浅析人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

张雁

摘 要：人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用，它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和利用，为人力资源开发提供有力的保障。

关键词：人事档案管理 企业 人力资源管理 作用

随着经济全球化和信息化时代的到来，人事档案作为单位重要的信息资源具有极高的保存和参考价值， 是人力资源管理的关键组成部分。人事档案记录着企业中每一个人的成长经历、德才业绩、工作表现，是一个以企业员工为基础保存起来的文字、表格、图像等形式的历史记录。对人力资源管理具有一定的借鉴作用。人力资源管理是一种管理员工关系的方法，它注重开发企业职员的潜能，对于增强企业的核心竞争力有至关重要的作用，人事档案管理在人力资源管理中起着很重要的作用。同时人事档案中的信息是人力资源管理过程中有效识别、选拔、使用人才的关键依据。两者紧密联系在一起，既相互影响，又相互促进。

一、人事档案管理与人力资源管理的关系

人事档案管理可以作为人事管理过程中对职工整体素质和技能评价的有效依据，同时也是人力资源管理工作的一部分内容。单位人事管理人员可以通过查阅人事档案来了解和分析职工的工作态度和个人能力，是人力资源管理部门对职工绩效考核的重要内容。

人力资源管理包含人事档案信息管理，人事档案管理能够对人力资源的管理起着积极的促进作用。企业可以通过人事档案来了解员工，通常利用人事档案资料对员工进行绩效考核，以及选拔优秀的人才。正是由于人事档案记载了员工较为详细的资料和信息，一些企业的领导一方面可以通过人事档案查阅自己员工的相关资料，包括员工的工作经历、工作情况、家庭情况等等相关的内容，提升员工的工作能力，为企业创造更多的财富和利润。

二、 人事档案管理工作在人力资源管理中担负着独一无二的作用。

一是人事档案管理能够为人力资源管理提供重要可靠的依据，从而保证单位决策的科学化、正确性。二是人事档案管理能够为人力资源管理提供真实可靠的信息，从而为单位选人、用人提供有价值的参考信息。三是人事档案管理可以优化人力资源管理的合理配置，从而使单位的人力资源得到最佳的配置。

1.人事档案管理有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力，企业在招聘使用人才方面，一般都会参考人力资源的相关信息。科学的人事档案管理，能让企业及时发现人才，避免埋没人才，避免了在工作中出现盲目性，减少了企业中优秀员工的流失。对人事干部的职称评定、工资福利以及奖惩等均是建立在人事档案的基础上。

2.人事档案管理有利于人力资源的合理配置。通过做好人事档案管理能够有助于实现企业各部门之间资源共享，从而对其进行科学管理。在参考人事档案的基础上进行合理的配置，结合员工自身的专业特点和自身能力的不同，配置最佳的人员到适合的岗位进行工作。同时人事档案为人力资源管理提供可靠的数据信息， 通过加强信息传递的通畅性，确保了各个企业之间、各个部门之间以及各个员工之间信息的正常流动。做好人事档案管理工作能够有效地为企业人力资源管理工作提供合理的配置，从而保证了人员的合理利用，避免出现人才流失、人才过剩等现象发生。

3 .人事档案与员工的切身利益密切相关。事业单位的员工、国家公务员以及政府机关部门中的人事档案体现的是员工对组织的信任感和归属感，同时增强了单位对员工的凝聚力和向心力。而其他企业的员工，因其具有一定的流动性，使得他们的人事档案成为了失业保险、医疗保险等的重要依据。

4.有利于开展员工培训活动。根据单位人力资源的现状，人事档案能够很好的帮助单位对人力资源进行规划，人事档案中对职工的很多方面信息都有记载，例如人才质量、人才数量、人才水平以及分布情况等重要信息，对这类档案的收集、汇总、整合、分析，可以为单位人才现状做一个全面了解，可以有效地帮助单位有针对性地设定职工培训项目。一个单位要想在激烈的竞争环境下很好地发展与生存，就必须要不断的提升自我。提升自己的有效办法就是让自己的職工也变得强大起来。

5.利于企业人力资源的需求预测的科学化与规范化。人事档案可以让管理者更加明确人力资源的倾向，避免盲目做出预测，减少不必要的人才流失。

6.人事档案管理工作有助于促进企业的经济发展。企业的人事档案是对每个员工成长历程的真实写照，能够反映出每个员工的基本能力水平以及综合素质水平。人事管理部门可以通过档案了解到职工内心真正想要和想得到的东西，那么当职工在表现突出时，满足他们的诉求，这样无形中给他们一种发自内心的激励，企业通过从档案管理部门中获取员工的档案信息，化档案资源优势为人才优势，做到知人善用，从而促进企业的进一步发展。

三、加强人事档案管理的改进措施，为现代人力资源管理服务

人事档案管理必须要适应现代化管理的要求，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求，为人力资源开发提供有力的保证。

1.提高档案管理人员的的业务素质。在知识经济时代，随着现代化水平的不断提高，旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要，在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员进行培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能够适应新形势下的新要求，要让他们端正思想，摆正位置，增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作。

2.建立健全合理的人事档案管理制度。

有了健全的制度，人事档案才具有参考价值。在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确，装订整齐;在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠。

3.提升人事档案的真实性。人事档案管理工作应该不断对员工档案的真实性进行调查，核查人员的基本信息，避免人事档案中存在虚假信息。

4.完善人事档案的相关内容。传统的人事档案管理工作往往只会记录员工的基本信息，如年龄、政治面貌、家庭情况、工作经历等等。但随着时代的改变，这些信息已经不能满足企业对员工进行全面的了解和管理，所以在原有的基础上，应该适当增加一些能够放映个人专业能力的考核资料以及一些能体现员工素质情况的材料，以此来完善人事档案内容的不足。应定期对人事档案的变动情况进行动态管理，剔除过期的信息，补充有价值的信息，使人事档案的价值得以充分的体现。

综上所述，随着时代的发展和社会的进步，企业会越来越注重人事档案的重要性，而且人事档案在人力资源管理中起到关键的促进作用。人事档案管理的好坏决定了人力资源的配置和企业的发展。为了企业的更好发展就要求我们在人事档案上做足工作，只有这样企业才能更好地发展。

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