浅谈高校后勤物资采购与付款的内部控制

孙小乔

摘要：为了适应当前时代的发展，企业规范管理意识和科学管理水平也日渐提高，目前随着我国经济市场的不断变化和发展，在企业内部进行内部控制管理也有着十分重要的作用，对于推进企业可持续发展有着重要意义。本文主要针对高校后勤物资采购与付款的内部控制进行分析，有利于更加规范高校后勤采购与付款内部控制制度，进一步促进高校后勤管理的水平。

关键词：高校后勤;物资采购;付款;内部控制

随着2000年进行高校后勤社会化改革以来，我国高校后勤的发展速度正在逐年提高。对于高校后勤部门来说，盈利是次要的，主要目的就是为了进一步稳定和服务学校。因此对于高校后勤物资采购与付款方面相关的内部控制工作就显得十分重要。

一、高校后勤物资采购与付款的内部控制重要性

高校中的后勤部门主要工作内容就是要保证全校师生的吃喝住行问题能够有所解决，所以后勤部门在工作的过程中主要工作内容就是物资采购，特别是对农副产品的采购。但是农副产品的来源渠道多种多样而且具有一定的复杂性，相关工作人员素质不统一，因此在进一步完善后勤单位物资和財产的完整和安全方面也大大的增加了成本核算数量。在此基础上必须要加强对采购与付款的内部控制制度的健全[1]。首先，保证采购与付款内部控制制度完善，这样可以大大减少采购问题的发生，一般情况下内部控制制度的主要办事原则就是要依靠多层次的经济业务以及规律连贯的经办手续，从而能够进一步加强高校后勤管理业务采购与付款的透明度和真实度。其次，再进一步完善采购与付款的内部控制制度也可以有效的降低成本。在高校后勤利用，采购与付款的内部控制制度效果也比较明显，特别是相关饮食采购工作方面。由于农产品价格飘忽不定，不同城市不同地点的价格都会有所差异，因此在原材料采购的过程当中，会产生许多不确定的因素，因此需要通过内部控制制度来进一步稳定成本管理。

二、高校后勤物资采购与付款的内部控制的制定与实施

以全日制普通本科院校为例，该学校创办于90年代初期，属于一所财经类院校。在学校中一共有18个学院，29个本科专业。经过统计发现该校有15000左右的全日制在校本科学生，500左右研究生，2000左右教职工人。随着国家的支持和本校师生的不断努力，近年来有200多个不同级别的课题，是经过国家审核批准的，教研成绩丰富。另外学校内部还具有省级的优秀教学团队以及国家级教学团队，同时还组建了科技创新团队。相关博士人数为400人左右，教授数量为100人左右，专任教师数量为1000人左右。另外还对校外以及国外其他出名的专家到学校任教。在这种情况下，学校后勤部发展在内部采购与付款环节也出现了一些问题，具体内容如下。

（一）采购的内部控制

1.建立一个招标领导管理小组，将后勤部门的物资采购工作交给这个小组人员进行统一管理。在招标采购过程当中，相关领导人员还要加强对招标工作的监督和管理，并且还要确定货源。2.建立一个招标考评工作小组。在这个小组内工作的工作人员必须要对有关招标物资采购的信息进行统一的整理和记录，并且将参加招标的供应商进行统计，随后还要考察相关经销单位以及货源的可靠性，保证相关经销单位等商业信誉等方面的情况较好。在充分了解，经销单位的企业信誉以及物资情况之后，在进行投票决定，最终签订物资采购的货源。其中，招标采评的过程主要有七点。第一，相关采购部门需要在物资采购供应合同期满前的一个月，将采购招标工作计划进行制定提出。第二，根据多途径多渠道的方式，来发布各类采购物资的公开招标信息，充分利用好网络资源，大范围的在网上进行信息发布。第三，要对相关参与投标的供应商，提交的食品卫生许可证，本人身份证，工商登记许可证以及法定代表人的证件进行收集和检查，如果情况特殊的话，可以要求对方提供产品样品，在进行审核合格之后发放标书[2]。第四，相关招标小组要对各类供应商的投标书和各类资质证件的复印件进行收集。第五，相关负责人员要对经销单位的生产厂家，价格，物资品种，质量，供应能力以及相关单位的商业信誉和资质进行实地考察和审核。对于一些特殊的食物要求经销商未提供一定的实物样本来进行检查，例如，面粉大米或者食用油。第六在投标竞争的过程当中要严格遵守公开，公正，公平竞争的原则。在审查同一种类产品的时候，首先要关注的要素为产品的质量，产品价格是第二关注点，最后还要根据供货商的诚信程度进行择优选择。第七，对于一些大量的物资可以根据总量划分成不同的份额，从中标单位中择优选择最好的进行同时送货，这样也有利于培养中标单位之间的良性竞争，中标之后要按照双方都能够接受的条款进行合同的签订，双方都要严格遵守合同内容，供货商要在合同要求的时间内将相关物资进行供应，不可以擅自更改物资的种类以及价格。3.建立一个价格评定小组。该小组主要负责的内容就是对相关采购合同进行执行和跟进工作。并且对当前市场等相关信息进行及时有效的收集和了解，要对物资的价格和质量进行定期或者不定期的组织评价，这样也有利于进一步考核供应商的商业信誉，也有利于对客户的意见进行及时的反馈和处理。

（二）采购控制流程

1.高校后勤部门的财务部门，项目核算人员要根据当天的成本支出信息以及仓库管理人员提出的物资情况进行总结和统计，并且将最终结果提供给仓储人员。

2.在相关生产部门需要根据高校的实际情况，对备料单进行填写，还要根据第二天所需要的物资数量进行统计和记录，最终将相关信息提供给仓储人员[3]。

3.根据后勤部门的生产经营需要，仓储人员要对不同的货物制定不同的授权规定，并且要将需要的产品种类列成一个表格并交给采购部门，采购部门要按照采购列表进行物资购买，而且还要将采购通知单送到财务部门来进行归纳整理。

4.在仓储人员对相关采购通知单进行审核之后，采购部门要根据采购通知单进行物品订购单的填写，在填写的过程当中必须要按照所需要的物品，数量，时间，名称，价格，规格，地址以及厂商名称进行准确的填写，并且还要对相关订购单的编号进行规定，最终由被授权的采购员进行签字。最后将相关订购单送到仓储人员进行统计和归纳。

5.在采购的物资到达之后，采购部门要将相关物品的信息及时通知仓储人员，并且由仓储人员对物品进行审查，入库。在物品审查的过程当中，仓储人员要根据订购单上要求的物品名称，数量，质量，规格以及到货时间进行核对和验收，验收之后再由仓储人员进行验收单的填写。

（三）付款的内部控制

1.在进行物资采购的付款预算的时候，是需要由高校后勤部的各个领导小组根据高校的实际情况以及合同上的内容进行制定。在对相关信息了解之后，进行编制，并且将整体的预算支付表进行上报。2.在进行实体物资采购的过程当中，必须要按照采购的流程来给予相关管理部门一定的付款审批权，并且要明确。3.在仓储人员对相关物品资料进行验收之后，需要开具一定的入库单，因此采购人员要根据这个入库单以及供应商开具的发票，送往相关采购部以及实体负责人处进行审批，在审批完成之后再交给财务部门。4.财务部门在接收到相关的发票以及入库单之后要根据采购合同规定的检验报告，付款条件，计量报告，采购发票，结算凭证，验收证明等内容进行审核。5.在财务部门对相关材料的供货凭证及相关审核结果了解以后，要求对供应商的预付账款情况进行开发支票。6.如果发生退款情况，需要根据相关的退款管理制度进行及时的收回，保证能够追回货物货款。

三、结束语

总的来说，加强后高校后勤物资采购与付款的内部控制工作有着十分重要的意义，能够推动高校后勤部门的顺利发展，从而能够为高校各项部门的顺利进行以及相关科研工作顺利进行提供了保证，有利于高校的进一步发展，也有利于高校后勤部的可持续发展。

参考文献：

[1]王照飞.高校后勤物资采购与付款的内部控制探究[J].现代国企研究，2015 （10）.

[2]宋清芝.浅谈高校后勤物资采购与付款的内部控制[J].科技资讯，2010 （31）：228-229.

[3]陈良.基于内部控制视角的高校物资采购管理研究——以高校食堂物资采购为例[J].商业会计，2018 （9）：61-62.