办公室秘书工作的角色定位及素质培养

张先峰

摘要办公室秘书在现代企业管理中发挥着服务领导、辅助决策、沟通协调、督促检查、中介枢纽等高度复杂的综合性职能.其工作能力和工作效率在很大程度上影响着企业决策和管理运行的质量与效率。本文主要探讨现代企业如何提高秘书的专业素质，从而更好地为企业发展提供有力支持。

关键词办公室秘书 专业素质

办公室秘书是办公室这个枢纽部门的核心管理人员。随着现代经济社会的飞速发展，知识经济、信息经济等新经济形态层出不穷，企业所面临的发展环境、竞争形势瞬息万变，需要学习的各类知识、需要管理的各类信息、需要做出的各种决策、需要处理的各类事务、需要协调的各种关系日益庞杂，办公室秘书的工作职能已经从传统的“办文、办事、办会”发展为服务领导、辅助决策、沟通协调、中介枢纽、督促检查和信息反馈等高度复杂的综合性职能。

一、办公室秘书应该具备的综合素质

秘书的综合素质是指秘书人员的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。

（一）现代办公室秘书必须要有扎实的理论功底

一是基础理论知识要扎实。办公室秘书一定要懂政治、识经济、知管理、善思考，才能有良好的洞察力和分析能力，才能把握宏观政策，看清发展趋势，工作才能有预见性、超前性和创造性。因此，要掌握党的基本理论和方针政策，要掌握现代市场经济、现代企业管理的基本理论，还要掌握科学的世界观和方法论。二是专业知识要扎实。办公室秘书必须通晓本企业的主要业务、熟悉本企业的经营活动规律和发展战略，了解与本企业生产经营活动密切相关的法律知识。只有成为生产、经营和管理的行家里手，才能把握企业发展的阶段性重点，抓住解决问题的主要矛盾和主要方面。三是知识面要宽广。办公室秘书工作涉及面广，不论哪个方面的知识都要懂一些，这样在工作中才能才思泉涌，游刃有余。

（二）现代办公室秘书必须有较强的综合工作能力

现代办公室秘书除了要具备基本的文秘专业技能外，还要善于调查研究，善于了解实情，能够抓住真情，这是对办公室秘书的基本要求；还要求有改革意识和创新创造能力，在辅助决策时能够启发思路、谏言献策，在综合服务时，能够创新创造，提高效率；还要有较高的综合协调能力，善于抓住关键，能够坚持原则，灵活高效完成任务。

（三）现代办公室秘书必须具备严苛的职业道德修养

现代办公室秘书虽然站在幕后，干的是服务性质的工作，但却身居中枢要害部门，选拔任用秘书必须“德才兼备，以德为先”。如果没有严苛的道德修养，纵有经天纬地之才，对企业、对个人也只能是有害而无益。现代企业对秘书的职业道德修养主要包括忠于职守、廉洁奉公；服从领导、任劳任怨；严守机密、诚信做人；谦虚谨慎、和以待人；热情服务、办事公道；勇于创新，勤于学习。

二、现代办公室秘书职业素质存在的主要问题

现代企业对秘书的理想要求是全能型和创新型。但是，无论秘书是出身专业科班，还是来自生产经营一线，由于知识结构的缺陷，在秘书职业素质的方面都可能存在不足。

（一）理论功底不厚实

办公室是集文秘、服务、文化、接待等职能于一体的综合性部门，秘书整日埋头于繁琐复杂的日常事务，往往疏于理论知识的学习。没有厚实的理论积淀，就难以在实际工作中从理论层面上思考问题，分析问题缺乏深度，拟定文件缺乏思路，工作上分不清主次，理不出头緒，忙不到关键，难以发挥领导的助手和参谋的作用。

（二）知识体系不健全，工作能力有欠缺

首先是专业知识欠缺。有些企业的秘书人员是半路出身，没有系统学习过文秘专业知识；有的秘书是科班出身，直接从学校分配上岗，没有经过基层工作的锻炼，没有系统学习过企业业务知识、管理知识，知识体系不够完善，不能满足实际的工作需要。其次，有些秘书学习积极性不高，不能主动去学习新知识和新技能，来满足社会和企业发展对人才的越来越高的要求。另外，秘书外出学习培训机会少，视野不开阔，知识更新慢，综合素质下降，工作水平和质量不能满足企业发展的需要。

（三）对秘书工作的服务性质、参谋性质认识不足

受社会不良风气的影响，有些办公室秘书人员管理观念强烈，服务意识淡薄，严重影响着办公室工作的效率。实际上，在办公室工作当中，服务和管理是不可分割的，但一些办公室秘书缺乏服务意识，认为办公室是机关部门，是领导部门，对下级态度差，不能起到很好的桥梁作用，导致上下级之间沟通出现问题。

三、怎样提高秘书的职业素质

从企业层面来说，提高秘书的职业素质是人力资源的管理问题。秘书的职业特殊胜和现代企业对秘书职业素质的高要求，决定了秘书的来源必须主要立足企业的内部培养。因此，组织人事部门必须建立秘书人才的培养、选拔、任用和考核机制。要着眼秘书的个人基本素质和道德品质，发现优秀的秘书潜质，建立人才库。要有意识地制定培养计划，在不同岗位的历练中，培养秘书的综合素质。要加强秘书的业务交流和业务培训，接受新的观念、新知识、新理论，扩充秘书的知识面，提高其工作水平。要从正反两个方面加强人生观和价值观的正确引导，建立制度化的秘书工作机制，防止秘书出现职业道德风险。全才、通才实际上是可遇不可求的，因此秘书职务也要进行分工，做到量才使用，在知识和能力的互补中，发挥最大的效用。