浅谈信息时代背景下的档案管理探讨

闫新峰

摘 要：随着社会的不断的发展，信息技术在我国的日常工作的开展中应用十分广泛，无论是哪个行业都较多的应用了新的科学技术进行管理，对于传统的档案管理工作，信息技术的出现解决了以往的档案管理的部分困难，信息化的档案管理是未来的发展趋势，能够有效的提升对于档案管理的工作效率和工作质量，同时信息化的档案管理可以增加信息安全，便捷信息档案的共享，因此越来越多的档案管理注意到信息技术，本文就如何进行信息化档案管理进行简要的分析。

关键词：信息化；档案；管理

进入信息化的时代，工作的开展离不开信息技术，信息技术的出现极大的方便了各個行业的工作，档案管理工作在传统的工作方式下开展已经满足不了社会和企业的需要，需要更高效的管理方式，因此在未来的档案管理中进行信息化技术管理是必然结果，只有更加的科学运用新技术，才能推动社会的进步和发展。

1 重视档案信息服务观念的创新

传统档案的使用在新社会环境和信息化的社会中受到极大的限制，档案管理作为一项关键的管理工作，要想充分的做好档案管理工作需要解放和改变管理思路，使用新的技术进一步的提升信息化档案的管理，开展多层次多领域的信息档案管理，从而使得信息化档案管理更加的突出。

在新的社会发展背景下，信息技术已经成为主流要素，档案管理部门需要跟随社会的发展脚步，充分的建立起信息化档案，档案管理部门需要重新审视目前档案管理在信息化背景下所受到的影响，才能更加积极的转变档案管理落后观念，进而推动档案管理向信息化靠拢，随着社会的经济的变化，档案需要更加的方便共享，利用信息化技术可以有效的提升档案的共享作用，社会的发展和进步使得人们对于当前的传统档案管理心存抱怨，对于档案的管理也是希望能够可以更多的进行共享，所以利用信息化的管理模式可以有效的解决这一矛盾，为更多的人群提供信息档案共享便利，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。

2 强化档案信息服务体系的构建

随着社会的发展，档案的数量在急剧增多，对于档案管理的要求也在不断的发生改变，传统的档案管理模式已经满足不了社会的发展需求，但是人们逐渐认识到档案管理在日常生活中所起到的作用，因此做好档案管理的工作迫在眉睫，档案管理的工作主要包括档案的分类整理，档案的标识从而方便人们后期的查阅。信息化技术的出现使得档案管理工作有了新的发展趋势，信息技术可以储存大量的信息，从而保证了档案能够得到科学的管理。

在进行信息化档案管理体系建设过程中，首先需要建立档案信息资源模式，通过对于当前的档案进行信息化处理，形成信息化模式的信息档案，从而保证后期的档案统一信息化管理工作的开展。其次是各个地区建立起独有的综合档案管理体系，这样可以方便后期的资源共享，同时也能极大的方便信息档案管理工作的开展，从而保证在信息化档案管理模式下的严谨性，方便档案的统一运用和管理，以利于提高档案信息开发国际问题的经济效益和社会效益。

信息化管理档案的工作模式需要建立档案数据库，数据库作为档案管理的工作核心，信息化的发展使得网页技术可以利用在档案管理的工作中，加强各地区的局域网建设，通过建设局域网可以使得各个部门及时进行档案的上传和分析，使得档案管理工作能够高效的开展，

3 完善网络化信息化管理

信息化档案管理工作技术在我国的实施过程中尚存在技术等不足，因此在进行信息化档案管理需要充分的解决外围环境的不利因素，虽然信息化管理模式有着诸多的益处，但是由于网络信息环境混乱，对于做好档案的保护工作也需要重视，档案的安全离不开网络安全的防护，因此在进行信息化档案管理工作需要充分的进行网络信息检测，加密技术处理，信息认证等措施，进而保证档案管理工作不被侵犯。信息技术的出现往往是把双刃剑，档案部门与档案工作人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全性，才能保证档案信息网络化建设顺利实施。

加大信息技术的引进，在进行档案管理中所面对的环境和工作内容也是十分繁多，多重技术的引进可以提升对于档案的原保存度，进而防止出现因为信息数据出现偏差造成较大的损失，同时多技术的管理可以提升档案的管理安全，确保信息档案的安全性。其次就是建立起信息档案管理制度，传统的档案管理制度不能完全符合信息档案管理的工作模式，因此需要建立起符合条件的制度要求，一方面可以规范信息档案管理人员的工作步骤，同时也能保证档案能够在制度下规范的操作。同时也能避免与之不相干的人接触档案管理工作，也是对档案的一种保护。

为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。安全性方面的建议。数字化的档案在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4 重视档案信息化人才队伍的建设

档案信息化建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案室人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长。档案管理是严谨而又具体的工作，不是某一部门的工作，也不是单靠几个技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。所以我们必须加快电子档案的现代化建设管理进程，统筹兼顾，抓住关键环节，为公司发展历程记录下每一笔，更好地为公司的长远发展服务。

5 结束语

档案管理工作的开展需要跟随社会的发展所变化，档案数量在社会的发展中也会不断的上涨，这就需要我们档案管理引用新技术，从而推动我国的档案管理的健康长远发展，信息化技术的出现有利也有弊，好处是它可以极大的方便了信息档案的管理和整理工作，当然由于信息环境的复杂，导致做好档案的安全防护工作也是十分关键的，总之信息化环境下，将信息技术应用到档案管理的工作是未来的发展需求。

参考文献

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