高校会计档案电子化发展问题研究

段乃琦

摘 要：积极推进高校会计档案电子化发展对提升高校财务与档案管理水平，降低管理成本，适应新时代发展有着重要意义。本文立足于高校会计档案管理工作实践，分析高校会计档案电子化内涵，阐述高校会计档案电子化的必要性与可行性，剖析高校会计档案电子化的困境，并提出相应对策。

关键词：高等学校；会计档案；电子化

1 高校会计档案电子化的内涵

综合会计档案的规范性定义、电子化概念的一般认识、高校会计档案特征，本人认为高校会计档案电子化是指以信息技术为依托，会计信息载体由纸质逐步向电子文件转化，实现集约高效化档案管理的过程。电子化不是简单地将会计信息或资料做数字化处理，而是重在协调电子会计档案与纸质会计档案的关系，以便充分发挥电子会计档案的优势。

2 高校会计档案电子化可行性分析

2.1 制度保障

2016年1月1日起施行的《会计档案管理办法》明确了电子档案的地位，规范了电子档案的管理措施，为电子档案在未来发展中发挥优势提供了制度依据，为会计凭证的取得到归档借阅的全过程实现电子化管理奠定基石。

高校会计工作中来源于外部的主要原始凭证为发票，自国家税务总局推出《网络发票管理办法》，并提出电子发票推进工作指导意见以来，高校已普遍接收新的發票形式，虽然仍将其转化为纸质凭证留存，但这一大力举措无疑为发票以电子形式存档提供了制度保障。

此外，高校会计档案之所以要遵循真实、完整、安全、可用的保存原则，并有特定的长期保存期限，主要原因是它不仅为高校优化资源配置、实现更快更好发展提供决策依据，也因其是高校资金流向与经济管理活动的直观体现，是内部控制与外部监督的主要审查对象，是行政处罚的重要证据，因此，电子会计档案代替纸质会计档案的前提是二者具备同样的证明力。《人民检察院电子证据鉴定程序规则（试行）》《中华人民共和国电子签名法》《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》对电子会计档案发挥法律效力的条件作出了规定，为电子会计档案作为电子证据来使用进行了规范。

2.2 技术保障

高校会计档案电子化程度是内外部信息技术综合水平决定的，尽管高校会计档案电子化的后续发展还需要依靠电子发票、电子银行票据等外部凭证的电子化，以及电子签名系统、网络报销系统、远程访问系统等技术的成熟与普及，但前期发展是以内部为主。高校会计核算工作中都使用主管部门指定或符合财务要求的财务软件制作会计凭证、生成财务报表、储存财务信息，同时为确保软件的正常使用及文件安全，会定期维护软件与硬件系统。因此，现阶段高校会计电算化的覆盖已为会计档案电子化的初步发展提供了技术条件。可以效仿会计档案电子化试点单位，仅以电子化形式保存内部信息系统产生的原始凭证，全部原始凭证与记账凭证建立联系，从而不必再打印记账凭证与出账报表，并通过权限控制机制与原文件独立保存来确保电子档案储存与应用的安全性。

3 高校会计档案电子化必要性分析

3.1 降低管理成本的必然选择

高校会计记账凭证通常采用A4制式，克数重、印刷精细、成本高、纸张和打印耗材用量大，且会计档案保存年限长，需要保存的纸质会计档案数量庞大，占用的储存空间大，还要定期做防霉防防蛀处理。而电子档案具备电子设备读取、高密度存储的特征，可以大幅度减少资源浪费、降低办公和管理费用。已有多个试点单位通过账本、凭证等的电子化，大幅度减少年度纸质会计档案数量、档案管理人员数量，节省纸张耗材、固定资产成本、库房成本与档案管理费用。

3.2 提升管理水平的必要方式

针对电子档案发展问题，国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确要求提升电子档案管理水平，提倡开展会计档案单套制。原因之一在于电子档案已成为会计档案的重要形式，其地位与作用也将日益提升。会计档案电子化可以减少整理、装订、搬运、维护、查找、销毁档案过程中投入的人力物力与时间成本，提高工作效率。并通过加强高校电子会计档案利用程度，实现划分权限的网络化查阅平台，提高高校会计档案在内部控制、外部监管、信息公开等工作中的利用率。

3.3 适应新时代发展的必由途径

OA办公系统在高校的普及，以及网络报销、数字档案馆理念的提出体现了未来高校的会计核算与档案管理工作，将利用网络与信息技术实现绿色、远程、便捷、共享的发展目标。电子发票、电子回单与企业会计档案电子化试点的顺利推行，预示着会计档案将不断提高电子化程度。信息化时代要求高校会计档案管理工作朝向数字化、网络化与智能化方向发展，真正实现会计档案的电子化，紧随智慧社会的建设步伐。

4 高校会计档案电子化困境

4.1 电子档案利用程度低

电算化广泛运用于高校财务工作以来，产生了大量具有储存价值的电子文件，电子文件在归档前其作用为输出纸质凭证、账簿、报表等，用于简化会计核算工作，归档后其用途主要体现在检索功能上，未能发挥替代部分纸质档案及拓展会计档案发展空间的作用，可以说现阶段电子档案在高校会计档案管理中利用程度较低。

4.2 会计档案电子化实施难度大

高校会计业务十分庞杂，具有复杂性与多样性的特点，财务制度的分类与内容也较为精细、规范，如常规业务受《高等学校财务制度》与各种专项经费管理办法的规范，校办企业、校医院、工会、基金会等部门、机构、组织，以及其他独立核算单位则需遵守相应的财务管理办法与制度，甚至要求使用指定的会计软件与固定规格样式的纸质会计记账凭证，难以形成统一。

随着高校财务内部控制与外部监督力度加大，会计凭证接受学校内部审计，财政、教育、审计、税务等部门与专项工作小组的检查也已成为常态。在实践中不同的监督部门对会计核算工作有不同要求，审计监督也是以调阅纸质会计凭证，复印留存重要凭证为主。

此外，电子档案自身特征决定了电子档案对信息技术的依赖性极强，读取需要借助电子设备，不及纸质会计档案在阅览时直观方便。会计档案中包含绝大部分的纸质原始凭证，受高校自身和外部会计信息化技术的局限，尚未与电子记账凭证建立关联。且电子档案存储水平有限，特别是缺乏系统安全性的有力保障，令电子档案受信赖程度不足。综上所述，会计档案电子化过程必将充满困难与挑战。

4.3 会计档案电子化动力不足

从外部因素来看，《会计档案管理办法》只是允许满足条件的会计档案以电子档案形式保存，并无强制要求，因此高校会计档案电子化并无外部动力。从内部因素看，纸质会计档案形式悠久，规程较为成熟，高校档案与财务部门对现行方式的依赖性较强，缺乏推动会计档案电子化的积极性与主动性。

5 高校会计档案电子化发展对策

5.1 自上而下推进电子化进程

高校会计档案电子化是艰难且长远的过程，需要决策层的有力推动。高校领导应立足当前，着眼长远，充分意识到会计档案电子化的重要性与必要性。做好高校档案电子化工作部署；建立健全符合高校自身情况的电子档案管理制度与办法；形成激励机制，调动财务与档案部门人员的积极性；做好人才、技术、设施设备的保障工作。

5.2 自下而上助力电子化发展

财务与档案部门人员是档案电子化的落实者，需要融会贯通档案管理、财务管理、软件应用等相关知识。同时，作为具体实务工作者，可直接接收反馈，掌握制度和流程的缺陷。因此，应当增强学习意识，加强责任感与使命感，提升知识储备，积极发挥能动性。一是，深度利用财务信息与数据为高校发展规划做支撑，提高电子会计档案重要性。二是，充分认识学校自身情况，对标先进试点单位，提出电子化实施的可行性建议。三是，做好实践总结，为会计档案电子化完善制度、优化流程献计献策。

5.3 财务与档案部门加强协作

会计档案的电子化是令具有长期保存价值的电子文件权重得以增加，而这些电子文件是在财务核算阶段收集或形成的，并非在归档环节对会计资料进行电子化。因此，财务部门与档案部门应加强交流、协作，做好分工与衔接，财务部门在会计资料电子化的过程中应具备档案意识，以保障电子会计档案的真实、完整、安全、可用；档案部门应提升服务意识，使电子文件归档后更好地发挥作用。

5.4 纸质档案与电子档案协调并存

处理好纸质档案与电子档案的关系是高校会计档案电子化过程中最重要的问题。现阶段，部分纸质会计档案的可替代性为电子化提供了空间，而纸质会计档案的替代性也是发展变化的，随着高校内外部财务环境的改变，可以电子化的会计资料会逐渐增加，因此，高校会计档案电子化发展是呈阶段性的。应根据各阶段的会计档案特征，在保证会计档案整体的真实、完整、安全、可用的前提下，降低纸质档案与电子档案重叠性，使二者协调并存。

参考文献

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