钉钉平台在武汉市某医院科研经费报销中的应用

袁姣 马鸣 雷枢 叶霖

华中科技大学同济医学院附属协和医院科研处，武汉，430022

大型公立医院往往是集医疗、科研和教学于一体的研究型医院[1]。这一类医院的科研管理工作的一个重要环节就是各种票据的报销。传统的报销模式涉及科研和财务两个部门，报销流程繁琐，不同部门对票据的要求不同，往往需要往返数次才能完成，占用了医务人员大量的时间[2]，间接影响了医护人员的诊疗工作；各管理部门员工频繁重复解答报销相关问题，工作效率低下；同时需要打印大量材料，既浪费了医院资源，又不利于环境保护。鉴于此，武汉市某医院改革科研经费报销流程，为进一步完善大型公立医院科研经费报销工作提供参考。

1 科研项目报销的权责和信息分析

该院科研处主要负责国际、国家级、省部级科研项目立项，项目资金进入与支出审核工作，论文登记、报销、奖励工作，以及专利、科研成果转化等工作。财务处科研经费管理科执行国家各级政府及相关部门的科研经费管理制度，按照医院的实际情况，制定该院科研经费管理条例和具体实施方案；指导项目负责人编制科研经费预算；对科研经费的来款认领、票据、到款入账和经费卡进行管理；对项目经费支出进行检查等。财务处会计科主要负责科研支出凭证、发票的核查、银行对接等业务。而科研项目报销的业务则由两个部门共同负责，因此传统的报销流程往往面临双重负责、双重领导的困境[3]，两个部门分别需要不同的材料和凭证，但是信息却相对分散，极大延误了项目报销的进度。以委托-代理模型分析，报销人是委托人，代理人是科研部门和财务部门，由于信息不对称往往导致逆向选择和道德风险问题[4]。在医院科研项目报销问题上是一个双重代理模型，代理方相互独立造成信息壁垒，部门壁垒往往叠加委托-代理模型中基于委托方和代理方的信息不对称问题，导致信息不对称的问题更加严重，这也是在报销过程中步骤复杂的问题根源。

2 传统报销流程及存在的问题

2.1 传统报销流程

传统报销流程主要分四步：①医务人员将相关票据交至科研管理部门；②等待科研管理部门各级人员审核签字，签字完毕后医务人员将票据取走；③医务人员将报销材料拿到财务管理部门审核；④医务人员到财务管理部门填写单据、排队报销。见图1。

图1 传统报销流程

2.2 存在的问题

科研部门和财务部门因工作性质不同，对同样的报销材料有不同的审批程序和要求。负责报销工作的人员往往不固定，对报销政策及流程不熟悉。

由于各部门规章制度繁杂多变，医务人员不能详细掌握各种报销流程。由于流程没有信息化，报销过程无法追踪，既浪费时间又不易操作，医务人员只能打电话咨询或者到科研部门查看，浪费了大量的时间和精力。

由于信息不对称，科研和财务部门的工作人员需要花大量的精力和时间向报销人员解答相关疑问，增加了工作量。同时，签字报销材料存在各种错漏，既增加了工作人员的审查难度，也大大降低了工作效率。

3 基于钉钉平台的报销流程

该院以钉钉平台为依托，以简道云为媒介，自行开发了报销流程管理系统。所有报销材料在线提交审核，可在手机端查询状态，全程透明可追踪。同时各部门的信息在信息系统里得以打通，消除了信息壁垒。医务人员将相关票据交至科研部门即可，不再需要往返于科研和管理部门，其他的签字报销流程由科研管理部门的负责人完成。由科研管理部门代替财务部门完成相关材料的审核；审核完毕后，科研部门签字，然后由科研部门相关人员统一交给财务部门进行审核、报销。报销后费用将打入报销人账户，实现签字报销一体化。见图2。

图2 基于钉钉平台的报销流程

4 讨论

4.1 基于钉钉平台的报销流程为医务人员节约了时间

基于钉钉平台的报销流程实行后，医务人员只需要在系统中提交相关信息，上传相关附件材料即可，不需要去科研部门提交纸质材料，节约了时间。互联网管理系统使报销流程透明化，各级领导的审核、签字时间及结果均可在系统中查询。同时，科研部门指派专人对接财务人员，专门负责签字报销工作，提高了科研和财务部门的工作效率。该院利用信息系统实现了报销流程重塑，较大提升了效率。实施精细化管理的签字报销流程后，医务人员足不出户即可完成报销，大大节约了医务人员的时间。这在一定程度上提高了临床医务人员对科研工作的积极性，为医务人员提高医疗技术水平和科研能力提供时间保障，也间接缓解了群众看病难的问题[5-6]。

4.2 基于钉钉平台的报销流程提高了医院运行效率

精细化管理就是要打破管理死角。通过精细化管理，部门之间的障碍被破除，这对于提高医院的运行效率有重要作用[7]。数字化的报销流程必然带来监管方式的改变，相较于传统的报销模式，监管更加数字化和智能化，实现系统和数据多跑路、职工少跑路的目标。同时通过信息化系统可以更好地保存相关数据，便于各个临床科室和职能部门对科研项目经费使用情况进行核查与统计。数字化流程促进了医院运行效率的提升，同时提升了核心竞争力。

4.3 基于钉钉平台的报销流程节约了医院运行成本

医院的信息化建设是医院管理的重要内容，信息化是医院进行无纸化办公的基础和前提。旧的报销流程需要大量纸质材料，既增加了医院的成本，又间接造成环境污染。改革后的报销模式利用信息化管理软件打通科研与财务部门，不需要重复打印材料，节约了医院运行成本。同时，为打造无纸化绿色医院奠定了坚实基础[8]。

行政多科室协作是涉及多个部门的复杂的问题，需要进一步优化行政多科室协作模式，提高办事效率[9]。下一步应该发挥数字技术的协同效应，整合各个系统相关数据，提升医院内部管理的数字化水平，促进医院核心竞争力的提高。同时，信息系统安全问题也值得关注，应制定科学合理的信息系统管理规范，完善制度建设。