文书档案的现代化管理策略

张凯丽

摘要：随着文化事业的快速发展，目前文书档案在企业现代化管理中的重要性也逐渐凸显出来。立足于现状，文章首先介绍了文书档案管理的原则与重要性，其次对文书档案管理中存在的问题进行了解析，并提出了相应的优化解决方案，希望能够有效提升文书档案现代化管理水平，为企业顺利开展各项工作提供良好的保障。

关键词：文书档案；现代化；管理途径

文书档案管理属于一项复杂性较强的管理活动，其在企业管理中会影响到方方面面的内容，甚至对于企业的可持续发展也会产生一定的影响。为了进一步介绍文书档案管理中存在的主要问题，现就其原则和重要性介绍如下。

一、文书档案管理概述

1.文书档案管理的原则

随着经济社会的快速发展，目前文书档案在企业的生产经营中的重要性也在不断提升。为了提升文书档案管理的效果，就必须根据一定的规章制度与管理原则来开展各项工作：首先，文书档案数量非常庞大，所以在管理过程中可靠性原则是最重要的，只有做好文书档案的分类管理，提升管理的可靠性才能够真正完成交付的管理任务；其次，文书档案管理记录的完备性也是一个重要的原则，如果记录的内容不全面，有缺漏，那么会直接影响文书档案管理的效果，甚至失去管理价值；最后，文书档案管理受到多种因素影响，所以需要做到实事求是、因地制宜的开展管理工作，确保管理的实效性。

2.文书档案管理的重要性

文书档案管理工作对于企业发展具有重要的影响，其主要表现在以下三个方面：其一，文书档案管理对于企业的经营管理具有一定的指导价值。许多文书档案在整理归纳后可以得到一定的规律，从而为企业的决策者提供决策的科学依据，少走很多弯路；其二，文书档案管理有助于提升企业的综合行政效率。行政工作的内容多、流程复杂，许多环节都对于文书的准确性、完整性有较高的要求，只有做好文书档案管理才能够确保完成其工作；其三，作为企业反馈与发展的主要依据。文书档案的管理周期很长，许多文件都可以保存几十年甚至更久的时间，可以作为企业的资料、历史或者宣传材料等，是企业文化与发展历程的象征。

二、文书档案管理中存在的问题

1.管理制度不完善

文书档案管理制度不完善是导致文书档案管理工作效率无法提升的重要原因。许多企业在文书档案管理的制度建设方面照抄了其他企业的模式，并没有体现出本企业的特征，再加上监督环节缺乏有效的管理，从而导致管理人员的工作流于形式，实际的管理作用得不到真正的体现。

2.人员培训体系不健全

人员培训体系不健全的问题主要表现在现代化的管理人才储备等方面。首先，企业在人才引入方面可能会将更多的精力集中到技术与市场等方面，对于文书档案管理重视程度不高，导致许多文书档案管理工作没有专人负责，而是办公室其他人员兼职负责，缺乏专业意识与工作经验，其管理结果可想而知。除此之外，缺乏合理的发展规划体系，培训机制不畅通也导致许多人员意识与管理能力与需求脱节，无法顺利完成管理工作。

3.技術落后

先进的文书档案管理技术是提升管理效率的必要条件，但是受限制于人才素质、学习能力或者企业的重视程度等方面的因素，目前大多数单位都采用了较为传统的管理模式，管理效果不容乐观。

三、文书档案现代化管理策略

1.建立完善的管理制度

完善的管理制度是提升文书档案管理效率的制度化保障。从客观上来看，文书档案管理虽然难度不高，但是内容繁多，所以管理起来并不是十分简单。要想获得理想的管理效果，就必须在综合日常管理经验的前提下对制度进行优化，通过做到管理的规范化、制度化、流程化，来标准化实施管理体系，才能够更好的完成文书档案的管理任务。一方面，需要加强工作力度，提升档案与文件管理的针对性，分门别类的进行管理的同时也需要做到与时共进；另外一方面，管理人员也需要明确管理任务，找到岗位责任，从而树立良好的管理意识，端正管理态度，更好的完成管理任务。

2.加强管理人员培训

文书档案管理人员作为直接参与管理的主体，其专业技术水平也将直接关乎管理效果。结合目前单位管理人员的培训现状来看，除了做好专业技术与岗位职责培训之外，还可以通过定期开展例会，邀请其他企业优秀文书档案管理人员讲解等方式来进行专业技能、岗位知识的普及。除此之外，还需要加强管理人员的培训工作，有效提升管理效率与规范性。对于一些文书档案管理任务较重的企业，还需要做好人才的招聘，通过更高的薪资待遇与培训条件来吸引优秀的人才前来企业参与管理，以此来提升队伍建设水平。另外，通过一定的考核评价机制来对人员进行惩戒、激励，也可以实现提升工作积极性的效果。

3.采用现代化的管理技术

现代化的管理技术也是提升管理效率的重要途径。首先，通过电子办公的模式来加快档案文书管理的效率，缩短管理周期，提升工作效率的同时也确保了整体的可靠性；其次，通过信息化、网络化的操作方式来确保在安全范围内完成文书档案的管理工作，这个过程需要依靠安全网络体系的构建，比如借助于权限设定以及防护体系设定等方式来避免泄露，从而提升技术的应用整体水平；最后，现代化管理技术需要综合化运用，在推进过程中要与实际的需求相结合，避免出现管理错乱的情况，同时也执行好各方面的任务，提升技术适应性，完善人员的技术水平与操作能力，更好的匹配日常管理需求。

总结

综上所述，文书档案的现代化管理不但需要做好制度方面的保障，同时还需要强化人员培训体系建设，更好的完成人才培训管理任务，从而在根本上提升人员的专业素质水平，更好的完成各项管理任务。值得注意的是，引入现代化的管理技术，精进管理模式，提升管理创新改革实践性，才能够最终提升文书档案管理的整体水平，为行业的平稳快速发展创造条件。

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