提高办公室文秘工作质量和水平的途径

许小宁

文秘工作是办公室工作的重要组成部分。工作的水平不仅影响办公室的工作部署，而且还代表着部门的形象。改善文秘的工作是能力、知识相互作用的结果。办公室工作人员要自觉增强责任感和紧迫感，自觉地加强学习，以中心为中心，为全局服务，把所学的知识应用到实际工作中，努力提高自身的素质和素质，在实践中提高工作的效率和水平。

在许多企业和单位中，办公室是企业和单位发展的中心部分，它不仅承担了各种任务，而且还提供了大量运行动力。办公室工作不仅要严格遵守上级的命令和要求，而且要充分了解下级员工的情况。负责处理政府内部和公司内部事项的人员也必须具备良好的沟通和调整技能。对于文秘人员，必须保证工作的质量和水平，促进公司的稳定运行和发展。

一、办公室文秘工作的要求

（一）技术操作能力

主要掌握现代技术产品的使用，打印机，传真机，通用电脑办公软件的应用。结合当前新形式的电话会议，记者们必须做好电话会议的准备和协调工作，跟上时代的步伐。

（二）遵守纪律，严守秘密

文秘工作人员必须有严格的专业纪律和严格的保密，这与工作的特殊性是分不开的。文秘是领导周围的员工，他们接触到的东西和他们知道的信息，其中有些是保密的。因此，文秘要始终严格要求自己，用铁律来规范自己，严格保密。在工作中，我们从不打着领导的旗号，不为个人和他人做个人事情，不以个人思想取代领导意图，不发号施令。作为文秘，他们不能散布谣言，不能说该说什么，不能問不该问什么，看不出不该说什么。文秘要以身作则，坚决不讲不利于团结的话，坚决不做不利于工作的事。我们应该在幕后快乐，愿意独处，忠诚诚实，实事求是，不隐瞒事实，不给领导“坏”的想法，不打着领导的旗号追求名利。

（三）组织协调能力

在经济快速发展的今天，办公室文秘也必须注重加强组织协调，优化自身的能力结构。一方面要重视加强内部组织协调能力建设，确保领导和部门做好信息传递和工作协调工作;另一方面要注重加强外部组织协调能力，确保及时有效地处理工作中和政府之间的工作关系。该部门建立了良好的沟通关系。此外，在实际的组织协调中，我们也要坚持整体的工作理念，确保我们能够灵活处理工作中的各种问题。

二、提高办公室文秘工作质量与水平的途径

（一）明确办公室规章制度

制定完善的办公室文秘工作的规章制度、工作职责、工作流程和工作标准，并为办公室文秘的入职登记、面试、实习、评估和在职培训提供机构支持。在此基础上，严格执行这一制度，要求领导干部和职能办公室工作人员严格遵守规章制度，在招聘、管理和岗位考核的基础上进行系统的培训，大力支持书记的职务，协助和配合文秘的工作。在办公室里做一些具体的工作。办公室文秘也应严格遵守办公室的规章制度。一方面，我们必须服从和服从上级的监督管理，努力做好办公室工作。一方面，要与内部同事沟通，团结协作，合理认真地安排工作，营造良好的办公氛围，提高办公效率。

（二）加强对文秘进行定期培训

在实际工作中，文秘的素质直接影响到整个工作的效率和质量。如果办公室文秘接受定期培训，将大大提高他们的工作方法和效率。企业和单位要加大对员工培训的投入，营造专业知识和学习的氛围，提高员工的自我修养和能力。文秘的定期计算机培训使文秘能够更有效地操作计算机和制作办公文件。一旦形成熟练的计算机应用能力，将大大提高工作效率，改变传统的办公模式。对整个办公室来说，它更方便、更快。其次，文秘的在职培训主要针对办公室文秘的基本知识。培养文秘的专业素质和技能，提高文秘的专业能力，让员工了解行业的基本要求，加深对理论知识的理解，拓宽文秘的业务范围。

（三）开设文秘工作奖罚制度

目前，在我国政府组织的发展中，实践证明，员工的奖惩有利于提高员工的效率。虽然文秘工作的内容相对于其他职位相当乏味，但为了提高文秘工作的水平，必须执行奖罚奖励制度。为了提高政府组织的整体效率，确保政府部门之间的良好关系，作为中央部的办公室在其工作质量方面发挥着至关重要的作用。办公室领导可以采用现金、旅游、促销等激励措施。提高文秘工作人员的工作态度，有详细的文秘工作计划和理解，经常鼓励员工的工作量。

（四）合理规划文秘工作人员的数量

这位文秘有各种各样的工作和大量的工作。如果文秘人数减少，可能很难完成所需的任务。如果有更多的员工，可能会挤占，使办公室效率低下，不能充分发挥人才的作用，造成人力资源的极大浪费。因此，有必要合理评价办公室工作，合理规划文秘人数，使文秘人数保持在合理水平。

三、结语

在行政工作中，办公室是主要的办公空间，其重点是提高文秘工作人员的素质和效率。本文提出了完善文秘工作奖惩制度、充分激发文秘创新意识、加强技能培训等提高文秘工作水平的对策，以期提高办公室工作质量。（作者单位：国家税务总局内黄县税务局）