浅谈建立动态物业管理档案的必要性

叶 惠

(邵武市住建局档案馆，福建 邵武 354000)

我们通常所说的物业档案管理是指常规的物业档案资料的管理，即房地产项目竣工验收交付之前材料的管理：物业管理区域核定证明；房屋及建筑物面积清册；业主名册；竣工总平面图、单体建筑、结构、设备竣工图和配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；交付使用的共用设施设备的相关资料；物业服务企业办公用房、门卫房等配置证明；业主委员会办公用房配置证明；属全体业主共有的不动产清单等永久性资料的管理。

小区物业管理是由建筑物、业主、业主委员会、物业服务企业等几大要素组成。

房地产竣工交付使用后，建筑物、业主、业主委员会、物业服务企业在不断地发生变化，既然有变化，就会产生变化材料，这些变化材料经过整理就是后物业管理档案，即动态物业管理档案。

建筑发生变化的：如上世纪建成的某住宅小区由于受当时经济条件的限制和规划条件的影响，没有建设足够的停车位、充电桩等配套基础设施。随着社会的进步、经济的发展，小区的车辆(包括电动车)越来越多，原有停车位、充电桩根本无法满足日益增多车辆停车、充电的需求，经规划等部门的许可，将小区原绿地整治改成停车位、充电桩，满足了小区业主停车、充电的需求；由于小区建筑均为多层建筑(七层以下)，原来没有安装电梯，随着业主年龄的逐渐增大，登梯越来越加困难，业主迫切要求安装电梯，经规划等部门的许可，重新加装了电梯，方便了业主上下楼；原小区没有安装监控，小区治安案件频发，发生偷盗、车辆碰刮等治安案件(事故)，给民警调查取证和侦破带来困难，在业主的强烈要求下，重新安装了监控。

业主委员会发生变化的：根据物业管理有关规定，业主委员会每届任期为3-5年，任期届满，必须召开业主大会换届，改选业主委员会。如某住宅小区10年内换了3届业主委员会。前期物业管理期间，房地产开发企业拨给旗下物业管理部80余万元物业管理费。房地产项目竣工验收交付使用后，成立了业主委员会，由于前期物业管理部管理不到位，被业主委员会辞聘。但因前期物业管理部账目不清，成了一堆糊涂账，前期物业管理部账簿既未移交给业主委员会，也未移交给新承接的物业服务企业，给后物业管理留下后遗症，业主委员会几经更迭也未理清前期物业管理部留下的糊涂账。

物业服务企业发生变化的：业主委员会与物业服务企业签订的物业服务合同期限一般为3-5年，合同期满，必须召开业主大会选聘新的物业服务企业。如前物业服务企业预收部分业主全年的物业服务费和公共水电费，结果合同期未满，被改聘另一家物业服务企业承接管理。前物业服务企业在退出前，将预收部分业主的公共水电费抵扣未收齐业主的物业服务费，移花接木，混淆收费，以及未移交合同期内预收的物业服务费、公共水电费给新承接的物业服务企业，导致新承接物业服务企业收取费用困难。

业主发生变化的：随着时间的推移，小区业主也在不断的发生变化。有的业主因房屋没有安装电梯、面积小或因子女就学远等原因，需改善住房条件和环境，或因业主病故等原因将房屋转让，已不再是小区业主，新购房户变成新的业主。如某套住房已转让多年，新业主是融资诈骗在逃犯，长期在外，躲避法律制裁。警察在调查该业主信息时，多次向小区业主委员会和物业服务企业征询该业主信息，因小区业主委员会和物业服务企业未建立该业主信息，调查无果，最终还是通过房产登记部门查档确定该业主就是融资诈骗在逃犯。

上述等等的变化，都属后物业管理变化。

我们通常只对常规物业管理资料建档，只注重常规物业档案资料的管理，没有对后物业管理资料建档，忽视了后物业档案的管理。

由于没有建立后物业管理资料档案，导致若干年后，后物业管理资料查找没有着落，给后物业管理留下诸多的后遗症。

如改造后的地下管网、门控、楼控管线坏损维修，若没有工程(施工)竣工图纸，无从着手，根本无法维修；前后业主委员会、前后物业服务企业移交，若没有建立移交档案，因不知哪一届业主委员会任期内、哪一物业服务企业合同期内发生的责任事故，时间界定不清，相互推诿，追责困难；已迁出的业主信息未作变更，新迁入的业主信息又没有建立，业主信息混乱，非常不利小区物业管理。

由此，本人认为建立后物业管理档案即动态物业管理档案十分必要。

本人认为，由小区业主委员会作为物业档案(包括物业管理常规档案和后物业管理档案)管理专门机构，及时对改建工程的工程竣工(施工)图、验收资料、前后届业主委员会换届交接资料、前后物业服务企业选聘移交资料、业主变动信息等变化资料进行搜集，年终进行整理，建档保管，方便日后查询。

只有建立齐全的物业管理常规档案和后物业管理档案才是完整的物业管理档案。前业主委员会换届改选后，必须无条件的将物业管理档案完整地移交给新一届业主委员会保管。