电子信息化管理模式在档案管理中的作用分析

陈思

摘 要：在机关事业单位发展与管理的过程中，档案管理是其中重要的组成部分。随着我国电子信息技术不断的发展，以及计算机的普及，逐渐被广泛的运用在各个领域中。尤其是在档案管理中运用电子信息技术，使得机关事业单位对于档案管理的便捷性更上一层楼。电子信息化的管理模式改善了传统纸质档案的管理的弊端。利用电子信息技术将档案中的文字资料进行储存，实现了更为便利的管理模式。因此，本文分析了电子信息化管理模式在机关事业单位档案管理中的作用，以期为进一步研究提供参考价值。

关键词：电子信息化；档案管理；管理模式

机关事业单位的管理模式就是将电子信息技术运用在机关事业单位的管理中，实现机关事业单位现代化管理快速的发展。相比较于传统的纸质版文件而言，电子文件具备了快速传递与处理的功能，并且在储存上有着绝对的优势。同时，电子文件不会受到时间与空间的限制，实现文件实时的共享，改变了纸质版固有模式，实现了简单高效的档案管理信息化模式。

一、电子信息化管理模式的概述

电子信息化管理模式建立在电子信息技术的基础上，对机关事业单位所进行的科学化、信息化的管理模式。档案管理是机关事业单位利用电子信息技术手段对档案材料进行整理储存，即对文件、图纸、报表等等内容。电子信息化的管理模式是一种全新的管理模式，档案管理模式的操作离不开计算机的支持，档案材料主要以电子文件的形式存在。电子信息化的管理模式秉持着严谨科学的态度，收集储存的档案信息必须要真实、精准。在传统档案管理的基础上实施升级、更新，改善并且建立一个全新的开放性的档案管理模式，有效提高档案管理的工作质量和工作效率。

二、电子信息化管理模式在档案管理中的作用

电子信息化管理模式取代了传统纸质版档案管理模式，在实际的工作运用中，将图片、报表、文字等内容利用计算机形成数字记录的电子文件。在机关事业单位中运用电子信息化的管理模式，实现了快捷性的发展，促使电子文件具备高效的传递性、储存的安全性、实时共享性等特点。电子信息化管理模式的发展离不开计算机的支持，实现了档案管理信息化、自动化、智能化以及现代化的发展。在机关事业单位档案管理模式中的具体作用主要表现在以下几个方面。

（一）提高档案管理的工作效率以及质量

传统的档案管理十分的繁琐，并且需要大量的人力以及物力，将电子信息化管理模式运用在机关事业单位的档案管理中，可以减少中间的人工操作的环节，实现档案管理工作流程的自动化发展，从而有效的提升了机关事业单位档案管理的工作效率。在提升了工作效率的同时保证档案管理的工作人员有更多的时间审查档案材料的真实性、有效性、价值性，保证了档案材料的质量。

（二）实现档案资源的实时共享

将电子信息化管理模式中的档案管理模式运用在机关事业单位的现代化管理中，实现了现代办公软件与档案管理系统两者的连接，简化了档案管理的流程，实现了档案材料从收集到查阅的一体化的发展，促使档案资源实时共享的发展。从而使得相关人员查阅档案资料的便利性提升，不断的加强档案服务工作的创新。

（三）确保了档案资源的精准性

在传统的档案管理模式中，档案管理工作十分的繁琐与复杂，机关事业单位的档案管理工作涉及到管理、技术等多个方面，再通过人工操作查阅时，造成了档案工作人员的工作量大量的增加，浪费了查阅的时间，这种情况下极易出现误差，降低了工作人员的工作效率。利用现代化的办公软件实现精准、高效的查阅档案资料信息，现代化办公软件可以为档案资料的查阅人员提供多种检索方法，让档案的管理人员工作的流程更加的简洁、更加的精准，实现档案资源的高效查阅。

（四）延长档案资料的储存时长

传统的纸质版档案资料有着固定的储存时长，将电子信息化技术运用在企业管理中，实现了档案资料储存时长的延长以及安全管理。档案管理工作一直是企业发展过程中关键的组成部分。由于外界环境的影响，导致档案管理工作中档案资料的缺失、保存不当或者丢失的现象屡见不鲜。在传统的档案管理工作中，档案保存加工的环节多，导致档案管理工作繁琐复杂，并且还要注重纸质版档案资料的保存。在实际的档案管理工作中，由于外界环境的变化，导致档案资料发生损毁，使得档案资料失真。将电子信息管理模式运用在档案管理中，且实现了档案资源从收集到加工一系列工作的安全保護，将档案工作人员从繁琐的工作中解脱出来，提升档案工作人员的工作效率，完成档案工作的加工工作，最终实现电子档案资源的保存，有效的避免了因为外界环境导致档案资料的丢失，提升了档案储存的安全性。

三、结论

随着电子信息技术快速的发展，其不断的被运用在各个领域的企业中，在机关事业单位的管理中实现电子信息化管理模式已经成为了时代的发展趋势。尤其是在机关事业单位重要的组成部分档案管理部分，运用现代化办公软件提高了档案管理工作的工作效率以及工作质量，这是企业的必然选择。电子信息化管理模式在档案管理中的具体作用主要体现在提高档案管理的工作效率以及质量、实现档案资源的实时共享、确保了档案资源的精准性、延长档案资料的储存时长等等方面，弥补了传统纸质版档案管理中的不足之处，以期为机关事业单位档案管理提供了参考价值。

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