海洋专项档案信息资源挖掘与利用的探讨——以中日黑潮联合调查为例

文/国家海洋局东海信息中心 蔡梦凡 张春艳 孙杰 吴晓文 杨帆

海洋专项任务是指由国家海洋行政主管部门牵头组织实施的涉及国家经济、社会、权益和安全等方面的海洋专题性工作。海洋专项档案是指由国家海洋行政主管部门牵头组织、各有关涉海部委或部门为依托参加，以特定的海洋对象、区域等为内容开展进行的海洋多学科调查或研究活动形成的各种形式的历史记录，如南大洋调查、首次南极考察、中日黑潮联合调查、908专项、海域海岛调查等。

如今，各类档案已步入数字时代，档案数字信息的存储方式、传播方式、阅读方式等在各方面都发生了颠覆性的变革，这些变化给传统纸质档案带来了巨大的冲击，也带来了前所未有的紧迫感。要了解海洋专项档案中的各类信息资源，只有将传统纸质档案转变为数字化档案，才能够更深程度地挖掘海洋专项档案信息资源，提高档案信息资源的利用效率。

一、了解资源——海洋专项档案信息资源的内容

要了解本单位或本体系现有的海洋专项档案信息资源，首先要了解档案信息资源的价值所在，档案信息资源的价值有着丰富多彩的表现形式，要从海洋专项档案的利用需求中找到其信息资源的根源，分析如何对海洋专项档案中蕴藏的丰富信息资源进行挖掘与利用。

（一）原始观测记录表及数据报表。原始观测记录表是海洋专项档案中重要的中间过程资料，它能真实地反映整个项目过程中的各类观测情况，为后期的报表及报告等提供依据。中日黑潮联合调查档案共计93卷，文件数量为243件，其中原始观测记录表及分析记录表有167件，占整个项目档案总文件数的69%。以1986年的站位登记表为例，C1-C12共计12个站位，75个测点。每一张站位登记表（表1-1）包括海区、调查船、观测日期、断面号、站号、标定站位、实测站位、实测与标定差、定位方法、水深、测深方法、定位时间、定位者、备注等十多个登记内容。而站位登记表上的每一个测点都对应有数十张不同测量要素的记录表，如水温观测记录表（表1-2）、海浪观测记录表、pH值分析记录表、盐度分析记录表、定时气象观测记录表、活性硅酸盐分析记录等。

表 1-1

表 1-2

数据报表是海洋专项档案中根据原始观测记录表汇总产生的报表，是专项档案中利用率较高的类型，这些报表中的数据价值能够通过数据分析等手段得到进一步的提升。数据报表种类繁多，中日黑潮联合调查的报表涵盖生物、水文、化学等多领域，如水文、化学调查报表（表1-3）、水质分析报表、海洋气象海浪定时观测报表、气象观测报表、综合报表、生物统计报表浮游桡足类统计报表、生物统计报表毛颚类数量统计报表等。

表 1-3

（二）报告。专项档案中报告是各类型资源的精华，报告能够全方位地总结该专项档案的实施过程及项目成果。中日黑潮联合调查项目档案中的报告包括春、夏、秋、冬航次报告、各航次任务实施计划的报告、各航次工作总结（图1-1）等。报告中详尽地阐述了专项任务的基本情况；说明了该航次的项目进展情况，包括出海日期、测点信息及测量方式、获得多少数据等重要信息；列出了各个航次的完成情况及成果；提出了项目过程中的问题与难点。

（三）图件。海洋专项档案中产生的图件都是重要的项目成果，有较直观的依据和参考作用。中日黑潮联合调查项目档案中的图件（图1-2）也是尤为珍贵的，由于年代久远，纸张都已脆弱不堪，若不加以数字备份，再过几年就很难辨认出图中的数字和细节。

图 1-1

图 1-2

二、整合资源——海洋专项档案信息资源的挖掘

由于海洋专项档案的特殊性，其由跨部门、跨行业的多家项目承担单位参加，使档案资料零散不集中，由于现行档案法规及相关档案归档保管规定的局限和延迟性，许多海洋专项档案现阶段并没有集中统一管理，一般专项档案的成果类档案会移交至中国海洋档案馆，而专项调查过程中形成的各类原始记录等档案材料则会分散保管于各任务承担单位中。通过整合海洋专项档案，实行标准化、数字化、集中化管理（图2-1）可以挖掘到更多、更齐全的海洋专项档案信息资源。

图 2-1

（一）海洋专项的规范化。部分海洋专项配套有专门的业务规程和档案规定，例如我国近海海洋综合调查与评价专项、海岛海岸带调查等，这些规程和规定包括详尽的业务流程、数据格式、成果要求、档案整理规则、归档范围及保管期限规定。依据这些专项规程保证了其产生档案的齐全、有效、完整。可见海洋专项的规范化是提高档案质量的有力保障。

（二）海洋专项档案的数字化。海洋专项档案的数字化可以产生多方面的好处，其一是方便档案查阅，提升档案服务水平。其二是可以很大程度地保护好档案实体，以防破损或遗失。其三是可以为档案数据编研或汇总成档案数据库奠定基础。数据是档案信息化中不可或缺的重要组成部分，而海洋专项中包含了庞大数量的原始数据及成果报表，通过纸质资料向电子数据的转换，进而进行更多的开发、利用和编研，并进一步进行深度挖掘，使档案利用者能够更方便快捷地使用。

（三）海洋专项档案的集中化。海洋专项档案的集中化不仅可以是档案实体的集中化，也可以是多层次和多方位的集中化，例如海洋专项档案目录的集中化，假设档案实体暂时难以得到统一集中保管，退而求其次我们可以先把该项目的档案目录集中起来，形成一个海洋专项档案目录中心。同样，海洋专项档案的集中化也可以是海洋专项档案数字化产品的集中化，数字化档案相对纸质档案更易收集和利用，汇总各业务单位产生的海洋专项档案数字化产品可以形成一个海洋专项数字化产品中心。通过多方面的集中化管理可以提供基础海洋专项档案查询服务，从而打破因各单位隶属关系的不同造成的海洋专项档案信息资源相对封闭的信息壁垒。

三、优化服务——海洋专项档案信息资源的利用

随着时代的发展，创新是当下最需要的一种能够突破传统档案服务单一性、局限性的能力。海洋专项档案信息资源的利用需要通过更多创新服务模式（图3-1）的推出从而提升到一个新的高度。个性化的服务模式可以让不同的信息服务方式进行自由组合。

图 3-1

（一）自助信息服务模式。随着数据库、知识库等相关技术的不断发展，自助信息服务模式（图3-2）就是通过已有的自助式档案管理系统，根据以往服务的经验及对利用需求的分类，对使用频率高的需求，在权限开放、信息安全的前提下，利用者能够借助先进的技术运用自助服务的方式得到标准化的借阅服务。自助信息服务的利用者如果不能在现有的档案管理系统中找到需要的服务，也可以通过留言本的功能与档案管理人员沟通，最终得到解决方案。

图 3-2

（二）主动展示模式。主动展示模式就是为海洋专项档案信息寻找适合的利用者，通过往年的海洋专项档案的借阅服务统计和调研，将海洋专项档案的各类信息主动提供给利用者，使其能及时利用。档案人员根据利用者特定的实际需要，从大量的档案数据中主动为用户展示档案信息，从而提高海洋专项档案信息的利用率，把需求量高的档案实体转化为档案信息，促使海洋专项档案信息从基础利用向增值利用过度。

（三）碎片化组合模式。所谓碎片化组合模式，就是根据不同类型档案的特点，对不同类型的海洋专项档案信息资源进行拆分，打碎成为独立的关键词并自由组合。对海洋专项档案信息进行系统分析，对其包含的关键词进行搜集、整理、整合，并对海洋专项档案信息服务进行反馈及不断更新修订的模式。

四、总结

经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，这都离不开档案。我们有理由相信通过规范化、数字化、集中化的管理方式，能够让更多的海洋专项档案信息资源得以深度挖掘、收集整合、精准利用；通过创新服务手段，打造个性化的服务模式，进一步优化档案利用服务，能最大限度地提升海洋专项档案信息资源的价值体现，使其向模块化、数字化、产品化、智能化的档案数据管理迈出重要一步。