档案社会效益的发挥探究

郭冬霞

摘 要：档案的终极目的在于服务人民群众，更好地服务于国家建设。文章认为，档案的根本目的在于利用，文章就档案的利用作出初步探索，以期更好地发挥档案的社会效益，从而发挥档案的作用，服务于国家建设。

关键词：档案；社会效益；发挥

众所周知，档案的作用在于服务人民群众，更好地服务于国家建设，使其得到最大的利用。搞好档案利用工作，需要丰富的档案资源，需要高素质的档案工作人员，还取决于档案用户的利用需求。要搞好档案利用工作，就必须对档案用户进行研究，分析档案用户心理，了解其利用动机、利用需求产生的规律及其在利用过程中的行为特点，以便有针对性地采取措施，提供服务。

1 加强宣传，强化利用

加强档案利用宣传，消除用户的不良心理由于长期以来，档案工作在宣传上过分地强调保密，使档案用户认为档案馆（室）是保密重地。利用者即使闹着“饥荒”，嗷嗷待哺，也不习惯于到档案部门利用内容丰富翔实的档案材料，让档案材料在档案馆室）中酣睡。档案用户的惧怕心理，严重影响了档案的利用工作。为此，档案部门要加强档案利用宣传工作，增强公民的档案利用意识，促进档案用户对档案工作的了解、信任，从而积极、主动地利用档案；用户要求档案馆（室）能满足各种门类的档案需求。

2 建立科学的档案体系

档案部门要根据自身实际，丰富档案内容，使其门类齐全，内容完整，具有一定深度，能满足各种不同档案用户的需要。同时，为满足用户的揭秘心理，消除用户的回避心理，档案部门可以定期或不定期地举办档案展览，挑选馆（室）藏的珍贵档案公布于众，或是报道利用档案取得积极效果的事例进行宣传。这样做，既可满足利用者猎奇、揭秘的心理，也可表现档案馆（室）丰富的信息量。

3 提供多元的产品

档案作为大众资源，需要面向大众。但由于特定的档案对于历史事物的揭示角度相对单一，对历史事件的概括性较差，而且档案文献浩繁、芜杂的特性，使用户很难从中获取满意的信息。从档案文献中开发通俗的大众性读物（如人物传记、历史知识读物、历史趣闻、书籍），就显得尤为重要。档案工作者若合理地利用从众心理的积极导向，就能借机使用户自发的相互宣传，扩大档案利用工作的影响。要达到这种自我宣传效果，档案工作者必须做到：善待每位用户，杜绝不良的从众反应；利用报纸、电台等媒介及展览的机会，报道利用档案取得显著效益和解决重大难题的事例；编写档案目录，当本馆（室）无用户所需的档案时，可向用户介绍其它可获该档案的档案馆（室），以解除用户可能产生的失望心理和回避心理。

4 熟知服务对象心理

档案部门要应用现代化手段管理档案是档案事业发展的必然趋势。目前，许多档案部门的方法还只局限在应用打印档案目录，而大部分的档案还是采用传统的手工管理。档案的提供利用不能只满足于一般的查阅档案，而是要求进一步广泛地开发和传递信息资源。随着网络技术的发展与电子档案主体地位的逐渐确立，利用者将会从心理上逐渐排斥传统的查档方式，利用互联网的方便、快捷、时空无限和资源共享等优势，进行远程查阅档案。因此，档案管理现代化势在必行。要运用计算机和网络技术管理档案，为快捷、准确、完整地利用档案信息资源奠定扎实的基础；要加强电子文件归档、电子档案管理和档案文献数据库建设，把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，积极探索解决信息化进程中出现的信息安全等新问题，确保信息技术条件下各类档案得以全面收集、安全保管和有效利用；要把档案工作与办公自动化相结合，积极推行文档一体化管理，逐步实现档案信息传输网络化，档案检索全文信息数字化，逐步实现数字化档案馆（室），使档案部门成为社会的信息中心。

5 加强编研工作

用户到档案部门查档，不但希望能又快又准地获取档案信息，而且追求在其他服务场所拥有的那种“上帝”感觉。对此，档案工作者应做到：尽量延长开放时间，保证档案用户在空余时间能随到随查；简化查档手续。可借鉴国外经验，向不同的用户发放不同的档案阅览证，取代现在凭介绍信、工作证或身份证还要写明用意的做法；对于持不同阅览证的用户，给予不同范围与深度的服务；尽可能多地提供復印件，避免档案原件丢失或供不应求；不论用户身份、性别和查档目的，都应平等待人，热情服务，始终像对待“上帝”一样为用户提供服务。优质的服务，往往能从情感上吸引更多的用户；根据社会各个层次的需要，有预见的、有针对性的、有目的的搞好档案编研工作，提供经过加工整理的具有专题性、集中性、科学性与系统性的档案文献，使档案用户从查阅档案原件到查阅系统的编研成果.使用户从多种利用方式中感到“方便易用、查有所获”；不断改进检索手段，简化查阅手续，提高档案查全率和查准率。有些档案用户由于工作的紧迫性，求快、求准、求助的心理很强烈，不但要求有丰富的馆藏，而且要求档案部门简化查阅手续，提供多级检索工具，以提高查全率和查准率。档案部门提供的多级检索工具，应该是多角度、多层次、多功能的，以使档案用户在较短的时间内查阅到准确、全面的信息。搞好档案利用工作是实现档案社会价值的关键。

综上所述，档案的终极目的在于服务人民群众，更好地服务于国家建设。因此，档案部门要采取切实有效的措施，发挥档案的社会效益，从而发挥档案的作用，服务于国家建设。

参考文献

[1]毛福民.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2006（1）.

[2]许桂清，王志.信息化变革档案管理探析[J].中国档案，2006（3）.