试述档案精细化管理工作提升的有效途径

摘 要： 档案管理工作自诞生以来就是各个机构高度重视的日常管理内容之一，对于档案管理水平的高低以及档案利用程度对单位各项工作的开展产生高度的影响。通过对精细化管理在档案管理工作中的重要性以及实践意义分析，找出目前档案管理工作中的不足，希望通过精细化管理模式的引入实现档案管理工作的提升。

关键词： 档案管理；精细化管理；效率提升

所谓档案是各个机构和个人在发展的过程中形成的记录性的文件资料，其具有权威性和广泛的认可性。档案存在的价值除了记录单位和个人的发展历程，其更重要的作用是能够为档案所有者未来的发展提供具有参考意义的佐证，以确保各项事务能够有效开展。对档案开展科学的管理和利用，具有十分重要的现实意义。

一、档案管理领域引入精细化管理类的实践意义

档案管理发展到目前的阶段已经成为了多范围的内容共同参与的一项复杂工作，各个环节之间关系复杂而紧密，成为一个围绕档案所有者的一个立体化的信息集合，各个档案信息之间互相连接，同时又互相制约，在一个档案单元中共同发挥不可缺少的作用。针对这种现状，只有开展针对档案系统的精细化管理，才能有效理顺档案管理的复杂现状，同时帮助机构和个人能够更简单快捷的实现档案利用，而档案管理机构也能够以更加高效的面貌来向社会提供档案管理服务。精细化管理思路在档案管理工作中的引入，能够使档案管理形成全局性的、可掌控的应用场景。通过梳理精益管理思路，引入专业化、科学化和具有可操作性的管理技术和模式，让健全的制度在档案管理各个阶段都能够发挥有效作用，打造协同立体的工作体系，从而不断提升档案管理工作的实效。精细化管理从理论向实践的迈进并不是一项简单的工作，除了有完善的理论体系作为支撑，还需要在实践的过程中大胆尝试，不断地积累经验教训，摸索出一条符合现实情况的管理和操作流程。

从本质上讲，精细管理属于对于既定目标分解、落实、操作、实施乃至最终完成的过程，这种管理模式重视每个流程环节的监督和管理，重视每一个环节对于最终结果产生的影响。现代档案管理涵盖了档案管理、档案工作、档案信息的开发利用以及现代信息技术、项目管理、档案馆安全管理等许多新内容，需要有新思路、新理念、新方法推动现代档案工作的规范化和档案管理的科学化，需要档案管理更加精细化以便日常工作需要和为公众提供利用。在精细化管理的理念深入人心并在系统中顺利流转之后，各种标准化的操作流程就可以在这个严密的体系中顺利的开展，由此可以实现档案管理工作的效率提升、价值增长。在这个过程中，参与流程的管理人员的服务意识和执行力也将得到较大的提升，对于档案安全的防范意识等都会得到相应增强。

二、目前当管理工作中存在的问题

（一）管理不完善

無论何种档案，对于所属人员和机构来说都属于非常重要的保密内容，有的档案涉及到企业未来发展，有的档案对于人员的生活产生巨大的影响，无论是机构档案还是个人档案，管理机构都应该进行严密的保管，从而对机构和个人的发展以及档案管理部门的权威性负责。目前在档案管理工作的开展过程中，部分管理机构对新增档案缺少及时的更新和储存，甚至因为档案数量和种类的增多而导致档案遗失或者损坏的情况，影响了档案的完整性和有效性。对于现有档案的保管过程中也一定程度的存在档案分类规则不清晰、信息储存杂乱等现象，这些问题都给档案进一步的管理和整理造成了阻碍。

在管理手段缺失的同时，部分档案管理机构还缺少完善的制度管理措施约束，目前很多档案管理部门由于不是一线部门，往往对档案管理工作在新时期的重要性缺少敏感度，重视程度也不足，缺少完善而高效的管理制度对工作开展进行规范和约束，面对档案工作所出现的问题没有相关制度的解决方案，长此以往下来，使得档案管理工作进行随意，造成档案管理工作很多不良后果的产生。

（二）管理人员思想和技术不专业

很多机构和个人的档案管理机构缺少对于所管理档案的重视，对于档案管理人员的要求不高，准入级别低，从业人员内部综合素质参差不齐，缺少专业性的技术培训，同时服务理念也不到位，高级管理人员对于档案管理服务岗位的重视程度不够，对于具体工作人员服务意识不足、服务技能不过关的情况缺乏清醒认识，认为档案管理人员只需对档案的保存负责，缺少严谨的工作态度，对于工作内容敷衍了事，严重的阻碍了档案管理工作向前开展，也是精细化管理开展的极大障碍。

三、档案管理的精细化管理

（一）构建完善档案管理制度

为了实现档案管理工作向精益方向发展，就需要档案管理机构从基本的政策以及制度制定方面下手，打造完整的档案管理制度流程，完善相应的规章标准。即从理论上确保档案管理工作约束到一个科学合理的流程中来，又能使档案管理工作开展过程中遇到的诸多以前无章可循的问题能够得到妥善的解决，使得规章制度成为管理人员工作开展的依据，这成为了新形势下档案管理工作进行的必要条件。

（二）引入新型管理方案，提升软硬件设施水平

传统的档案管理方法是重视人工审核，重视档案的介质储存，由于人工操作错误不可避免，同时纸质或者其他介质在储存过程中难免出现破坏和遗漏，使得档案管理工作效率长期在一个较低的层面，同时先关服务所带来的受众满意度也较低，使得档案管理工作无论是机构还是个人都存在一定程度的困惑。而现今的电子设备则可以保证对于档案内容进行有效的保存及分类管理。所以档案管理工作也应及时的引进先进的电子管理设备，方便管理人员的工作，提高工作态度，保证档案内容的准确性，降低档案管理工作难度水平，让档案管理工作在新形势下能够有序进行，展现规范化、有效性的档案管理工作。

（三）提升工作人员综合服务水平

新的档案管理工作形式，对于档案管理部门工作人员来说也是一个巨大的挑战。对于管理部门来说，要加强对于原有工作人员技术与服务理念层面的培训，使其工作能力满足精细化管理开展的需要，同时通过提升服务人员服务态度与水平来提升档案使用人员对于档案管理里机构与管理服务人员的满意度；同时，要提升档案管理工作人员招聘的准入门槛，大量吸收业务能力强，观念超前，服务态度好的人员充实到队伍中来，这对于提升机构精细化管理的能力以及推动档案管理机构的未来发展具有十分重要的现实意义。

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作者简介：罗宣，女，1981年10月13日，天津人，天津市建筑设计院，300074，本科，研究方向：档案系列。