新形势下档案管理工作存在的问题及措施

代慧敏

（伊春市汤旺河区河北街道西山社区劳动保障工作站，黑龙江 伊春 153037）

目前我国的档案管理大多还停留在传统的管理阶段，这给档案部门开发档案信息资源带来了诸多的不便，同时也极大影响了档案信息资源的综合利用。档案管理工作目前主要存在以下几个方面的问题:思想观念落后，对档案工作重要性认识不足;档案工作管理体制混乱，档案管理制度不完善;档案工作基础薄弱，设施简陋;档案管理队伍整体素质偏低;档案资料收集不及时、整理不规范、分类不科学、编研乏力;档案利用率低;档案管理信息化程度不高。

一、当前档案管理中存在的问题

目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

（一）管理意识不强，档案利用率低

档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（二）档案管理制度不健

全档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题。主要表现在：第一。档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三是大部分案卷缺少卷内目录；第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

（三）档案硬件投入及经费不足

近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。

二、提高档案管理效率的措施

改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要解决的问题主要有：

(一)健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用；第三.坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者；第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

(二)改进和完善档案功能，使其记录

内容全面、客观、动态对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

(三)采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。档案管理必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD／CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分。

(四)做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

(五)提高档案工作人员专业技能和素质，充分调动档案管理人员工作积极性提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才人口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。