行政单位档案管理问题与对策探析

邓群英

摘 要：行政单位档案的建立和管理在单位发挥行政职能的过程中起着重要作用，保障行政单位工作的科学性、连续性。本文主要分析行政单位档案管理存在的问题，并探索解决对策，希望能为行政单位做好档案管理工作提供参考，让档案发挥更大的作用。

关键词：行政单位；档案管理；问题；对策

随着国家经济与社会的高速发展、不断进步，人们对行政单位的办事效率提出越来越高的要求，而档案管理是行政单位的重要基础性工作，是每一个行政单位有序、协调、高效地开展各项工作的基本保证，所以行政单位必须认识档案的重要价值，提升档案管理水平。特别是面对新一轮行政体制改革，行政单位如何把握时机，解决档案管理问题，据此提高单位运作效率，这是一项重要课题。

1 行政单位档案管理的主要问题

1.1 管理方式单一落后

由于社会经济结构不断趋于复杂化，行政单位面临的处境也日益繁杂，需要处理更多更细的事情，其中涉及非常复杂的档案资料与信息，需要工作人员提高档案处理能力，创新档案管理思路与方式。但是一些行政单位在处理档案资料的过程中依旧使用传统以手工操作为主的方式，工作结果不尽如人意，不利于行政单位的正常运作和健康发展。有时候相关工作人员不能及时归档档案资料，出现档案信息流失现象，急需改进档案管理方式，提高档案收集率，促使行政单位有序运作。

1.2 档案安全管理不力

保证档案安全是行政单位档案安全管理的主要目标之一，具体而言就是要保证行政单位档案的齐备、完整、归档有序、保管安全、不被非法使用[1]。当下行政单位档案安全管理力度不足，一些单位对档案安全的关注度不足，没能完善建立档案安全管理机制，也没有明确规定档案的安全检查、有效保管、安全保障等，不能及時发现档案安全隐患。还有一些行政单位尚未专门配备档案室，存在档案室和储藏室、办公室等合用的情况，造成保管档案的场所不安全。尽管很多行政单位都单独设立档案室，但并不十分规范，配套设施不完善，致使档案被虫蛀或受潮、霉变等。

1.3 面临较大信息风险

如今人们已经进入信息化快速发展的时期，档案管理信息化建设显得至关重要，行政单位也不例外，在提高档案管理工作效率的同时带来较大的档案信息安全风险。主要体现为行政单位的工作人员用外网浏览涉密档案，甚至个别行政单位审查公开档案信息的程序不严，很容易招致窃取机密文件的人员对行政单位档案信息的觊觎。一旦行政单位的计算机或档案管理系统被黑客入侵或被病毒感染，极有可能导致档案信息与数据的盗用、丢失，甚至被篡改、删除、伪造等，危害极大，防范档案信息安全风险迫在眉睫。

2 行政单位档案管理问题的解决对策

2.1 改进管理方式，体现档案价值

市场经济体制越来越完善，需要行政单位处理的文件材料日益增多，增加档案管理难度。并且在运作环节时常出现一些过去从未处理过的档案管理问题，需要工作人员随机应变，在档案管理思路与管理方式上更加开阔、创新[2]。所以过去单一化的档案工作方式无法继续适应经济发展形势，行政单位的档案管理人员要立足于单位内部档案资料的情况，结合当下的网络、信息与技术水平，实现档案高效化管理，充分体现档案的价值。

例如档案人员要确保档案管理满足及时性、准确性的标准，为内部各部门、各科室和其他单位提供优质的档案服务；在改进档案管理工作方式时，行政单位的档案人员可与现代信息技术结合，把原有档案资料转换为数字化格式，确保档案收集的准确性、完整性；利用网络分享行政单位档案信息，提高档案传递速率，共享那些不具保密性的档案资料，有效运用行政单位的档案，提高档案使用率。

2.2 完善管理机制，保证档案安全

对于行政单位而言，档案安全管理是档案管理工作最重要的一个环节，能保证单位档案的安全性、可靠性。这就需要行政单位完善档案安全管理机制，可从三个以下方面入手：

第一，完善档案工作制度，单独设立行政单位档案管理部门，专门配备专职档案人员，并完善建立档案管理制度，提供档案安全保障。例如行政单位要完善档案的归档、保管、鉴定和使用等安全制度，落实岗位责任制，保证执行档案管理规范。

第二，切实做好档案安全管理的基础性工作。例如行政单位要规范管理档案，从日常收集整理档案材料、转入转出档案、查阅复制档案、鉴别档案、销毁档案等方面开展基础工作，确保档案管理的有序性；推进档案室及其设备设施建设，改善行政单位档案室硬件条件，从安全、独立、规范的角度配齐档案安全管理设施，提高档案室对外界危害的抵御能力，确保档案室与《档案法》中规定的档案保管标准相符。

第三，加强行政单位档案保密工作的开展。例如行政单位要分开档案室和其他职能部门、科室等的办公室，由专人负责管理，严禁无关人员任意进出；配备档案室摄像装置、报警装置等，并且不宜在行政单位的日常办公区域设置档案库房，因为这些场所的人员流动性较大，不利于档案安全管理，而要基于国家标准兴建，全天候监控，控制好人员的进出，强化警卫安保，只有专门管理档案的人可以自由进出，其他人员一律不得进入；加固档案库房出入口，主要有窗户与天花板结构，进出库房的人员要接受身份验证，配备很难复制或盗用的出入证明，加设进出关口，多重保密。另外，要严格执行行政单位档案保密期限以及密级调整制度。例如行政单位有一些档案因关系到国家的安全与利益，务必要按照《保密法》和《档案法》等法规严格划分密级、保密期限；区分密、非密和保管期限、保密期限，及时处置存在安全隐患的档案管理环节，最大限度保证档案的安全性、保

密性。

2.3 强化监督管理，防范信息风险

一方面，落实行政单位档案信息专项监督制度。为确保行政单位的档案信息化管理过程不违反法律法规确定的范围，务必要依靠完善的监督制度规范档案信息化建设过程，这不仅能为行政单位的档案信息安全提供保障，还能大幅度调动档案人员的工作热情，发挥档案人员的主动性、创新性。例如行政单位要调动内部监督机制与外部监督，促进内外部监督的协调配合，构建安全高效的档案管理信息系统，准确及时地发现信息化建设中的风险。

另一方面，行政单位要强化档案管理信息网站的实用性。行政单位档案管理信息网站能为相关单位、部门及人员提供所需的档案信息，并通过网页的形式构建服务模式，建立服务站点，方便使用者利用网页查找行政单位的档案信息[3]。例如行政单位要建立实用价值较强的档案管理信息网站，使其具备升级更新的功能和再次开发档案信息网站的空间，充分利用强大的网络资源适应新时代对档案管理的要求。通过网页式服务，行政单位获得档案管理信息化建设与发展的重要途径，安全传递信息，强化网站管理维护工作的落实和对网络信息技术的运用，依托先进技术手段防范行政单位档案管理信息系统和网页、网站的风险，更好地适应时代发展需要。

3 结束语

当今社会在持续快速发展，行政单位应坚持与时俱进、突破创新，不断改进档案管理工作方式，体现档案资料的价值，同时要完善档案安全管理机制，强化档案监督管理，保证档案的安全性，有效防范档案信息风险，妥善解决档案管理问题，全面提高行政单位档案管理工作效率，促进行政单位档案管理的便捷化、信息化，为在现代社会主义建设中体现行政单位的职能与作用奠定坚实基础。

参考文献

[1]夏春杰.行政单位档案管理的电子化建设[J].科技资讯，2018（19）：119-120.

[2]张妮妮.新媒体时代档案管理工作的基本路径[J].智库时代，2018（51）：281-282.

[3]向玮瑶.新形势下档案管理工作规范化与电子化探讨[J].城建档案，2017（12）：98-99.