新时期单位人事工资档案管理工作分析

欧阳曦 湖南省有色地质勘查局二一七队

引言：改革开放以来，我国收入分配制度发生改变，按劳分配为主体，多种分配制度并存的分配方式被人们认可，无论是劳动、技术，还是管理要素都要按照该分配制度进行分配。在事业单位中，工资制度也属于激励制度，合理的工资制度有利于调动企业职工工作积极性，信息化时代下人事工资档案管理也成为人事部门的重要工作内容。

一、新时期单位人事工资档案管理的特点

（一）管理信息化

二十一世纪以来，随着科学技术的发展，人们已经进入信息经济时代，这一环境下事业单位人事工资档案管理工作呈现出新的发展特点。一直以来事业单位人事工资档案没有被纳入国家档案管理体系，事业单位对人事工资档案的管理与改革面临着滞后性的特点。在人事工资档案中存在大量数据，这些数据需要进行详细分析与测算，并依赖人事部门工作人员人工填报表格，长此以往，繁琐的工作加大了人事部门工作人员的压力，并对事业单位造成了不必要的人力资源浪费。新时期背景下，凭借着网络技术与信息技术的优势，事业单位可以使用软件系统进行人事工资档案管理。在软件的支持下，无论是工资发放，还是年报统计，人事管理人员只需要软件操作，软件功能齐全，实现了人事工资档案管理的信息化[1]。

（二）管理专业化

信息化时代背景下，人事工资档案管理已经呈现出专业化的发展趋势，例如资讯电子化和保存缩微化。人事部门可以应用信息技术自动生成人事工资报表，工资项目可以自动调整。新进员工与退休员工的工资审批可以借助计算机系统完成，推动人事工资档案的专业化，减轻以往的人工劳动压力，提升人事部门的工作效率。

二、新时期单位人事工资档案管理工作要点分析

（一）建立工资档案检索卡

过去的人事工资档案以纸张为主，需要人事部门进行手工处理。随着工资制度的改革和按劳分配制度的深入，当前事业单位工资结构较为复杂，传统的档案管理模式无法保证管理质量，不利于人事部门工作效率的提高。对此，建议事业单位建立工资档案检索卡。在检索卡中将职工的姓名、出生年月、个人文化程度、工作时间、工资情况详细录入，确保该工资档案检索卡的一致性。编制工资档案检索卡时，需要保证个人学历与国家教育部门承认的学历相符合，职工参加工作的时间需要与事业单位承认的年限相符合，职工工资级别需要与工资额一致。不仅如此，职工职务需要与所在部门的岗位一致，只有这样才能明确工资审批工作，并简化人事工资档案管理程序，减轻人事部门的工作压力[2]。

（二）使用电子文件进行档案管理

建议在事业单位内使用电子文件的形式进行人事工资档案管理。应用纸质文件保存档案，在后期保存中容易造成的档案破损或丢失。人事部门可以应用计算机与网络信息技术，凭借电子文件的优势进行人事工资档案管理，所有档案资料可以存到U盘中，也可以存入电脑系统，并在百度云中备份处理，并实时更新，这样做可以保证人事工资档案不会受到影响，延长其使用寿命。管理人员为人事工资档案选择存储介质的时候，需要选择安全性与可靠性较高的介质，防止后期管理人事工资档案时出现系统故障问题。如果存储介质使用时间比较长，建议管理人员定期更换，确保其人事工资档案的可持续性管理。

事业单位可以应用人事工资档案管理系统，凭借网络信息技术的优势进行档案管理。在薪资设置方面，系统内设百余种适应不同行业薪资表模板，可以自定义员工匹配；系统支持考勤计薪规则编辑，如加班、调休、假期薪资设置等。在薪资核算方面，系统拥有多种配置公式，人事部门工作人员可以随意选择，也可再自定义编辑；员工异动自动生成社保公积金，增减员明细，便于及时校验月度汇缴准确性。在薪资报表方面，系统能够统一月份中的不同方案报表数据合并；个税申报及多维度报表统计一键生成；工资单显示项目自定义选择，关联“人事工资条”可一键发送。

（三）实现工资档案台账化

事业单位人事工资档案是经济形态发展的产物，原始记录性是人事工资档案的本质属性。应用计算机与网络技术管理人事工资档案可以提高管理质量，但是为了弥补传统人事工资档案中的漏洞问题，提升工作精确度，建议事业单位为人事工资档案建立管理台账，也就是工资变动情况登记表。在登记表中包含职工个人信息、工资改革之前与工资改革之后的工资基本情况，且在工资变动情况登记表中特别明确了工资改革后变动专栏，根据该职工工作与职务调动情况进行记录，实现人事工资档案的台账化管理。

（四）提高工资档案管理人员的技术水平

实现事业单位人事工资档案的信息化管理，可以依靠计算机技术完成。与此同时，还需要加强对人事部门工作人员的培训，引导其学会计算机人事工资档案管理系统的正确操作方式。只有这样，才会让档案管理人员具备基础专业知识与技能，并凭借着现代化服务意识补充以往的人事工资档案管理知识点，优化自身知识体系，逐渐精通人事工资档案管理业务。

总结：总而言之，事业单位中人事工资档案管理工作与每个职工的切身利益关系密切，且人事工资档案管理工作十分敏感，人事部门的管理人员需要凭借自身认真负责的工作态度，熟悉当前工资制度，按照政策规定进行档案管理。随着网络技术与信息技术的深入，人事工资档案管理人员需要强化服务意识，积极参加事业单位组织的培训，从而强化自身综合素质。