新形势下加强劳动保障档案管理的思考

郭璐璐

摘 要：加强劳动保障档案具有重要的意义，在新形势下实现现代化和信息化的劳动保障档案是必然的选择。本文分析了劳动保障档案的突出特点和存在的问题，并对于其现代化建设的具体办法展开了分析。

关键词：新形势；劳动保障；档案管理

1 劳动保障档案管理的特点简析

劳动保障档案主要有三个部分组成，它们分别是劳动就业、职工个人档案以及社会保险。劳动保障档案管理是一项专业性很强的管理工作，其具有如下的特点：

1）劳动保障档案管理具有人本性。具体的个人是劳动保障档案办理的基本对象，个人是其基本形成单位。只要参加了工作并加入社会保障，就会形成与之相对应的档案，它是我们每个个人参加社会保障的重要凭证，对于维护个人的利益具有重要的作用。个人的劳动档案记录是会随着我们的工作经历而不断变化的，它能够清晰地反映出我们的一生，一直到当事人去世为止。

2）劳动保障档案管理具有广泛性。劳动保障档案所牵涉到的范围十分广泛，涉及到的人员众多，这是其广泛性的重要体现。现阶段，劳动保障档案涉及到的不仅仅是城市居民，还逐渐扩大到了广大的农村人口。劳动以及社会保障体系的变革使得我国参加养老和医疗等社会保障措施的人口不断扩大，越来越多的社会公民被纳入了我国的社会保障体系当中来，并在最终会形成覆盖全社会公民的社保

体系。

3）劳动保障档案管理具有规范性。劳动档案的管理必须要根据国家的相关规定来进行，必须符合国家有关规范的要求。一方面，社会保险的办理需要遵循统一的程序，要符合规定的缴费标准，需要按规范来填写记录卡和登记清册等。另一方面，形成职工档案材料具有一致性，这种一致性并不会因为其工作单位的不同而改变。

4）劳动保障档案管理具有动态性。一般来说，劳动保障档案会处于不断变化的状态之中，因为档案会不断随着个人工作单位的改变而转移，而社保的缴费情况会因为个人工资的变动而发生变化。而這些变化又会在劳动保障档案当中记录下来，使其具有动态性。

2 劳动保障档案管理的现状探究

由于劳动保障档案所涉及的人员比较多，覆盖的范围比较广，加上其处于动态变化的过程当中，这给劳动档案管理工作带来了一定的难度。在目前的劳动档案管理中出现了不少的问题，具体如下：

2.1 劳动保障档案管理的人才队伍建设有待加强

劳动保障档案管理是一项专业性强的工作，对于管理人员的综合素质的要求比较高，需要其掌握一定的专业技能。管理人员自身素质的高低会直接影响到劳动档案管理的水平，但是目前管理人员的综合素质不高却是一个切实存在的问题。

1）管理人员对于劳动保障档案管理工作的认识不够深刻，理解不够透彻。有些管理人员片面地认为劳动保障档案管理就是收集资料和保存资料，是一项简单而又机械的工作对于劳动档案管理的专业性认识有所欠缺。同时对于劳动保障档案管理的作用和意义认识不够，对于这项工作不够重视。另外，由于劳动保障档案管理相对来说有些枯燥乏味，导致部分管理人员在工作态度上出现了一定的偏差，对于工作没有认真对待的情况时有发生。

2）管理人员在劳动保障档案管理上的专业素养不高。管理人员的年龄偏大，学历水平较低，这使其接受新知识、新理念的能力有限，没能及时跟上劳动档案管理技术和理念发展的步伐。缺少必要的学习能力，思想比较僵化，导致了在劳动保障档案管理工作中只能采用传统的，老旧的管理办法，管理工作水平得不到提高。再加上我国的档案管理多为国家设立的经办机构，处于体制之下，比较封闭的环境更进一步阻碍了管理人员的劳动保障档案管理理念的更新和水平的提高。

2.2 劳动保障档案管理的手段更不上时代发展的步伐

随着信息化和网络技术的不断进步，我国的劳动保障档案管理也渐渐进入了信息化建设的进程当中。但是在新旧交替，实现信息化的劳动保障档案管理过程中，新的问题不断涌现。

1）劳动保障档案管理的机制建设跟不上信息化的步伐。一是在机构的设置上出现了较为严重的问题。负责社保、人事等机构在职责上是互不相同的，不同类别的档案只能分开来保管，而它们之间却又没有一个统一的管理模式，各自为政的现象比较严重。相关的管理部门和机构在职责的划分上出现了混乱，职责不清，这不仅使得相互之间在信息的衔接上出现困难，影响到相互之间的交流和沟通。更重要的是还会由于衔接工作做得不到位，而使劳动保障档案出现丢失、损坏等现象，给个人的工作带来了不必要的损失。二是内部档案管理在制度的建设上也不够完善。在制度的建设上萧规曹随，没能根据具体的形式进行必要的制度更新，严重阻碍了劳动保障档案管理工作的现代化建设。管理机制建设的落后，会影响到档案信息的关联性，关联性差会给档案的查阅等工作带来很大的麻烦。只有加快管理机制建设的步伐，档案信息的关联性才会得到有效的提高，才能使档案信息的查阅更加快捷。

2）劳动保障档案管理的方式比较落后。虽然信息技术在劳动保障档案管理中运用的力度在不断加大，但是人工管理的方式依然还占据着不小的比重。档案的管理本身就是一项工作量比较大，涉及的资料比较多的工作。加上我国的人口众多，劳动保障档案的基数就更加巨大，如果单纯依靠人工来进行管理的话，不但管理压力大，效率低，在管理的过程中出现失误的几率也会大大增加。因此，不断加快劳动保障档案管理的信息化建设仍然是一个重要的问题。

3 提高劳动档案管理水平的探讨

3.1 在劳动档案管理理念上与时俱进

更新劳动保障档案管理理念，与时俱进是当务之急。劳动保障档案管理需要消耗大量的时间和人力资源，同时又不能创造收益，因此会有意无意地被忽视。更新管理理念，就必须改变这种认识，真正重视劳动保障档案的管理工作，这样才会投入更多的资源到相关的工作之中，使劳动保障档案管理的水平得到快速的提高。另外，管理人员还应该改变以外机械的劳动保障档案管理理念，不能够简单地把对档案的分类和整理作为劳动保障档案管理工作的全部。而应该通过多种途径积极地学习，不断地接触档案管理相关的前沿理念和最新信息，更新自己的思想认识。

特别是在信息化时代的背景下，管理人员应该树立起信息化的劳动保障档案管理理念。在工作中不断学习信息技术知识，掌握与档案管理有关的信息技术手段。以信息化的思维，指导劳动档案管理的工作，提高管理工作的效率和准确率，使档案管理更加具有成效。

3.2 构建信息化、现代化的劳动保障档案管理

毫无疑问，信息化和现代化是劳动保障档案管理的发展方向和建设目标。只有在工作中坚持现代化的理念和思维，运用信息化的技术和手段才能使劳动保障档案管理工作跟上时代发展的要求。

其中加快档案管理的基础设施建设是其中一项重要的，必须得到重视和落实的工作。要实现信息化的管理运用信息化的技术手段，除了要在管理思想和理念上进行更新，学习和掌握先进的劳动保障档案管理技术手段以外，更重要的是要提供硬件和软件上的支持。这样信息化和现代化的管理才具备坚实的物质和必要的现实条件。如果在不在基础设施的建设上投入足够的资金支持，那么劳动保障档案管理的现代化和信息化就会成为空谈，永远都没有实现的可能。在硬件设施的建设中，要有足够的计算机和相应的网络支持，建立起完善的电子劳动保障档案，使档案的档案管理的实现无纸化。

3.3 建设一支高素质的劳动保障档案管理人才队伍

高素质的、具备现代化的管理理念，掌握信息化的管理技术的管理人才是提高劳动保障档案管理水平的关键，是支撑起相关工作的技术力量。

1）必须提高管理人员的专业技能。这些技能既包括档案管理方面的，也包括信息化的技术手段。提高管理人员的专业技能应该分成两个大的部分。一方面是加大对于现有的管理人员的培训力度，使其具备先进的管理理念和技术手段。这一部分人员不应该被直接放弃，而应该进行二次改造。这样既能够发挥他们工作经验丰富的优势，又能弥补理念和手段落后的缺陷，使他們的价值的到最大的发挥。另一方面，引入具有先进管理理念和技术手段的新鲜力量。在招聘相关工作人员的时候，要着重对于他们的现代化专业技能的考察，录取能够符合劳动保障档案管理现代化建设需要的专业人才。

2）培养管理人员的职业素养。尤其是要提高他们的责任意识和保密意识。劳动保障档案管理工作具有特殊性，如果管理人员的责任心不强，保密意识薄弱，就很容易造成信息的泄露，档案的丢失，带来不可挽回的损失。因此提高其职业素养，增强他们的责任心和保密意识至关重要。

参考文献

[1]刘振得.对新形势下加强劳动保障档案管理的思考[J].考试周刊；2017年75期.

[2]徐烨.浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考[J].办公室业务；2017年4期.