集团企业档案管理中存在的若干问题解析——以西安大明宫实业集团为例

文/高 兰

本文主要以集团企业的特征为出发点，结合西安大明宫实业集团的实际情况，分析集团企业档案管理中存在的一些问题，从档案管理员的角度分析和提出如何做好集团企业档案管理工作的做法

集团企业是现代企业的一种新形式，具有管理层次多、人员数量大、涉及领域广、经营场所分散等诸多特点，如何做好集团企业的档案管理工作，是集团档案管理人员必须关注的问题。

一、集团企业的概念及特征

（一）概念

集团企业是现代企业的高级组织形式，是以一个或多个实力强大、具有投资中心功能的大型企业为核心，以若干个在资产、资本、技术上有密切联系的企业、单位为外围层，通过产权安排、人事控制、商务协作等纽带所形成的一个稳定的多层次经济组织。

（二）特征

1.集团企业在结构形式上，表现为以大企业为核心、诸多企业为外围、多层次的组织结构。

2.在联合的纽带上，表现为以经济技术或经营联系为基础、实行资产联合的高级的、深层的、相对稳定的企业联合组织。

3.在联合体内部的管理体制上，表现为集团企业中各成员企业，既保持相对独立的地位，又实行统一领导和分层管理的制度，建立了集权与分权相结合的领导体制。

4.在联合体的规模和经营方式上，表现为规模巨大、实力雄厚，是跨部门、跨地区、甚至是跨国度、多角化经营的企业联合体。

（三）西安大明宫实业集团的组织结构介绍

西安大明宫实业集团（以下简称“大明宫集团”）创立于1993年，是一家以地产开发和商业运营为主，为建材、家居、百货等流通行业提供经营平台的民营企业，是以西安大明宫建材实业（集团）有限公司为核心，其他子公司为外围的集团企业。旗下子公司共计23家，涉及地产开发、建材流通、电子商务、物业管理、文化旅游等行业。业务跨越陕西、山西、甘肃等省市。

二、从集团企业特征分析档案管理存在的问题

在信息化建设快速发展的今天，信息资源已然成为各行业争相占用的重要资源。作为信息资源重要组成部分的档案信息资源也逐渐引起各行业、各机构的重视。但是，也存在诸多问题，其中集团企业因为自身特征给实际档案工作带来很大挑战。

（一）集团企业由多个主体共同组成，做好档案管理工作难度大。集团企业的这一本质特征决定了档案管理的复杂性和多样性。大明宫集团旗下共有子公司23家，各个成员企业相对独立，自成体系。大明宫集团各子公司都是独立的法人单位，有自己独特的管理体系，对档案管理的要求各不相同，而且由于企业规模、经营方式、涉足行业的不同，档案种类几乎涵盖了所有的档案类别，形成了不同门类、不同载体和形式的档案。致使各个子公司的档案管理水平参差不齐，要想达到档案管理统一规范的要求还需要一个长期努力的过程。

（二）跨地域经营，造成档案管理的不集中。随着外拓力度的加大，大明宫集团业务跨越陕西省各个市区，山西省、甘肃省等省市，在未来还将继续扩大拓展发展空间，走的更远。如此，档案工作也形成跨地域的管理特点，势必影响档案管理的规范性。

（三）档案工作人员更换频繁，管理方法不连续。集团企业档案管理工作任务重、难度大，且枯燥不易出成绩，因此档案工作人员不稳定。以至于管理方法不能得到有效延续，甚至出现断层。而不同的管理人员有不同的管理习惯和管理方法，也不利于档案的规范统一。

（四）管理环境复杂，难度较大，对档案管理员的业务素质要求高。档案工作处于传统、电子档案的交错期，档案管理难度大，对档案管理员的业务水平要求高。基于目前的社会发展环境，大多数企业希望通过信息化建设来提高工作效率，于是应运而生了OA办公系统，产生了很多电子文件，但是又没有完全脱离传统模式，这就形成传统、电子档案的交错与共存的局面。这就对档案管理员的专业水平提出了更高的要求，如果档案管理员不能很好地处理二者的矛盾和共存问题，就会直接影响档案的管理水平。

（五）档案管理工作的边缘化。集团企业和其他企业一样，主要以盈利为目的，主要领导和员工对档案管理工作的重要性认识不足。档案管理作为服务性质的工作，通常耗时费力，不出成绩，在档案工作上通常是重形式轻内容。大部分员工对于档案管理的理解比较狭义。所以在日常的工作中不会去充分考虑文件材料的前期控制、质量把控，后期的收集整理以及统一归档管理的重要性。这就导致档案人员在收集整理档案时出现材料不全、归档质量不高的问题。

三、如何解决企业档案管理面临的问题

（一）建立以集团总部为中心，多层次的档案管理体系。各部门、各公司要有档案专（兼）职管理人员，要加强联系、相互配合。大明宫集团目前在集团总部、各公司都设有档案管理员，集团总部各部门内勤岗为兼职档案管理员，初步建立了档案管理体系。

（二）多与领导沟通，争取领导对档案工作的支持。档案管理部门要及时向企业领导汇报档案工作开展情况，要将档案工作相关内容纳入对部门和相关人员的考核之中，靠制度和措施来推动企业档案管理工作的开展。

（三）多渠道培训，不断提高档案人员的素质和能力。集团档案管理部门要切实履行职责，要利用多种机会和渠道加大对分公司、子公司档案人员的培训教育，提升他们的素质和能力。要采取激励措施，调动他们的积极性，推动档案管理的有效开展。

（四）档案人员对自我工作定位要有一个清晰的认识。档案岗位平凡，责任重大，档案人员要加强学习，增强工作的自觉性，与时俱进、及时高效地做好档案工作。

（五）根据各子公司的不同情况，灵活开展档案工作。各子公司要处理共性和个性的矛盾，要与当地档案局（馆）建立联系，在业务上寻求专业档案人员的帮助和指导，在既不违反档案管理规定，又能结合各自实际的情况下，共同做好集团企业的档案管理工作。

四、希望档案主管部门给予支持和帮助

（一）希望档案主管部门加强宣传。通过官方渠道呼吁企业重视档案工作，增强企业领导和员工的档案意识，为企业档案工作开展创造良好氛围。

（二）针对企业档案工作需求，多渠道多形式开展档案培训，并且要创新培训的方式方法，努力使企业档案人员能够参加培训，了解和掌握开展档案工作的新知识和新方法，与时俱进地做好企业档案管理工作，为企业的发展发挥出档案工作的作用。

众所周知，档案的原始记录性这一本质特征决定了它的重要地位。集团企业档案管理工作是企业各项工作的重要组成部分，是记录企业发展轨迹，维护企业利益的有效证据；做好企业档案管理工作需要各方面的相互配合和共同努力，只有不断改善和提升企业档案管理的现状，才能让档案管理工作更好地服务于企业的发展。