商务英语信函的体裁视角分析

【摘要】本文运用体裁分析方法分析商务英语信函的特征，认为商务英语信函特殊的交际目的决定了其体裁的特殊性，并结合实例，总结出撰写商务英语信函的一些可行策略。

【关键词】体裁分析;商务信函;交际目的;语用策略

【作者简介】牟楠，海南热带海洋学院。

一、引言

随着语言学、心理学和社会学的发展，人们不再简单地视体裁为文学艺术类型，而是视之为“一类交际事件”，这些事件共同分享着某组交际目的，而这些目的又构成了体裁的理论依据或逻辑依据。这种理据不仅形成了话语的图式结构，还影响和限制了内容与风格的选择（Swales，2001：58）。在经济高度发展的今天，我们可以看到商务英语信函在对外贸易活动中发挥着日益重要的作用，成为一种不可忽视的体裁。然而，很多对商务信函的研究往往只停留在语法和词汇的层面，忽视了对这种体裁交际目的和语言策略的认识和把握。所以本文将运用体裁分析方法对商务信函体裁进行具体分析。

二、理论背景

1.体裁。“genre”一词来源于法语，早期时它指的是非言语世界的东西，是指以写实手法画出日常生活的风俗画。60年代之后逐渐被语言学家们引入语言学的范围。关于体裁的概念，最早是由Swales（1981）提出来的，后来Bhatia（1993）在Swales的体裁概念基础上作了进一步的阐明;而国内对体裁的概念作出解释的学者主要有秦秀白（1997）和方琰（1998）。本文主要引用Bhatia（1993）对体裁定义的解释。

2.体裁分析。体裁分析既涉及文体分析，又涉及语篇分析，其根本宗旨是研究语篇的交际目的和语言使用策略（秦秀白，2000） 文体分析包含两方面的内容：一是语言描写，即从语音词汇、语法及语篇内在结构等角度分析语篇的内部组织机制，以回答“What does the text mean？”的问题;二是对特定语篇所选择的语言成分的得体性进行研究，回答“How does the text mean what it means？”的问题，从而可以达到对语篇进行鉴赏的目的。但是文体分析主要是围绕语篇的内部结构进行，极有可能忽略导致特定语篇形成的情景语境。所以，当我们对话语或篇章进行分析时，我们不仅要重视语篇的衔接手段和句际关系，还要重视语篇的宏观结构分析和这种语篇体裁的交际目的和语言策略。

三、商务英语信函的体裁分析

1.语篇体裁的结构分析。商务信函旨在解决贸易交往过程中的具体事务，但由于商务环节不同，其交际目的和语用策略不尽相同。在不同的环节，商务信函的具体语用功能也是不同的，如有建立业务关系的，有促销的，有索赔的，有讨价还价的，等等。所以说，商务英语信函特殊的交际目的决定了其体裁的特殊性。

商务信函段落的发展多数呈层次结构关系，句子层层积累，用相应的连接关系词，把多个层次的句子连接成一个纵向的层次结构，其中较多使用递进、转折、因果的连接关系。下面以一封还盘（counter offer）的商务信函为例，分析其结构特征。例：

Dear Mr. Chapman：

Thank you for your order of Oct. 5.

However， we very much regret to inform you that we cannot grant you the discount of 15%. As stated in our letter of September 25， we cannot possibly make a discount exceeding 10%. Our computer is so fine and our profit margin is so small that it is impossible for us to make any further concession.

If you really take into consideration our serious situation， you would agree， we wish， to the 10% discount we have offered. We will ask you， therefore， to confirm this as soon as possible because we can guarantee prompt shipment if we can start on your immediate order. We promise you that we will give your order our best attention.

Sincerely， Bruce Hendel

這是一个完整的语篇结构，其交际目的是为了拒绝对方要求报价15%折扣的价格，劝说对方接受先前提供报价10%折扣的价格，从而达成交易。信中首先感谢卖主报盘，Thank you for your order of Oct. 5. 为第一层动向;然后对不能接受该盘表示歉意we very much regret to inform you that we cannot grant you the discount of 15%.为第二层动向;再阐述不能接受的原因Our computer is so fine and our profit margin is so small that it is impossible for us to make any further concession.为第三层动向;接着提出还盘If you really take into consideration our serious situation， you would agree， we wish， to the 10% discount we have offered. 为第四层动向;最后敦促对方接受还盘We will ask you， therefore， to confirm this as soon as possible because we can guarantee prompt shipment if we can start on your immediate order.为第五层动向。

第一步首先感谢对方报盘，在这类不愉快信件中可起到缓冲器（buffer）的作用，减轻坏消息对人的打击，体现了“礼貌原则”。紧接着笔锋一转，并表歉意，体现了写信人诚恳周到的态度。然后巧用虚拟语气进行还盘，表明自己的立场。把提出还盘和敦促对方接受还盘的句子放在最后，体现了 “为对方着想的原则”。而且在这篇短小精悍的还盘函中，利用连词however和therefore很好的实现了语篇连贯。那么通过分析，我们可以看到还盘信函的语篇程式一般包括以下五个层次动向： （1）感谢对方报盘; （2）对不能接受该盘表示歉意; （3）阐述不能接受的原因; （4）提出还盘; （5）敦促对方接受还盘。

2.语言策略分析。

（1）采用“你方视点”。商务英语信函经常通过摆事实、讲道理、列数据来劝说对方接受本方的报盘或还盘，但是，要达到交际目的，写信人必须讲究一些语用策略，如在语气上要婉转一些，设身处地为对方着想，站在对方的角度考虑问题，且尽量强调对方的重要性，这样才能使对方感觉到我方的诚意，提高对方接受本次交易事项的可能性。

一般来说，本着“为对方着想”的原则，在句子的安排上，当所谈及的话题有利于对方时，句子的主语通常是you;当话题不利于对方时，句子的主语通常是we或是话题本身;这样就使得句子的语气显得平和、友善。

例如：

（d） If you order our products in quantity， you will surely increase your profit.

本例句首先考虑的是对方的利益。当然，如果对方订购大量产品，本方自然也会受益。但这样的内容不出现在文字当中，这就是语用策略的使用。

（2）巧用委婉语气。贸易活动涉及双方的经济利益，所以在交易过程中难免会出现一些矛盾。这时宜用委婉的辞令去化解矛盾。即使对方与本方立场发生冲突，也不应当面表示怀疑;表达拒绝时通常会伴随着理由的陈述、歉意的表露，这样才不至于冒犯对方而自断财路。所以，商务英语信函较多的使用We are afraid…， I would like to say…， It would be advisable for you to…等委婉语句来间接表达抱怨、不满或拒绝。

（3）采取合作态度。外贸公司都希望能与生意伙伴保持长期合作关系，因此，即使明知一笔生意可能会失败，也会采取合作态度，向对方提些建议，争取让对方不至于太失望而从此断绝往来。如：

（e） We hope that you have not been inconvenienced， and that you will enjoy your purchase for a long time to come.

此例句出自一封因装货受损而致歉的商务信函，供货商巧先是真挚的表达歉意，然后又提供延长付款期这一有利于对方的条件，不仅增加这次合作的可能性，也为以后长期的交往合作埋下了伏笔。

四、结论

综上所述，我们可以看到商務英语信函特殊的交际目的决定了其体裁的特殊性。本文通过从商务信函语篇结构和语用策略两个层面对商务信函的体裁进行了分析，揭示了其交际目的和语言策略，也为人们在商务交际活动中能更有效地利用这一媒介，促进经济发展和贸易合作提出了一些有效建议。总之，在撰写商务信函时，应该做到既能维护自己的利益，又显示出礼貌的修养，这样才能真正解决纠纷，树立公司的良好形象，发挥商务英语信函的交际职能。

参考文献：

[1]Ashley， A. Handbook of Commercial Correspondence [M]. Oxford OUP，1992.

[2]Bhatia， V.K. Analyzing Genre： Language use in Professional Settings[M]. London： Longman Group U. K. Limited，1993.

[3]Swales， J.M. Genre Analysis： English in Academic and Research Settings[M]. Shanghai： Shanghai Foreign Language Educational Press，2001.

[4]鞠玉梅.体裁分析与英汉学术论文摘要语篇[J].外语教学，2004 （3）.

[5]李俊儒.用“体裁分析”方法研究商务英语信函特点[D].南京财经大学，2006（6）.

[6]秦秀白.体裁分析法评述[J].外语教学与研究，2000（1）.