探究档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施

文/付菁燕

随着城市化持续高速发展，技术日益升级，工程建设的规模和数量在急剧扩张，对于工程档案管理的专业性和科学性也随之提出了更高的要求，管理难度逐步加深。工程资料客观有效地反映了工程建设项目在建设全周期的真实过程，是工程建设的原始记录性凭证，是工程建设管理中的重要环节。如何高效地实现工程资料档案管理成为工程建设过程中需要高度重视的问题。而工程档案如何运用现代信息技术，实现档案工作自身价值，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，是摆在档案工作者面前一个需要迫切解决的新课题。

一、工程档案管理的现状

1.工程档案管理的内容

工程建设工作环节众多，既系统又复杂。工程建设过程中产生的资料包括安装土建等文件资料、项目竣工图和综合性资料。其中文件资料包括图纸设计、技术交底、设计变更、开工报告、竣工报告、项目监理规划、例会记录、工程组织设计、建筑材料、质量文件、相关实验资料、实验报告、工程验收资料、工程监测资料、质量评估文件、质量检测资料、事故处理与记录资料技术总结等。项目竣工图，该部分主要包括了建筑、通风管线、平面布置、电路，以及其他相关方面的工程图。综合性资料，包括了工程报批相关文件、施工区域环境资料，如地质水文气象、项目任务书、拆迁安置、工程设计与变更、项目规划安全管理环境管理、消防文件、中标与监理施工文件、项目合同、与施工相关协议、施工竣工验收、工程审计结算资料等。

工程资料客观反映了工程建设项目在建设全周期的真实过程，利用现代信息技术，实现档案管理信息化，是工程档案管理的趋势。本文通过对工程档案管理现状进行分析，得出工程档案管理信息化的必要性，在此基础上，对工程档案管理信息化的实施提出了几点措施

2.工程档案管理的现状

现阶段对建设工程档案资料的管理，多数仍然采用传统的管理模式。即按照“三纳入，一同步”的原则，工程资料要紧跟工程建设项目进度。然而由于施工过程中现实条件的种种约束，工程档案资料管理通常情况下未能与工程建设进度保持在相同的更新频率，档案资料的建立具有滞后性，导致档案资料的真实性和完整性有待验证。虽然各级管理部门都制定了相应的档案工作管理制度，但由于缺乏与制度运行相配套的监督管理体系，相关管理制度的有效实施面临着形同虚设的困境。

3.工程档案信息化管理存在的主要问题

虽然运用现代信息技术，提升档案管理水平，使其更高效更便捷服务的理念和做法，已在部分地区和机构中得到应用和推广。但笔者通过文献调研及实地考察，发现目前在工程档案信息化管理过程中仍然存在着以下主要问题。第一，档案机构及部门的档案管理硬件设施普遍较为落后。第二，工程档案资料管理的重点仍旧集中于对实体档案的管理，档案管理信息化的理念并未渗透到管理的各个流程中。第三，由于工程档案资料产生来源的多样性和分散性，很难在过程中对其实施统一管理和把控。

二、工程档案管理信息化的必要性

1.提升档案管理效率

随着互联网物联网、大数据、云存储等新兴科学技术在各个领域内的广泛应用，工程档案管理也应该适应时代发展的要求，积极主动地实施档案管理的信息化工作。这不仅能够实现工程档案信息数据大容量存储，而且在保证规范化、制度化、科学化的前提下，能够对存储的工程档案信息数据进行深层次的开发利用，有利于拓展档案管理的深度和宽度，实现档案管理效率的大幅提升。

2.加快档案信息共享

通过借助专业的信息化管理软件，对纸质化实体档案进行数字化加工，建立档案数据平台，突破实体档案在检索、整理、研究、利用等方面的局限性，实现工程档案信息资源的共享，更好地服务于工程项目建设。

3.推动工程建设可持续发展

对以纸质、图像、音频、视频为载体的工程档案资料进行妥善保管，可以用于工程建设领域专家对现有竣工工程的技术状况、工艺状况及后续使用状况进行全面深入分析与研究，为今后工程建设的可持续发展提供案例借鉴。

三、实现工程档案管理信息化措施

1.高度重视工程档案管理信息化工作

在信息化技术快速发展的大背景下，电子文件大量产生，对电子文件归档和电子档案的专项管理，是传统档案管理工作面临的新挑战。大量电子文件长期不归档不仅使档案资源部分流失，也不利于档案信息化的持续健康发展。电子档案管理工作是一项全新的系统性工作，既需要依据国家出台的相关规章制度和规范性文件来加以指导和规范，更需要相关部门领导的高度重视和支持。因为它一方面关系着国家档案资源体系建设，另一方面也符合国家加快信息化发展的时代要求。

2.提升档案管理人员的信息化管理意识

档案管理人员的业务素质和意识，直接关系到管理工作的质量和水平。对档案管理人员应该定期参加专业培训，熟悉相关法律法规，了解最新技术应用，增强自身知识储备，提升档案管理信息化水平。各工程建设单位应积极吸纳接收既懂档案管理专业知识，又懂档案信息化工作的人员，为工程档案信息化管理储备优质的人才。

3.建立优质的电子档案存储环境

保障电子档案的真实性和长期可用性，是电子档案管理过程中的难点，也是实现档案信息化的重要基础。对档案真实性的保障，应该采用技术与管理相结合的方式，保证电子档案在保管、利用、迁移、移交过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性、用户身份的真实性，并妥善管理在运行过程中使用的密码、密钥等认证数据，选择符合长期保存要求的电子档案存储格式，确保电子档案信息不被非法更改。档案机构应定期对电子档案进行存储格式评估和抽检，形成相应记录；对存在不能持续可读状况的电子档案进行迁移，或采用环境虚拟、封装等经过评估的技术延长其可读时间以保证持续可读。

4.深入研究档案管理与建筑领域新技术结合

在工程建设过程中，每一道工序所产生的档案资料都直接反映了该项工程的品质、进度、检验监督等方面的现实状况。随着BIM技术在我国建筑行业的推广，BIM因其技术特征能够更加全面和清晰地反映施工过程中工程进度和更新频率。如何利用BIM结合电子签章、影音存留、指纹虹膜等将是工程档案管理工作探讨的新课题。

总之，落实工程档案管理信息化要求，提升工程建设各个环节的协作效率，保证工程档案资料的完整性，是工程建设单位档案机构的一项重要任务，也是响应“智慧工地”建设的战略需要。