山东省南水北调工程档案管理的经验做法

刘 岩

（南水北调东线山东干线有限责任公司，山东 济南 250109）

南水北调东线穿越江苏、山东和河北，其中山东境内输水工程总长1191km，受水区涉及山东省14个市的107个县（市、区），年均供水量达13.5亿m3。南水北调工程档案作为水利工程档案的重要组成之一，详细地记载了南水北调工程建设的全过程。

1 档案管理现状

1.1 档案管理法规体系建设

为了配合南水北调工程的全面实施，2007年国务院南水北调工程建设委员会办公室会同国家档案局颁布了《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》。该规定全面详细地对工程建设过程中档案管理的指导思想、管理体制、档案管理、档案的验收和移交、整理和归档等环节做了明确界定。可以说，该规定的出台为南水北调工程档案管理工作提供了制度保障。为此，山东省先后制订和颁布了《山东省南水北调工程项目档案管理办法》《山东省南水北调续建配套工程档案管理暂行办法》《山东省南水北调工程招投标资料整编及立卷要求》《山东省南水北调工程文书档案管理细则》《山东省南水北调文件材料归档制度》《山东省南水北调工程设计、施工、监理资料整编及立卷要求》等规章制度，使档案管理工作逐步走向规范。

1.2 档案管理成果

截至2018年底，山东省南水北调工程档案管理共形成文书档案超过285卷。涉及工程建设的28个设计单元完成了档案专项验收，形成档案资料单套3万余卷。其中，东平湖-济南段工程于2008年通过国务院南水北调办公室组织的档案专项验收，形成档案资料2682卷（图纸216卷，7424张，规划设计资料16卷，招投标资料1330卷）。目前，部分归档资料已经实现了信息化管理，通过计算机软件将归档资料分类录入，形成了档案资料电子数据库。档案资料的价值开始显现。如依据这些档案资料，编制了《办公室工作手册》《工程建设管理工作指南》《制度汇编》等。这些档案资料也为大型文献材料《脉动齐鲁-南水北调工程》（综合管理卷）提供了大量素材。为了做好南水北调工程档案的保管，山东省南水北调局专门建立了一级机构档案室。档案室由南水北调东线山东干线公司具体负责管理，档案室分库房、借阅室、监控室、办公室及若干功能用房，库房使用面积达500m2，可容纳山东省南水北调所有的档案资料。目前，工程档案资料正在从各地管理局和参建单位逐步移入档案室，以实现集中统一管理。

2 档案管理的经验做法

经过近10年的工程建设和运行维护实践，山东省南水北调工程档案管理积累了多方面的经验。

2.1 领导重视、落实有方

山东省南水北调工程是跨多流域的调水工程，不仅项目多，而且内容广泛，随之形成的档案数量十分庞大，管理起来相当复杂。为了做好档案资料管理工作，山东省南水北调工程管理局多次召开专题会议对档案管理工作进行部署安排。档案管理工作由南水北调工程管理局办公室具体承担，一名副主任分管，档案室配备专职档案管理人员，各处室明确1～2名兼职档案员，初步形成了以办公室为中心，专、兼职档案工作人员互相协作的工作格局。工程项目立项之初，档案管理人员介入资料整理，并着手对参建单位的资料管理人员进行指导和培训。档案管理人员通过深入基层一线，及时掌握资料的形成和整理情况，做到了勤检查、勤发现，不留死角。另外，项目法人、档案管理人员与参建单位资料整理人员密切协作，及时解决了资料整理过程中可能出现的问题。

2.2 严抓管理，提高归档率和完整率

档案工作从资料收集开始，每年都会产生大量的基础资料，这就需要进行收文、发文登记，每一个文件都要做到跟踪办理，所有办理完毕的文件必须收集到指定地点进行统一保管，这样从源头上杜绝了文件丢失。尤其是科技档案资料做到了谁形成、谁收集、谁整理立卷，最终全部归档到档案室。在具体工作中，将责任落实到人，抛弃过去那种资料整理立卷工作都由档案人员来完成的做法，最后移交档案室的全部资料都是“成品”。这种办事流程有效地帮助档案管理人员从繁琐的整理工作中抽出身来集中精力进行监督指导和开展资料移交等工作，从整体上提高了档案的归档率和完整率。

2.3 加强业务培训，提升档案管理人员素质

人是一切生产实践中最活跃、最积极的因素，优秀的档案工作者是档案管理工作最重要的资源和宝贵财富。通过国务院南水北调办、省档案局、省水利厅等单位组织的档案管理培训和交流学习，山东省南水北调各级办事机构以及工程参建单位的档案管理人员工作能力和业务水平有了大幅度提升。

3 档案管理存在的问题及建议

一是档案管理制度体系仍需完善。由于档案管理制度体系还不够健全，导致档案的集中统一管理原则无法得到有效落实，直至档案管理过程无法得到有效控制；二是档案的整理和分类与国家对档案工作要求还有一定的差距。由于缺少完整规范的分类指标，在档案整理过程中往往造成档案整理的三费“费事、费工和费力”，这些浪费十分不利于档案管理；三是档案管理人才匮乏。档案管理人员的配备和业务能力不能满足实际需求，特别是档案的编研和档案信息化建设人才缺乏，与国家档案工作要求形成了较大差距；四是档案资源利用程度低，结合工程建设的档案信息化程度不高。解决这些问题，要从以下几个方面着手：一是全面落实档案管理岗位责任制。以“统一领导、统一制度、分级管理”为总抓手，通过成立档案工作领导小组进行统一协调。在实际工作中，由领导小组指定相关业务部门专业技术人员担任兼职或专职档案员。将档案管理目标责任纳入到领导、部门和相关人员的年度考核中，切实把档案管理岗位责任制贯穿于工程建设的全过程；二是加大档案管理人才队伍建设。从事水利工程档案管理工作的人员不仅要懂文书档案的管理，而且要掌握科技档案与水利工程相关的档案管理知识。从目前情况看，虽然现有的档案管理人员已经多次参与档案业务培训，但是知识和技术更新的步伐正在加快，为促进南水北调工程档案管理更规范，后续的档案管理培训必须跟进；三是加大对档案管理的投入。档案管理现代化是大势所趋，要实现档案资料的数据化管理和网络化，应从人、才、物等多方面对档案管理进行支持；四是加强档案管理的信息化和档案资料再开发利用。大数据正在深刻影响着人们的生活，数字化和信息化是实现南水北调工程档案管理工作再上新台阶的必经之路。在当前信息技术蓬勃发展的形势下，只有不断加快信息化，才能真正实现档案管理的现代化。南水北调工程档案是南水北调工程在建设过程中形成的，完整详细地记录了工程建设的每一个环节，已成为记载历史、传承文明、促进和谐、服务民生的鲜活教材。档案开发利用和编研工作也是档案业务建设中的一个重要组成部分，应加强档案信息资源的开发利用，以便把档案真正用活。