医保档案管理信息化建设要点

吴迪 天津市胸科医院 （天津 300222）

内容提要： 随着社会保障体系的不断完善和医疗保险可及性的逐步提高，全民医保成为了人们广泛关注的社会性话题。本文首先介绍了医保档案管理信息化建设工作的重要性，随之分析了当前医保档案管理信息化建设中存在的主要问题，并对新时期做好医保档案信息化建设的有效措施进行了系统性的探究。

“医保档案”包括：文书档案、参保档案、审核档案、财务档案，等多方面重要资料，是医疗保险经办工作中的基础性信息资源[1]。“全民医保”概念在中国已基本实现，做好参保人员的医保档案管理至关重要[2]。医保档案信息化建设成为解决这一问题的有效手段，在医保管理系统中越来越多的应用起来，对于提升社保管理相关部门各项医保管理工作效率带来了便利。

1.医保档案管理信息化建设工作的重要性

现阶段，医保工作正在深入开展，各项政策正在不断完善，医保档案牵涉的人员众多，加上人员的医保信息变化以及区域间的流动等，为医保管理带来了较大的难度，采用传统的档案管理模式效率低、易出错，也对参保人提出了很多要求，增加了他们办理医保的难度和时间，这些都要求医保档案管理必须要进行改革，切实提升管理效率[3]。促进医保档案管理信息化建设，对于提升医保管理效率，优化管理手段和形式，降低管理成本等都具有十分重要的意义，同时也顺应了信息化技术发展的主要趋势。表1将两种医保档案管理方式进行对比，能够明显看到现代化医保档案管理的优势。

2.目前医保档案管理信息化建设中存在的主要问题

2.1 缺乏完善的医保档案信息化管理制度建设，信息化管理重视不足

目前，针对医保档案的管理工作中，一些农村地区和经济发展相对落后的中西部地区的信息化管理水平依然很低，他们对于医保档案的信息化管理工作重视度不足，没有建立完善的医保档案信息化管理制度，医保档案管理缺乏成效。

2.2 信息化基础设备建设薄弱，难以推动信息化管理发展

进行医保档案信息化管理，需要管理部门自身具备一套完善的信息化档案管理设备和系统，能够将大量的参保人员档案信息涵盖其中，满足对于参保人员医保档案信息的及时更新和完善条件，这些都需要相关部门首先要建立完善的医保信息化管理系统，建设完善相关的基础设施，才能为医保档案信息化管理提供保障。

2.3 缺乏信息化管理人才，信息化应用水平不高

目前在医保档案信息化管理工作中，高素质的医保信息化管理人才十分短缺，这就导致在推行医保档案信息化管理的过程中，缺乏后备力量，信息化管理技术不足，经验缺乏等，严重阻碍了医保档案信息化管理目标的实现[4]。

3.新时期做好医保档案信息化建设的有效措施

3.1 完善信息化管理制度建设，推动医保档案规范化管理

当前，相关医保档案管理部门要以档案管理“标准化、规范化、信息化”建设为目标，多举措推进医保档案标准化、信息化建设[5]。要充分结合医保工作特点和地区实际，本着方便实用、合乎规范的原则，制定出台《医保中心档案整理归档制度》《医保中心档案保管制度》等规章制度，编制统一的医保档案卷内目录及卷宗目录，规范档案分类装订方法[6]。同时，根据医保档案分类标准，即文书档案、参保档案、审核档案、财务档案，将任务分解到相关科室及人员，明确时间进度，要求其按时按质完成档案资料的前期整理、分类装订、数据录入等工作。要加紧采取措施做好社保业务档案数字化、电子化管理工作，对所有经办业务档案进行数字扫描，明确主、附件，形成图片文件，方便业务查询及内控检查；对所有经办业务档案以件为单位建立条形码，通过条形码与扫描枪实时调取档案信息，联系实体档案与数字档案；建立区域性的“社会保险基金管理中心社保经办业务档案数据库”，按年度-类别-业务环节建立数据库层次、设置业务档案归档号，形成体系严谨、层次分明的社保档案管理系统；还要建立远程查询机制，模拟实体库房与实体档案调取过程，通过身份证号或社保登记证号等关键信息查询，明确单件档案所在库房位置、所在密集架、所在档案盒及所在案卷，并最终调取电子图片档案。

3.2 完善信息化基础建设，优化信息化管理环境

要推进医保档案信息化管理，相关部门要加快传统载体档案数字化步伐。争取财政加大资金投入，加快馆藏传统载体档案数字化步伐，优先对重要档案、利用频繁的档案、濒危破损档案进行数字化，建立档案目录数据库和全文数据库，提升档案现代化管理水平。要做好电子文件（档案）管理。加强电子文件（档案）备份中心建设，做好电子文件的归档和电子档案的规范化管理和有效利用。按照社保局和国家档案局的有关要求，组织开展档案管理信息系统安全等级保护工作。推进数字档案馆建设。大力推进传统载体档案数字化工作，全面开展原生电子文件的归档、接收工作，大力加强医保数字档案馆的硬件、软件建设，做好开放档案数据整合及发布利用工作，抓好数字档案馆的工作体制和机制建设。

此外，还要确保人员落实到位。及时调整医疗保险管理局档案管理领导小组，落实档案专职人员负责医保业务档案数字化工作。确保硬件保障到位。腾出办公用房两间，作为档案整理室和档案暂存室，及时启动档案数字化设备招标采购程序，配备电脑、打印机、高速扫描仪、高拍仪等信息化系统设备。确保标准统一到位。认真按照《城乡居民基本医疗保险业务材料归档范围和保管期限表》等文件要求，对应归档文件材料进行规范化整理的同时，严格按照《档案著录规则》《纸质档案数字化技术规范》等标准，同步做好档案数据著录和电子文件加载工作。确保协同配合到位。股室、业务经办人员分工明确、积极配合，及时做好档案移交、收集、整理、扫描录入、归档工作，确保医保档案管理规范化、科学化。

3.3 加强信息化管理人才培养，提升档案信息化管理水平

为促进医保档案管理科学化、标准化、信息化建设，地区的医保档案业务管理部门要积极组织相关档案管理人员开展信息化管理技术培训，培训紧密结合地区医保档案工作面临的形势和任务，以医保档案管理基本知识技能和信息化建设发展为主线，对医保档案最新国标、行标进行宣讲解读，进一步提升人员规范意识和业务技能；对医保档案信息化建设的发展前景和成功经验进行学习交流，大力提高参训人员的创新意识和综合素质。通过培训教育，进一步推动地区医保档案信息化工作的开展，更新知识和提高档案员对档案信息化的了解和实际操作能力，培训可以包括以下几点重点内容：一是医保档案信息化建设规定、标准；二是电子文件归档与管理；三是档案目录、全文、多媒休数据库建设；四是办公自动化系统与档案管理；五是电子政务环境下电子文件中心的作用和功能。通过培训，培养更多的信息化档案管理人才，为推动医保档案信息化管理提供人才基础。

总结：现阶段，我国医保档案信息化管理已经成为一种必然趋势，但是在推进信息化的过程中依然存在一些不足和问题，对此，需要有关部门进一步强化管理措施，优化制度建设，加强基础设施建设和人才培养，为推动医保档案信息化管理奠定良好的基础。