提高办公室档案管理工作效率的对策

潘波

（黑龙江省妇女干部学院，黑龙江 哈尔滨 150040）

在网络信息高速发展的时代，我们对于信息技术的应用也在不断增加。对于办公室管理工作而言，档案工作的管理也属于信息管理的一种，而办公室档案管理的目的就是为了保存工作中所使用的信息，保证档案的有序性、完整性、全面性，为之后流程中需要的检索工作和查询工作提供基础性的平台服务。而信息化的出现，让档案管理的工作有了新的要求和发展，因此，针对档案管理工作效率的问题，相关工作人员必须作出相应的调整，并且要深刻理解岗位的重要性，最大程度地提高档案管理工作的效率，发挥出档案管理的作用和意义。

一、办公室档案管理工作的难点

由于网络信息化的快速发展，我们每天需要进行大量的信息处理工作，而对于办公室档案工作者而言，需要处理的档案信息量也会相应提高。但由于目前档案管理的工作中仍存在许多大大小小的问题，想要从根本上找出解决方案，必须要先了解尚未处理的问题以及档案管理工作上的难点。首先，传统的管理方式难以适应现代单位发展的需求，管理方式的落后导致内部之间协调问题的难度加大，在档案管理工作的过程中一旦出现问题，不能进行有效的解决和管理。其次，由于目前许多单位的档案管理工作者并非专业出身的人才，工作效率低。除此之外，由于网络信息化的发展也对我们的档案管理工作提出了新的要求，现有的管理体系没有完善的数据中心来支撑，因此管理员缺少一个科学的平台来进行档案的整合和处理，从而导致工作效率低下。最后，由于当下网络技术应用到档案管理上的体系并没有完善，没有形成全系统、全方位的管理模式，因而会出现档案信息化和档案纸质化并存的尴尬场面，同时也会让采集的信息没有得到准确的归档，影响了档案管理工作的效率。

二、提高档案管理工作的效率

在办公室的资源记录中，档案记录是最为有效的一种形式。面对复杂、繁琐的办公流程，档案的存在可以详细保存办公室内的每一项工作活动和细节内容，同时能够让办公室工作有序地进行。但由于目前的档案管理工作受到某些问题的制约，影响了办公室的工作效率，因此我们必须从单位的实际角度出发，采取科学、有效、合理的方案来提高档案管理工作的效率。

（一）创新管理体系

在档案管理工作的过程当中，管理体系的合理性和有效性是提高工作效率的保障因素，因此，针对档案管理的体系进行优化和创新，可以提高管理工作的效率。在办公室活动中，由于不合理的管理体系的存在，会导致出现员工之间、甚至部门之间沟通不当的问题，从而使加大了协调的难度，阻碍了工作进行的进度。通过对管理体系的创新，可以有效提高员工工作的积极性，同时可以激发员工的工作潜能。而办公室领导更要加强对档案管理工作的认识和了解，深刻领悟其影响意义和重要性，根据办公室的实际要求，制定一套适合本单位发展的管理体系，用更为科学、更为全面的机制去指导档案管理的工作。而完善的管理体系，需要从明确工作职责、制定工作流程、创建档案浏览平台、划分网络档案信息类别、建立档案检索及查询中心这五个内容出发，不断丰富管理体系的内容和方式。

（二）实施合理有效的管理手段

在保证办公室工作有序开展的前提下，档案管理的手段选择将直接影响着管理体系的发挥。在创新完善档案管理体系的基础上，还需要选择更为快捷有效的管理手段来辅助档案管理工作的开展。由于时代发展的脚步逐渐加快，在面对当前存在的管理问题时，也需要与时俱进的管理手段，为此，我们需要做到将最新的信息技术应用到档案处理的环节中，不断提高管理手段的现代化水平，以信息数据的形式将档案更为有效地规划整理，同时也能提高档案查询和信息浏览的便利性。除此之外，我们还可以通过建立信息数据库等手段，来加强对采集信息的利用率；还可以和其他机构相互合作，针对档案规划建立专业的管理中心。以上的管理手段不仅可以保证数据信息的资源共享，同时还能提高信息的使用效率，从而加快档案信息处理的速度，提高办公室档案管理工作的效率。

（三）提高管理人员的专业水平

由于单位对档案管理工作重要性的不重视，且单位领导缺乏相应的管理意识，因此导致档案管理相关人员的专业水平不高。由此可见，提高管理人员的专业能力有利于促进档案管理工作的发展。首先，单位应该正确把握管理人员的选择方向，提高自身的管理意识，针对办公室档案管理的工作内容，打造一支高素质、专业能力强的高级人才队伍；其次，还应为现有的管理人员开展针对性的培训和讲座，让他们能够深刻领悟档案管理工作的重要性，并且加强对信息技术的学习和应用，以此满足信息发展的需求。管理人员还应该不断创新自身的理念，从实际应用的角度出发，找出现有工作中存在的不足并加以改正，不断提高管理人员的工作水平。

三、结语

在单位工作的开展中，档案的重要意义在于能够为单位未来的发展提供一个信息查询的平台，也能够配合其他部门将办公室工作有效进行下去。其次，单位领导通过对档案的查询和了解，能够及时明晰工作情况，若出现管理问题时还可以通过档案来作出调整方针，提高决策的科学性。除此之外，提高档案管理工作的效率，可以尽早地做好单位资源分配等问题，也可以提高单位的竞争力。因此，从单位长期发展的角度出发， 提高办公室档案工作的效率已是大势所趋，我们必须正确看待档案管理工作的重要性，使其更好的服务于单位工作。