政府采购档案管理工作问题及对策研究

初春艳 吉林省集安市财政局

法治时代，《政府采购法》的出台，为政府采购工作的高质量高效率展开提供了法律依据。实务中，政府采购制度的落实，需要切实做好每一个环节的工作，其中档案工作尤为关键和重要。随着政府采购业务的日渐增多，与其相关的档案也呈现出爆发之势，加强档案管理势在必行。现阶段，政府采购档案管理工作仍存在问题和误区，仍有一些亟待完善之处，通过分析问题，旨在提出可行的优化对策，促进政府采购档案管理水平更上一层楼。

一、政府采购档案管理工作中存在的问题

（一）观念仍有落后之处

近年来，我国政府采购工作不断发展，日趋规范，取得了积极的成绩。与此同时，配套的政府采购档案管理工作却稍逊一筹，仍存在诸多问题，成为了这方面工作的薄弱点。实务中，政府采购部门将工作的重心放在各项采购实务中，对档案管理则缺乏正确的认识，更没有足够的重视。正因为观念的滞后，使得部分政府采购档案未得以及时规整，随意拆封、损毁破坏的现象也有所存在。

（二）制度仍有不完善

无论是政府采购工作，还是与之相关的档案工作，都应该有完善的制度作为根基、作为依据。《政府采购法》颁布实施后，政府采购工作的规范化得以保障，但在档案管理方面，因缺乏相应的制度建设，具体的工作展开没有明确的指引和要求，难免也使得这一工作展开时的随意性问题突出。

（三）信息化建设水平偏低

信息化时代，推进档案管理的信息化、电子化建设，建立电子档案数据库，是与时俱进，不断提升档案管理水平的不二之选。政府采购工作中，在电子档案建设方面的滞后，说明了这一工作仍存在欠缺，难以与当下时代社会发展的整体要求协调统一起来。

（四）人力化建设稍显不足

政府采购的档案管理工作，是一项专业度比较高，又繁琐复杂的工作。这一工作的完成，应该有专业的经验丰富的档案人员来进行。实务中，政府采购档案管理工作人员能力素质仍有待提高，一方面是对政府采购各环节各流程的把握不足，导致档案管理出现疏漏之处，另一方面则是档案整理、保存、保管的能力稍显欠缺，导致档案管理难以实现质的提升。

二、优化政府采购档案管理工作的对策

（一）强化政府采购档案管理意识培养

思想层面的关注与重视，是确保政府采购档案工作得以高效高质展开的根基。要有依法治档的意识，严格遵循法律的要求来做好政府采购档案管理工作，依程序来规范展开；要有真实、详实的档案管理观念，对政府采购工作方方面面的信息进行搜集、整理、归档，确保档案的完整性与全面性；要有依制度规范管理的档案意识，严格依照内部档案管理的制度要求，形成统一的立卷、借阅、保密、查阅、移交的体系，确保每一个环节都能够规范展开，杜绝任何疏漏；要有高效率高质量的档案管理思想，既要保证档案管理的整体质量，又要尽可能地做到高效，不断探寻档案管理的新方法，全面提升工作的效率。

（二）优化政府采购档案管理制度建设

政府采购档案管理是一项专业的工作，是真实客观记录政府采购方方面面工作的资料，通过档案管理，体现出采购各环节的专业、公平、透明、合法，使各资料信息都能够做到有据可循。因此，对政府采购工作的档案管理，应该是建立在完善制度基础上的，应该有明确的管理制度作为依据来指导展开，从而确保每一个环节的到位。既要明确政府采购档案管理的内容，明确何种资料信息可以被归入档案，以便于操作的展开，又要明确各环节的具体流程和标准，确保档案管理的工作是严格依照程序，规范有序地展开的。

（三）推进政府采购电子信息档案管理

不断加大对档案工作的资金支持，改善政府采购档案管理的物质环境，推进信息化管理建设的持续展开，是大势所趋，亦是保质保量的关键点。电子档案的优势显而易见，是极为适宜内容庞杂、信息多元的政府采购档案的，更极大地提高了查阅的效率，确保了保管的安全。因此，应该致力于规划发展电子档案，使之成为主要的档案管理模式，辅之以纸质档案，以此来节约空间、提高效率。这也需要在档案管理的各个环节、各个流程做好相应的转变，同样也需要有配套的设施作为辅助。比如将传统纸质文件扫描成电子档案的“扫描仪”，就应该大量购置，以满足实践工作的需求。

（四）重视政府采购档案人员素质提升

政府采购档案管理工作的高质量高效率展开，离不开专业的、高素质档案人员的参与、支持与努力。不断提升档案人员的能力素质，使之充分认识到这一工作的高要求，在日常档案工作中才能确保信息的真实、全面、精准。做好“请进来”、“走出去”的两个方面的工作，实现人才的合理流动，激发人才工作积极性。

三、结语

政府采购档案客观、真实、全面地记录了与政府采购相关的各方面信息，便于依据此类信息进行数据的汇总与分析，更能够为纪检部门对采购相关的事项进行监督提供明确的依据。针对当前政府采购档案管理存在的观念、制度、业务以及人员等各方面的问题，有必要采取相应的优化对策，通过转变观念，制度建设，信息化推进以及人才素质提升等多个方面，营造适宜政府采购档案管理工作高效展开的环境，助力管理水平日渐提升，充分发挥档案管理的积极作用。