A高校财务处定岗定编问题研究

朱晓琼

财务处是高校的重要部门，岗位设置会影响到财务工作的开展。在文中就以具体高校为例，对该高校财务处现状进行了分析，明确了其原因，并就如何改进提出了建议。

A高校财务处现状分析。A高校财务处现有106名员工，其中男性员工仅为19人，占17.9%，不到总数的五分之一。20-30岁和31-40岁员工所占比例最大，合计占总数的65.8%。具有大专学历的员工占26.3%，具有本科学历的占52.6%，具有硕士学历的员工占18.4%。高学历的员工队伍无疑为财务处的发展奠定了良好的基础。

一、定岗定编中存在的问题

（一）人员数量不足。普遍反映科室内人手不足，导致很多工作没有人做，很多工作做不到位；员工工作负荷增加；工作职责不明确等问题。部分岗位严重依赖个别员工，当这些员工不在岗时，工作便无法进行，严重影响了工作效率。

（二）人员流动较快。人员流动较快。这不仅对组织，而且对员工均会产生不良影响。从组织的角度来看，较快的人员流动不利于工作的衔接和过渡；不利于生产率的提高，因为不熟悉业务的新员工较易产生工作失误，甚至会影响工作的正常和顺利进行，降低工作效率，增加组织的运作成本。

（三）人员素质与岗位职责不匹配。人-岗匹配是指人和岗位的对应关系。近三分之一（11人）的员工认为员工能力与岗位职责匹配度不高，有的人明确表示其所在科室内人员素质达不到工作要求。

（四）工作量分配缺乏合理性。对比不同受访者的描述，发现“苦乐不均，忙闲不一”的现象较为普遍：有些岗位常年忙碌（20位受访者提及），有些岗位忙闲不均（17位受访者提及），少数岗位则工作量不饱和（1位受访者提及）。工作量的分配不均，造成部分员工无事可干，部分员工经常要加班加点。

（五）岗位职责不清晰。有2名受访者反映岗位职责长期以来都没有明确地划分。提出此问题的2名受访者都认为产生该问题的主要原因是人手不足。岗位职责不清，会导致工作不易于操作和监督。

二、原因分析

具体而言，其直接原因是：

（一）工作数量与结构发生变化。目前学校经费逐年增加，经费来源呈多样化的趋势；上级主管部门对财务处的要求也在持续提高；尤其是随着学校人才战略的逐步实施，教师对财务处工作期许的也不断提高，这些因素不仅使得财务处工作量增加，而且导致其工作性质发生改变，由原来的日常工作，改变为日常工作与项目制工作并存的局面。而工作数量与结构的变化不可避免地造成人手不足、忙碌等问题。

（二）培训工作没有因应工作数量与质量的变化而及时调整。经过访谈，我们了解到目前整个财务处层面的培训内容较为浅显，培训形式也较为单一，没有针对组织需求，任务需求，人员需求进行分析，且没有系统的业务培训和针对项目的培训，总之，培训供给与培训需求不匹配。

（三）晋升制度的限制。有6名员工反应了财务处晋升制度的问题，从访谈中我们了解到，财务处目前缺乏有效的激励和约束机制，年轻、高学历、少经验与年龄偏大、经验丰富形成较大差别，加之受限于学校的评选考试程序、招聘条件以及编制不足的限制等，使得员工的晋升机会较少，自身职业发展受到限制。

（四）薪酬水平过低，引起员工的不满。在受访的38名员工中，有12名员工对其目前的薪酬水平表示不满，接近受访者总人数的1/3，而19名受访者则表示对目前的收入没有什么感觉，占总受访者数量的1/2，只有7名员工表示其满意目前的薪酬水平，不到受访者总数的1/4。

（五）同工不同酬，导致员工产生内部不公平感。受访者表示财务处目前存在同工不同酬的问题。主要是工作内容和工作量相同的B岗员工与A岗员工在薪酬水平上存在显著差距，这就导致了员工产生内部不公平感。

三、对策及建议

（一）从人力资源管理的角度系统处理岗位设置问题。只有系统地思考人力资源管理的各项工作，才能帮助我们认识到岗位设置存在的问题，并采取对策加以改进。人力资源规划中的供需预测可以为招聘和解聘提供数据支持。绩效考核和薪酬管理是进行人员需求和供给预测的一个重要基础。有效的招聘和配置过程是“人企匹配”“人岗匹配”的保证，不仅可以降低组织的培训开发成本，在此基础上，组织的绩效也相应的可以得到提高。绩效考核的结果为培训提供了有效的依据。

（二）合理设置岗位，进行定岗定编。1.合理设置岗位，完善岗位说明书。针对财务处存在的问题，需要重新理清部分科室岗位设置的现状，改善科室内部的协调配合，避免科室内的岗位设置与科室本身的目标互相冲突。2.进行定岗定编。定岗、定编财务处加强管理的基础和前提。定岗、定编的基本依据是组织的发展战略、业务目标，定岗、定编的目的是实现“人、岗、事”三者之间的合理匹配，以达到“人尽其才、才尽其用”的目标。

对于财务处目前存在的问题，我们认为定岗定编的任务应该重点把握以下几点：

掌握关键业务岗位。对财务处全部岗位的工作性质进行分析和观察，从而全面掌握每个岗位的工作状态，了解哪些岗位工作量大，压力较大，哪些岗位工作量较小。

加强编制管理。对于必须增加人手的科室，要尽快配齐编制。

加强定岗管理。避免科室内部出现“一个萝卜一个坑”的现象。

提高人岗匹配水平。针对人员素质与岗位职责不相匹配的情况，可以通过培训提高员工的工作能力，或将员工调往与自己能力相匹配的岗位工作。

（三）统筹规划人力资源。针对财务处人力资源规划方面存在的问题，我们提出以下几点建议：

1.建立人力资源信息系统。信息系统可以是人工的，也可以是计算机化的。不论何种形式，其均能为人力资源规划建立人事档案，并为晋升人选的确定、特殊项目的工作分配、工作调动、培训、工资奖励计划、职业生涯计划和组织结构分析等工作提供信息支持。

2.人才梯队管理与继任计划。鉴于财务处具有人才供给断层的隐患（部分岗位离不开特定员工），进行梯队管理和制定继任计划就显得至关重要。可以通过以下步骤来进行。首先，成立人才继任计划实施机构：人才发展与评鉴委员会。其次，确定关键岗位层级图。然后，进行人才盘点与发展力评估。最后，制定并实施继任者发展计划。

（四）设立科学的考核指标。针对现有考核指标主观性强、不科学的问题，财务处的首要工作是科学地设立考核指标。考核指标应来源于组织战略目标、部门目标的分解、工作流程和岗位职责。设立科学的考核指标要特别注意2个方面：

第一，加强绩效反馈面谈。针对现有绩效考核目标单一（管理目的）的问题，财务处还应致力发挥其开发目的，绩效反馈面谈无疑是较为可行的方法。

第二，建立轮岗与竞岗制度。使员工进行自我职业生涯管理。通过轮岗和竞岗，可以使得员工从多方面发挥自己的能力，提高自己的综合水平，培养全局性的眼光，在一定程度上缓解晋升制度的限制造成的问题，并且可以辅助性地解决薪酬方面所产生的问题。

（五）建立健全有效的沟通机制。可以通过年度报告会、月例会、周务会、调研会、座谈会等形式，快速地将信息进行有效的传递，使各科室各部门每个员工按计划有条不紊地履行岗位职责，团队和谐运行，保障财务处战略目标的顺利完成，更好地服務于学校和全体教职员工。

总体而言，高校财务处长期以来恪尽职守，为学校做出了应有的贡献。虽然定岗定编存在一定的问题，只要在分析原因的基础上积极采取对策，就会人岗匹配，人尽其才，稳步前行。（作者单位：北京人大文化科技园建设发展有限公司）