基于大数据时代高校固定资产管理的思考

□程志强 徐洁琳

众所周知，高等院校的资产有着数额大、种类多、数目大、固有问题难以解决、使用人群范围广的特征，故剖析高等院校固定资产管理的原则，特别是其内部的控制就是当前最需要重视的部分。大数据技术逐渐被普及，越来越多的单位开始使用数字信息化的模式来管理使用数据，这样可以更好地分析和运用复杂的数据。同时，资产的内部管理及其数据管理、使用和解析存在着统一性。因此对高等院校的固定资产控制需要从思维角度、组织角度和对教学生活的影响入手，从而保证其能更好地为高校师生服务。

一、固定资产内部控制的重要性和相关问题

大数据前提下的数据信息有着如下的特征：数量庞大、信息速度极快、信息具有关联性。对大量数据的分析和使用都进入了信息化的环节，在不同的领域，例如：学校、经济市场、政府办公等，都开始使用大数据技术进行数据的收集整理、分类存储、分析传送等。对于资产管理的部分，相关应用勤勤恳恳地录入历史数据，这些数据可以被其他的平台或者机构所使用。当然，这些数据也被寄予厚望，希望其能有新的处理进展，如：信息安全和共享的问题、数据监督和服务的问题、数据的内部管理等。再将视角投入高等院校之内，这部分数据更被希望可以由封闭的环境变成安全共享的存在，这对学校行政管理部门提供服务师生的工作有了很大的帮助，同时对固有资产的数据和其他数据都能够更好地监测和管理。

目前财政部明确规定了高等院校等行政单位对于固定资产的内部管理办法，这一规定对完善高校的行政内部管理工作及防止腐败现象的发生均有着积极的意义。高校自有的固定资产内部控制的纲领文件应对资产管理的原则、可能出现的风险预估和防治办法有明确的说明，特别是实物形式的资产，需要详细记录。同时，对资产管理人员和有关部门要职责细化，加强每一个步骤的配置与管理。

现在大部分高等院校的内部控制制度都比较完善，然而，仍有部分地方会出现纰漏，且已经制定好的规则也要随着时间和新政策而不断改进。再如资产管理工作中，不同部门若不能有效地衔接工作，就会出现责任不清导致的无人负责的后果。若是信息管理的方法比较落后难以适应新技术，则会出现信息处理效率低下、查询流程繁琐的问题，不仅如此，这方面技术的缺陷还无法保证高校的信息安全。

二、大数据时代加大内部控制的主体想法

(一)改进固定资产管理制度。固定资产管理的制度规定是管理该问题的首要前提，根据学校的具体情况制定规章制度，这些规章制度站在比较高的层面对固有资产管理工作进行了指导，从而避免高校在进行相关工作的处理上出现原则性的问题，违反了国家的有关规定。若是因此触碰了法律底线，就会导致高校受到法律的惩罚、不仅需要经济赔偿，更重要的是学校的信誉无法挽回。因此高校应设立固有资产管理的相关规定：对校园的固有资产、经营性资产、教学设备、实验仪器、行政办公室、经营性房地产、房屋租赁、物资采购等，从而避免错误的审批或者交叉审批。杜绝舞弊、严重性错误、诈骗等恶性事件。

(二)完善高校资产管理工作流程。对于高等院校资产管理工作流程中的各个环节都要有所把握。学院、教师、学生等资产使用人员，需根据相关要求遵守固定资产管理规则，严格执行资产管理的办法，保证管理责任精确到人，使书面记载信息和实际物件数目相合。对于资源的配置，不同学院要依据学生的人数和课程的需求来安排资产配置，保证不浪费。采购固定资产时要购买有合格证书的正品，如果购买了假冒伪劣的产品，不仅会出现资源浪费，还会影响正常的教学。学校的固有财产在使用后需进行及时的归位，出现问题的设备及仪器需及时保修或者报废处理，避免有固定资产的浪费。这就需要在对报废资产的处理过程中有足够的理由，再根据学校有关资产管理部门或者其他办公室会议研究探讨后，给出固有资产处置报告提交于相关管理部分，例如：教学设备、实验仪器就交予实验室管理处、后勤资产交予后勤部门、办公设备资产交予资产管理部门等。若是固有资产再处置的过程之中出现了舞弊、遗漏等现象，就会导致学校财产的损失。故定期检查资产的账目信息是很重要的。

(三)建设固定资产管理数据化、网络化管理体系。校园的固有资产信息化管理之后，所有的教师和学生都可以通过学校的相关网站查询到可用的资源，随时可查，任何地点都可以查，这不仅可以减轻资产管理部门的工作强度，还使得信息更加透明、共享。同时，因为这些数据在不断地使用和更新中，这就意味着学校的资产时刻都处在一个动态变化的过程之中，这极大程度上提高了资产信息的准确性、可用性及广泛性，最终达到物物都有人管理，每个人都在管理资产的目的。

(四)确保高校资产管理监督工作。利用大数据技术学校师生能够在相关的网站查询教学设备、实验仪器和申请其他固有资产等。如果学校的固有资产出现了变化，这些变化的信息也会被清晰地反应在有关网站之上，不同学院或者管理岗位的工作人员都要对资产变动的信息进行详细的登记。同时，每月、每季度、每年都要进行固有资产的清算和排查，资产管理部门的领导需带头组织盘点工作并与财务处、监察处、审计部门做好工作的衔接。同时对于资产的管理和盘查不能仅依靠定时的清查，还要有日常的监管，预防问题和及时处理资产管理中出现的问题。

三、大数据时代加大内部控制的有效办法

(一)确立高校资产管理流程。在资产管理的过程中，如果有固定财产购入，就要及时入账更新信息，若是部分物件出现了损坏，需及时保修或者报废，这些工作都是由规律可循，因此进行资产管理工作时需要注意寻找这些规律。针对不同的资产管理部门要进行明确的分工，界定精确的范围和制定高效明确的审核流程，配置适宜的工作人员。对于固定资产的采购或获得、质检、应用、维修、处理等每个步骤都需严格的规定，记录各环节的信息数据，从而保障固有资产的信息完善。

(二)剖析资产管理固有问题。针对固定资产工作管理中的固有问题，譬如：部分员工工作玩忽职守或者离职后没有交接好、单位的收购兼并等导致的账目与实际不符的情况要进行清理，否则这些历史上保留下来的固有问题就会一直没有办法彻底解决，对于这类问题需要彻底排查，避免二次返工。

(三)保证资产管理数据的内部管理。在资产管理工作中，对于关键信息的管理和检查是很重要的，一是要保证资产信息审核的权限需要严格控制，防止出现徇私舞弊。二是校园相关网站服务器的安全密匙需严格保密妥善保管，高校固有财产信息的安全性需要引起足够的重视。对于管理人员权限的变动也要详细记录，这样既方便管理，又能在出现了问题之后准确追责。高等院校的资产信息也需要及时的备份，周期性的备份，防止信息的丢失和泄露。三是可能由于用户的错误操作导致严重的后果，故信息的查询和日常信息的管理需要使用到不同的两个服务器，尽量避免外部无关人员对学校内部数据库的访问。

(四)注意关键职责分离。保证关键职责的分离是管理岗位所必须遵守的原则。在高等院校的固定资产管理工作中，最起码要保证以下工作内容的职责分离：对于固定资产处置的审批权限和对固定资产处置的执行权限互相分离；对于固定资产的获取、处理工作的执行和其入账信息工作的分离。高校固定资产的处理，包括出租、外借所得及其有关的各项费用均需按等级会计信息，留存完整的信息数据，若是牵连到大量的固有资产的处理或者大额金钱的处理，需报备管理部门，使批准和评估的工作由审计处、组织部、财务处、纪委检查部门等联手完成相关资产处理的工作。

(五)做好信息共享工作。做好了高校内部资产控制工作的前提之下，还要符合相关的保密协议及有关法律，一定程度上的信息共享能让整个学校的师生体验到良好的数据化的资产管理信息服务。信息流通常是人们使用不同手段来传递信息，可以直接说话也可以借助介质，在数据信息传播的各个环节里，信息就为管理体系的中枢。“互联网+”的资产管理模式就是把网络技术与陈旧的资产管理办法进行联合。这种综合性的操作模式，手机上安装应用就能实现信息共享，而是不是将信息分别储存，相互直接没有关联。

四、结语

在大数据技术快速发展的今天，高等院校固定资产管理工作的进行有了很大的进步。这个进步归功于行政事业单位资产清查的经验、学校资产管理部门和其他有关部门的工作配合与衔接、各项制度标准的明确规定、科学合理的资产管理工作流程、高效严谨的管理工作等，正是有了这些因素的共同作用和助力，高等院校固定资产管理工作才能稳中求进，迅速进步。