的相关信息。传统的档案管理工作量大，而且占有空间大，非常不易于管理，容易丢失，看不清，信息不全，数字化的档案管理为我们开启了新世界的大门，让我们的世界上的各个档案都邮寄可寻，减轻了档案管理人员的工作。

（二）提高管理效率与经济效益

在科学技术的不断发展下，信息数据也不断壮大，为了有效的管理，就需要提高技术。在传统管理的模式下，纸质档案需要大量的纸张，而纸张需要树木来制造，这极容易造成环境污染和资源浪费现象发生。纸质档案文件不仅体积大，而且可以记录的内容很少，处理过程中信息很容易受到损害，所以在对纸质档案管理的时候也会存在很多不可预料的损害。

三、信息化背景下加强数字档案管理方式

（一）建立完善且安全的数字档案管理系统

档案安全性的不足，是当下数字档案管理方式应用过程中所存在的主要不足之处之一，容易引发重要文件的丢失问题。将信息技术中多媒体技术全面应用于数字档案管理工作，可以实现不同格式的档案的分类存储，实现档案管理安全性的有效提升。同时在建立起来这个系统之后，还需要对系统进行维护，这就需要更加强大的团队来实现档案的数据化管理。

（二）加深档案管理工作的数字化程度

数字化档案管理也不是完美的，也还是存在一定的缺陷，随着要求的提高，人们对档案系统的完善要求也在加强。又因为社会快速发展，数据越来越多档案也越来越多，需要加强数字化管理的容量，可容纳的需要更多，更细，更精。在这个前提下，建立完善的安全的数字化管理系统对数据的储存、保存、转移、查询等功能的运用以及安全保护资料数据不泄露是非常重要的。

（三）建立完善的信息技术应用模式

完善建立信息技术应用模式，档案管理人员的工作流程具有的方向，这也促使档案管理人员必须掌握档案管理的技术，将档案管理真真事实的在操作中应用，进而让数字化档案信息管理更加系统有规模，合理有序的进行。

四、信息技术在数字档案管理中的改进

（一）提高数字档案信息的安全性

在进行档案储存是，要提高档案的信息的安全性，防止被盗以及病毒的侵入，导致档案信息无法恢复、损失或者是丢失，这对信息的管理来说是非常重大的损失，所以为了避免这类情况的发生，可将档案采用不同的代码储存，采用不同的分类，技术人员需要拥有扎实的专业能力，对数字化档案管理系统不断的进行分析，测试，做到在每个环节，每一个步骤都不会产生信息的遗漏丢失，严格把关。

（二）提高档案信息数字化的覆盖率

在信息科学技术的发展应用环境下，数字档案管理对建立数据库的的丰度越来越重视，对运用数据库来找档案的操作方法也越来越感兴趣。可是对于只考虑表面的效果的大多数档案机构内部的纸质档案，没有重视根源，即计算机信息数字化覆盖不全面。这个难题需要被解决。在储存纸质档案的地方采用现今先进的管理方法模式，给每一份纸质档案都贴一下条形码，冲上磁条，对应数据库中的信息，这样既降低了管理难度，也大大提高了精准率和降低了出差错的概率。

（三）满足用户的多元化需求

用户的科学素养在不断的提高，对于选择也越来越提高，比如，提高档案资源的读取速度加速读取档案的速度，减少资源的浪费等，这些都要求数字化技术不断地提高，继续需要越来越经得起考究，也更加需要研究人员更加非常具有专业技能和素养，不断地补充完善数据库功能。档案管理员需要有专业的技能，熟练操作电脑技术而且也需要很强的综合能力，并具备良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力。

（四）强化数字档案管理人员的信息化意识

档案管理人员的信息化意识对档案管理来说是很重要的，现在是信息爆发，大数据时代，只有具有信息化意识，才可能使工作更加顺利，素质不断提高。档案管理人员在工作中就应该严谨认真，不能大意马虎，在工作中不断提高自身能力，培养自身的信息化意识。

五、结语

目前，檔案数字化在档案管理的地位越来越重要，加强数字档案管理，有利于保存重要档案，使数据不易丢失更加完整，更有助于档案机构可向需求者提供全面的服务，所以对如何加强数字档案管理的研究非常有必要的。提高自己的掌握新科学知识的能力是档案管理人员必须掌握的，学习新的科学文化知识也是被需要的，为我国档案管理作出相应的贡献，出自己的一份力。