我国国际货运代理企业驻厂管理问题

肖茂林

(广州捷骏国际投资有限公司,广东 广州 510000)

驻厂管理实际就是物流企业为了方便工作派遣一定的工作人员入驻客户企业,可以缩减物流和企业沟通交流的时间,提高工作效率,同时也是自营物流和物流外包的两种物流方式的中间过渡作用。

因为一些制造企业由于任务量大,客流稳定,所以对于物流人员入驻制造企业有特殊要求,对于驻厂管理的这些工作人员在制造企业上等同于货运代理企业,可以进行及时的沟通,能够更好地稳定企业与客户之间的合作,减少不必要的问题。通过驻厂人员在制造企业与其工作人员的合作,也在一定程度上拉近了货运代理企业和制造业的关系,这对于日后相关问题的处理也更为方便,省掉了一些不必要的麻烦手续。

1 货运代理企业驻厂管理的优点

1.1 信息及时性

货运代理企业入驻制造企业工厂在某种程度上就代表了货运代理企业,可以随时保持与货运代理企业和制造企业双方的信息更新,能够及时地将信息传递到负责人手中,可以在最短的时间对问题进行处理和分析,甚至是解决。避免了由于信息的延迟而影响客户问题的解决而丧失客源。比如客户如果因为天气原因临时更改物流信息,提前或者延后,如果有驻厂人员在这里,就可以在短时间内将所有需要的表单和数据重新整理并且出单,大大提高了信息的及时性,驻厂货运代理就可以及时了解事情动态,从而确保货运正常处理。

1.2 沟通便捷性

因为在正常情况下,驻厂货运人员是需要长期与客户一起工作的,无论是对于货运代理企业还是制造企业都有一定的了解,当然比不得企业的管理人员。但是对于两个企业相互沟通的代表的沟通方式都是有清晰了解的,这是双方员工都不具备的优势。例如,缺箱导致货物延迟出运的情况,一般客户对此将非常生气。此时,驻厂代表可以通过有效的沟通,做好客户的安抚工作,及时调箱出运,帮助客户解决实际困难,提高客户对货代企业的满意度。[1]所以,驻厂代表的存在是非常有用处的,可以使整个双方企业的沟通交流更加便捷。

1.3 人工成本的节约

驻厂工作人员除了负责日常双方工作对接以外,还需要负责客户安排的一些任务,协助制造企业方面进行一些仓库管理和日常维护。所以驻厂人员不仅仅是属于货运代理企业的员工,同时也是制造企业的一员。但是在法律意义上讲,制造企业不用承担任何有关驻厂员工的责任,也不需要支付劳动费用,相当于是制造企业免费的劳动力,这对于制造企业来说在人力支出上确实节约了一定成本,所以更加有助于维护货运代理企业与制造企业合作的关系。

2 货运代理企业在驻厂管理中存在的问题

2.1 驻厂人员的非专业化

有的企业对于驻厂员工不是很重视,或者认为专业技能过强的员工不适合派遣制造企业,留在货运代理企业会发挥更大的作用。所以就会出现一些货运代理企业将这些制造企业视为员工的培训基地,常常将新招聘的员工派去这些制造企业作驻厂,待驻厂业务熟练后又将其调回货代公司工作,另外派生手来做驻厂。生手的到来必然会对工作产生不利影响。[2]虽然制造企业不需要支付任何费用,甚至可以使用免费劳动力,但是从双方长期的合作角度看,如果货运代理长此以往,必定会影响货运代理和制造企业的合作关系，不利于维护客户流,有可能会导致客户的流失。

2.2 驻厂货代与公司业务员难以配合

货运代理公司在对于外派驻厂人员的要求上各不相同,所以每个企业所面对的情况也不一样,但是每个制造企业都希望货运代理的驻厂人员可以和自己员工精诚合作,共同发展。但是也有一些问题难以避免,比如驻厂工作人员因为原本工作性质的不同,在与制造企业员工合作时配合度差。甚至有的驻厂人员觉得不应该去做制造企业的工作,因为他们之间无雇用关系,还有一些制造企业故意增加任务量给驻厂人员充当免费劳动力,而不知适可而止。所以,如何协调好员工和驻厂工作人员的工作关系都是很重要的,这样才可以提高双方合作的工作效率,创造更大的利益。

2.3 货代企业对驻厂管理规范不明确

因为货代企业管理方面的缺失,对驻厂的工作范围和内容不明确,导致一部分驻厂货代人员得过且过,办事拖拖拉拉,自由散漫无纪律。而业务中一旦出现问题与纠纷,制造企业便将责任都推卸给货代驻厂人员。[3]这也是当前驻厂人员在制造企业的一个弊端,如果一个企业不能够严于律己,宽以待人,这样的企业发展也是有限的,所以一定要保证驻厂人员的利益,但同时不仅要对于制造企业工作人员的工作进行详细的布置和严格要求,对于驻厂人员也要合理安排,一旦出现驻厂人选工作敷衍的情况及时与货运代理企业联系,制造企业不要擅自处理。

2.4 货代驻厂人员缺乏归属感

因为长期被外派到制造企业,而缺少与原有企业同事相处的机会,并且货运代理企业的工作人员对于外派驻厂人员也不是很了解,所以对于企业归属感必然没有那么强烈。一旦发生涉及货运代理利益的时候,如果驻厂代理没有足够的归属感,那么对于自己企业利益的就不会全力去争取,那么可能会直接损害到货运代理企业的利益。所以说一定要培养驻厂人员的归属感,他们才会有想法为公司争取利益,有事情会及时与货运代理企业联系。

3 加强货运代理企业驻厂管理的对策

3.1 驻场人员方面

其一,加强对货运代理人员专业业务的学习,及时更新信息。货代进出口业务与海关、出入境检验检疫等政府政策法规有密切联系,由于政策法规的变化,进出口业务流程也会发生相关的变化和调整。驻厂员工应及时地了解影响其业务的相关政府法规的变化,并将新的信息更新给制造企业。[4]所以,注重驻厂人员专业化培养,可以更好地沟通联系双方,有助于稳定客户群体,提高企业经济效益。

其二,加强驻厂货运代理人员的服务态度,驻厂人员在制造企业工作的时候,要注意对自己态度的管理,毕竟制造企业是货运代理的客户,如果因为服务态度不好而影响双方合作是非常不值得的。所以在平时工作交流上,一定要注意沟通方式和说话态度,有问题及时向货运代理企业管理人员进行汇报再进行处理,不要直接与客户发生争执,作为服务行业,总有良好的服务态度是基础。

其三,加强对驻厂货运代理人员沟通技巧的学习,比如在涉及双方利益的冲突时,不可直接与客户进行争吵,应该据理力争。学习一定的沟通技巧和谈判方式,争取在第一线守住货运代理企业的利益。即使不能够争取到有利的权益,能够争取到谈判的机会也是可以的,毕竟货运代理企业是以客户服务为第一标准的,所以在沟通上都需要注意,才能够长期维系好双方的合作关系。

其四,加强对驻厂货运代理人员的规范管理,鉴于其工作的特殊性,对驻厂人员的考评主要应从制造企业对驻厂的考评、货代企业内部员工对驻厂的评价、驻厂之间的互评三方面下手,避免任意一方评价的随意性。对驻厂工作人员的考评,一定要根据事实,公正客观合理。[5]这样,不仅仅是对于制造企业的一种负责,也是展现货运代理企业的企业风貌。

3.2 制造企业方面

制造企业不同于货运代理企业,对于驻厂管理实际上起不到关键性的作用,但是在长时间的合作关系中,不难发现如果驻厂工作人员与制造企业相处融洽,那双方企业合作也必然长久。但是有的时候制造企业也应该对驻厂工作人员的工作进行合理安排,推荐合适的工作人员与其对接工作,切不可随意使用驻厂员工,这并不是一个企业该有的行为。但是事实上却难以避免,有的制造企业以客户自居,将所有可能的业务和工作都加给驻厂,使驻厂成为他们的“小跑腿”、“小跟班”和“小秘书”。驻厂的工作稍有差错就向货代企业投诉,而货代企业由于不在客户企业现场,也无法确定投诉的原因和真实性。遇到这类客户企业,“驻厂”便成为货代企业员工中无人愿做的工作。[6]长此以往,必然出现双方合作断裂的问题,所以作为制造企业一定要严格要求自身员工,合理妥善安排驻厂货运代理的工作。

3.3 货运代理企业方面

货运代理企业不同于制造企业,作为客户的服务者,可能需要注意的更多一些,当前货运代理企业的发展对于驻厂管理的关注是远远不够的,虽然驻厂工作人员所做的工作有限,但是也是在为企业发展做出努力,如果货运企业都不能够给予驻厂代理足够重视的话,驻厂管理人员一定会缺乏归属感,从而影响驻厂管理工作。所以一个企业一定要有自己的文化,并且深入每个员工心中,并且让大家参与进来,在驻厂管理每一批赴任前都可以进行一定的集体活动,让驻厂管理人员感受到企业的凝聚力。平时也可以多增加一些员工展览和员工抽奖福利活动以及员工互助,一个企业无论是什么行业要有足够的凝聚力，如此才会发展壮大。

除了建立企业文化内涵外,推行网络化经营,加强与客户关系维护同时,货代企业也可以通过这一时期对员工进行考察,在确定其具备驻厂的专业技能和沟通协调技能后再派遣到制造企业做驻厂工作,而不应将新招聘的员工派去作驻厂。在此基础上,货代企业需要定期召集驻厂参加本企业的培训、集体活动和会议,增强货代企业员工的凝聚力。通过信息化全面应用和网络平台的协助,推广我国国际货运代理企业文化,对于我国经济建设也是有重要意义的。

4 结 论

我国国际货运代理企业驻厂管理具有良好的沟通性和及时性,这都是其他工作与驻厂管理不可比拟的,虽然当前驻厂管理发展仍然伴有各式各样的问题,但是随着企业信息网络化的支撑和自身管理体系的升级,经过一定时间,我国国际货运代理的驻厂管理一定可以更加完善,促进货运代理企业和制造企业更加平衡地发展,保证货运代理企业客源的稳定和企业发展的长久性,从而逐渐达到国际水平,成为国际上货运代理的中坚力量。