档案管理系统在城市供水事业中的应用研究

高巍 葫芦岛市自来水公司

引言：档案管理作为城市供水事业中一项较为重要的内容，其管理系统性能的好坏与否对城市供水事业的发展具有直接影响，随着管理系统的不断升级，结合当下档案管理的现状，DARMS因其文件综合管理性能较好，而被很多自来水公司予以采用，对促进供水事业的发展起到了总要作用，为档案管理人高效有序的工作提供了保障。

一、城市供水事业对档案管理的需求

随着供水单位的管理愈加规范，档案管理工作的开展也向制度化。规范化方向发展，在当今企业发展过程中，档案管理系统成为档案信息管理部门必备的处理系统，通常情况下，档案管理系统包括电子文件以及档案借阅信息的处理，以及相关静态信息的处理，因此对档案管理系统的安全性以及实用性提出较高要求。

而供水公司一般是由总部以及分公司共同构成，分公司一般设立在各个城市，因而导致了总公司与各个分公司之间的实际距离较远，对档案管理工作的有效实施造成一定困难，此外，管理人员通过调查发现，我国很多地区的档案管理依旧采用纸质化管理模式，管理阶段还停留在传统管理模式阶段，加之地理位置较远，档案的提交和传递流程较为繁琐，进而导致档案管理效率较为低下，与此同时，分公司的档案提交到总公司以后，还需要档案档案管理人员对这些资料进行整理，在原有工作量的基础上增加了额外的工作负担，在这种情况下，极容易造成档案管理出现错误的现象，因此，为改变当前这一现状，供水公司采用档案信息化管理方式，通过建立数据库的方式，以满足不同分公司之间的需求，通过信息化的管理方式还能有效地将管理过程中出现的问题进行及时解决。

二、城市供水公司档案管理功能概述

档案管理工作从整体上来看，其涉及的内容包含供水公司的各个部门，换言之，档案管理系统应该包含供水公司的所有业务，系统的不同功能要以公司的业务流程为基准，档案管理工作的有效开展要以组卷业务为基础，所谓组卷业务是供水公司对日常运营中的数据进行收集，以一定的条件为基础，并在此基础上进行立卷，此外，要将档案管理的借阅服务作为核心，档案的借阅服务主要包括借阅权限、登记管理以及借阅效果管理三方面内容，档案管理最重要的一项就是进行档案调整工作，对公司内部档案进行调整能促进档案的优化管理，提升档案管理的效率。从档案管理的特点作为切入点对其功能进行简要分析，主要包括以下四个功能：

（一）文件资料综合管理

文件资料管理在整个管理系统中具有基础性作用，亦可以说是整个管理系统的基础，任何档案管理都要以它作为基础并进行实施，文件资料综合管理的内容主要有对文件进行归档处理、对卷内文件以及档案进行编号处理，方便信息查阅，同时还承担对年报进行统计以及系统维护等额外功能。

（二）WEB查询功能

在互联网技术不断发展的大背景之下，信息检索已经成为档案管理工作中必备的功能之一，而WEB检索便是其中一个典型的代表，较好的代表了信息技术的发展特点，并为档案管理信息化提供了未来的发展方向，结合供水单位的服务对象来看，因其大多数情况都是为市民提供服务，且用户量较大，用户进行查询的时间和地点均具有不确定性，而传统的查询方法受时间地点的局限性较大，为用户查询带来了较多不便，且WEB查询的步骤较为简捷，对计算机的系统性能要求也较低，用户计算机上字只需要下载一个浏览器即可，此外，WEB查询功能对供水公司的系统维护也能起到一定作用。

（三）数据传输

上文我们提到，供水公司的总部与分公司之间的距离较远，因此导致二者在进行档案管理时，通常采用数据传输对档案进行处理，由此能够得知，数据传输是档案管理工作过程中不可缺少的存在，此外，档案管理人员在进行信息传输时要以安全为核心，这是作为档案管理工作人员必须具备的职业素养，另外，进行数据传输的借口应该由厂商提供，供水公司直接利用借口对数据进行转换，转换完成后将其直接存入数据库中。

三、档案管理系统的应用情况分析

结合以上分析来看，使用DARMS文件资料综合管理系统具备较多发展优势，档案管理人员通过使用该系统，将供水公司的档案信息放置内部的服务器中，方便公司员工对档案信息进行查阅以及借阅，此外，该系统将自动化数据接口问题进行了有效处理，简化了档案信息录入管理系统的步骤，与此同时，该系统最大的优点在此时也得以体现，不仅提供了两种归档方法，一个是立卷归档，另一个是建立在立卷归档基础上新推出的按件归档，极大的为档案管理工作提供了方便。

另外，DARMS系统能够实现对常见文件的管理例如WORD和TXT，在此基础上，能够通过对档案信息进行权限设置，决定信息的公开性以及保密性，由此可见，DARMS文件资料综合管理系统不仅具有高效性而且兼具实用性，档案管理人员要充分利用这一系统的优越性，确保档案管理工作落实到位。

结语：综上所述，档案管理系统在城市供水事业中的应用一方面能有效提升档案管理工作的效率，而且质量能够得到较好保证，另一方面能较好的满足用户体验，通过对档案管理系统具体功能的分析，对档案管理工作的整体流程有了清晰的认识，对档案管理工作未来发展提供了方向引导，在此前提下，推动档案管理工作走向新的发展阶段。