浅谈龙口港行政费用管理

沈丹凤

摘要：行政费用是一个企业生产经营和发展过程中不可避免的成本费用，龙口港行政费用包含车辆费用、差旅费、通讯费、办公费、业务招待费及会议费。对于不可避免的成本费用，怎样监控该费用发生的合理性，有效的控制其发生金额，结合反腐倡廉工作并且贯彻落实中央《八项规定》和厉行节约、反对浪费的要求，龙口港就此出台了一系列措施，并在各项措施的实施后，行政费用管理效果显著。现将龙口港行政费用管理进行详细论述。

关键词：行政费用;集团公司;成本管理

一、龙口港行政费用管理概况

自中央下发《八项规定》以来，各层级不断加强重视，逐步贯彻落实，加强党风廉政建设，对此我公司积极响应党的号召，从自身做起，不断加强行政费用的管理。随着2015年烟台港下发《关于强化成本管理责任，提升成本管理水平的实施意见》（烟港[2015]172号）、《关于强化成本管理责任，提升成本管理水平实施方案》（烟港[2015]255號）、《关于编报财务成本管理指标的通知》（烟港[2015]274号）等一系列文件后，我公司拉开了行政费用管理的序幕，2016年下发了《关于强化成本管理责任提升成本管理水平的实施方案》（龙港[2016]25号）、《关于成立龙口港成本管理推进领导小组的通知》（龙港[2016]24号）等文件，确定了行政费用管控指标及成立了行政费用管控专业小组，对行政费用的管理指明了方向。

二、龙口港加强行政管理的主要措施

（一）设置行政费用成本控制指标，加强行政费用预算管理

为深入完善六项行政费用管控机制，从严控制行政开支，提高行政费用资金使用效率，遵照八项规定等政策要求，行政管控专业小组首先设置“六项行政费用变动率”指标，每月填报“六项行政费用预算管理汇总报表”，汇总分析并动态监控行政费用开支执行情况，及时纠正相关偏差;二是建立“六项行政费用预算”机制，年初归口管理部门对行政费用预算进行编制并下发，各公司、部门每月上报“行政费用进度表”，对比预算，对超进度的单位或部门及时预警，确保各项费用不超全年预算。

（二）强化行政费用日常管理，注重流程管控力度

为有效控制行政费用的开支，根据烟台市委巡查意见及烟台港集团有关管理规定，我公司先后印发新的业务招待费、办公费、会议费的管理办法，不断加强行政费用的日常管理。现将此三项费用新的管理办法进行简要概述。

1.招待工作本着“有利业务、务实节俭、严格标准、简化礼仪”的原则。严格按照程序审批，招待用餐前需填写《业务招待审批单》，由部门、单位负责人签字后方可安排。特殊情况需招待住宿的需提前填写《住宿招待审批单》，报请集团公司分管领导同意后方可安排。做好事前控制。招待活动还要严格控制标准，涉及商务和外事活动的宴请、赠送纪念品等，严格按照有关部门确定的标准执行，不得超标;经营和业务招待应按照“必须和适度”的原则从严掌握，严格控制陪餐人数，避免铺张浪费。

2.办公费本着“勤俭节约、有利于工作”的原则，由归口管理部门负责办公用品的统一采购、保管和发放工作。各部门、单位指定专人负责办公用品的计划申报、统一领取和控制使用工作。经归口管理部门同意自行购置的办公用品，需经归口管理部门负责人签字后，方可按程序予以报销。

3.会议召开要本着“精简、高效、节约”的原则。避免会议过多或重复，经营分析会、生产调度会、安全生产会等经常性会议纳入例会制。坚持小会服从大会、局部服从整体的原则，各部门、单位不准承办与集团公司工作业务无关的会议。如需承办部、省、市与集团公司业务有关的会议，必须事先报集团公司审批。各部门、单位参加政府主管部门、行业协会组织的会议，须报集团公司审批，同时尽量压缩参会人数。

另外车辆费用我公司将严格按照烟台港集团印发《烟台港集团公务用车制度改革实施方案》（烟港[2018]192号）执行，加强公车管理，禁止公车私用，在保证正常生产经营下，尽量减少车辆使用次数，节约车辆使用成本;差旅费严格按照出差管理办法，严格审批出差人数、次数，禁止出差费用超过规定标准;通讯费禁止公话私用，利用办公电话处理私人业务。

（三）加强财务审核管理

为贯彻落实各项费用管理办法，我公司不断加强财务人员业务水平，强化财务审核功能。财务人员作为最后一道审核屏障，要以严谨，尽职尽责的态度，把好最后一道关，确保各项费用符合会计法规、税收法规及我公司财务管理办法，做到合理合法、有理有据，使得账务处理清晰，准确。财务审核人员对会计凭证坚决从严把关，杜绝审核不到位，监督不彻底的现象发生，在报销审核过程中，对流程规定的招待清单、审批单、会议通知等相关结算单据，要严格把关，避免缺失，对差旅费等费用，根据报销单据信息对其合理性、合规性提出质疑。坚决做到审核要严格，把关要到位，账务处理要严谨。

（四）加强行政费用考核管理，不断完善考核办法

为从严落实烟台市委巡查整改方案，严控六项费用支出，我公司不断加强行政费用的考核管理工作。2018年制定了新的考核办法，在考核办法上有两点突破：一是在考核方式上，以前的行政费用是按总数进行考核，只要行政费用总预算未超，考核即合格，而2018年的行政费用将按单项考核，每一项费用都不能超出预算，细化了考核方法，更加深入的加强了行政费用的管理;二是增加了考核力度，以前按超出部分的30%从相关部门、单位中层领导年薪中扣罚，其中由主要负责人承担50%，由其他中层领导承担50%，而2018年按超出部分的100%从相关部门、单位中层领导年薪中扣罚，其中由主要负责人承担70%，由其他中层领导承担30%，突出单位负责人的责任，更好的推动行政费用的管理工作。

三、龙口港加强行政费用管理的成效

（一）促进了财务规范管理，降低涉税风险

从严管控行政费用，不仅从流程上更加完善制度，进一步加强内控管控力度，更能从根本上加强财务基础规范。行政费用中的招待费更涉及纳税风险，根据《企业所得税法实施条例》第四十三条：企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰。对于招待费用归口部门掌控不清，控制不严，就容易造成招待费列支不实，造成纳税风险，随着行政费用的管控力度不断加强，各层级的业务部门、管理部门都更加严肃认真的对待各项费用的列支，积极配合财务要求，促进了财务规范管理，更降低了企业涉税风险。

（二）有效的控制了六项费用，为企业直接节约成本

通过行政费用管理制度的不断完善，龙口港在行政费用管理方面效果显著，通过对比2015年-2018年月度平均数据（不含寿光港的合并口径）可以看出，主营收入幅度增加达到86%，营业成本增加达到84%的情况下，行政费用月度平均费用对比2015年下降35.6%。数据表明，行政费用制度的不断严格管控切实的加强了行政费用的规范管理，也表明该制度落实到了实处，为企业直接节约成本，提升了经济效益。

四、龙口港行政管理存在的问题

（一）应继续加强厉行节约反对浪费观念的宣贯

行政费用作为成本管理工作中的一项重要管理工作，不仅能为企业节约成本，实实在在的创造利润，更能突出党风廉政建设工作，体现企业的管理水平。目前我公司多数职工还未认清行政费用管理的本质，考核方法的进一步细化，代表着行政管理水平的进一步提高，考核力度的加强不带代表公司“以罚代管”，而真正的目的是加强企业成本管理，节约成本，避免铺张浪费，贯彻落实八项规定，提高党风廉政建设工作，提高经济效益。

（二）进一步加强归口管理部门的管控

行政费用按照归口管理的原则，原则上要求归口部门对管理的费用要从预算编制、过程执行、分析控制，考核等工作进行全过程的参与，并配合财务部做好归口项目集团总预算的综合平衡、协调、分析、控制、考核等工作，但是目前部分归口管理部门认识不到位，导致归口职能弱化，不能更好的进行全面控制，所以应进一步加强归口管理部门职能的运用。

五、结束语

综上所述，我港通过加强行政费用管理后，行政费用支出明显降低，节约意识不断加强，为企业节约了成本，也间接的创造了效益。尽管行政费用管理过程中还存在一些不足，但是随着我港成本管理制度的不断完善，行政费用管理制度也会日趋完善，会更好的为企业服务。

参考文献：

[1]刘玉蓉.企业成本费用管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息，2018 （14）：266.

[2]都业欣.加强企业成本费用管理的研究[J].商场现代化，2016 （30）：173-175.