“互联网+”时代档案服务外包存在的问题及对策

吕营兰

现如今，网络的快速发展给各个领域带来了新的发展潜力。档案管理是一项复杂而繁重的工作，然而互联网的出现发展使档案事业有了新的变化，目前许多档案管理部门已逐渐用外包服务替代了传统的管理方式。但档案外包服务在给公司档案管理部门带来便利的同时，也存在较多的问题。受人员和资金的影响，大部分档案外包公司规模较小、缺乏统一管理、业务类型陈旧、工作人员素质普遍较低，使得整个服务行业水平不高，影响了档案管理的质量。本文就当下档案服务外包存在的问题进行分析并提出对策，以期能够提升“互联网+”时代档案服务水平。

一、“互联网+”时代下档案服务外包存在的问题

（一）档案外包公司工作水平欠缺

对于档案管理，档案外包公司并未给予足够的重视，再加上公司人员综合素质普遍较低，严重影响其工作水平。现如今，档案外包公司的工作效率以及质量均存在较大问题，造成这种情况的原因主要有：首先，外包企业管理制度不够完善，未制定全面的验收标准。在服务外包中，档案管理部门采取统一验收，未实施阶段性验收，不仅易发生错误，还会增加有关人员的工作量，对档案管理的质量造成影响。其次，托付公司不了解档案的具体情况，将所有档案管理工作均交由外包公司全权负责，且二者沟通不足，导致外包公司不能了解托付公司对外包的具体要求，管理质量欠佳。

（二）外包行业整体管理水平不足

档案管理工作人员的薪资较低，却需要面对繁重的工作任务，对档案服务外包公司及整个行业造成了一定的影响；实力强的外包公司大多位于一线发达城市，而其他地区的外包公司档案管理水平达不到标准，发展时间较短，不具备发展优势，影响了公司规模的扩展；相比实力强的外包公司，实力差的公司管理达不到规范性和统一性，阻碍了整个行业的发展。

（三）服务外包存在较高安全风险

档案损坏和丢失是档案服务外包的主要风险，外包公司在管理档案时，无法确保纸质档案在长期存放中不会出现发霉、受潮等情况。并且，在将档案托付给外包公司的过程中，会对档案进行多次运输与搬用，稍不注意，便会导致档案丢失与损坏。因此，在选择外包公司时，托付公司一定要进行实地考察。特别是一些人员配置不足、基础设施欠缺的公司，往往极易在拆装、搬运时损坏或丢失档案，甚至因企业安全意识不足而将托付公司的档案转卖或泄露，从而增加了安全风险。

二、“互联网+”时代下改善档案服务外包问题的对策

（一）加强档案服务外包过程管理

檔案服务外包问题的改善不容忽视，建议企业从以下两方面考虑：其一，将档案外包公司绩效与档案质量挂钩。通过绩效控制质量，促进外包公司工作水平的提升。其二，在确定外包公司后，托付公司应与其积极沟通，提出档案保护和存储的具体要求；同时，档案部门应对金融服务外包企业的发展进程和工作进展进行即时了解，确保外包工作的发展性和持续性，并依根据具体情况，对档案外包公司的绩效考核标准进行调整。一旦出现问题，双方应积极配合处理；通过合理的奖惩制度来提升服务外包部门以及档案部门对档案管理的重视。

（二）注重外包行业整体水平管理

我国对外包公司的资质现仍未给出一个统一、明确的标准，导致该行业管理制度模糊，影响了外包工作的质量及效率。建议国家有关部门注重对外包行业整体水平的管理，发挥国家行政管理作用，加强对外包公司的专项检查，做到定时定期以及制度化、量化检查内容，对于检查不合格的企业，应对其进行记录，以促进档案外包行业整体水平的提升。

（三）实施档案安全风险防范策略

加强档案安全风险的防范，可通过实施下列措施来规避安全风险：一是确保信息安全性。与档案外包公司合作时，应强调档案服务的法律规定，要求档案外包公司签署保密协议，做好保密工作，严禁发生档案泄漏、转卖情况，并从制度和法律两个方面明确工作人员泄漏档案资料的惩罚措施。二是加强外包场所的安全管理。依照档案管理的有关要求，全面检查档案管理场所；设置安保人员，加强工作监控；特别是在电子技术发达的如今，安装监控系统是一项重要而有效的安全措施，能够对外包场所实施全方位监控。

三、结语

在“互联网+”时代下，档案服务外包能够提高档案部门的工作效率，使管理成本得到一定程度的控制，因而该行业发展前景良好，市场潜力巨大。但与此同时，档案外包服务也存在较多问题，在管理安全、效率以及质量上均有一定不足。对于这些问题，应通过加强档案服务外包过程管理、注重外包行业整体水平管理、实施档案安全风险防范策略等方式进行解决，从而充分发挥档案服务外包的作用，促进档案事业的不断优化及发展。

（作者单位：中共白山市江源区委员会党校）