关于水利工程档案管理信息化建设的思考

蒋盈凝

[摘 要] 水利工程档案管理是比较特殊的，因为其关乎水利工程的扩建、维护、修理，甚至关乎到我国水利工程方面的科研。实现水利工程档案管理信息化建设，是提高这些资料利用价值的关键。文章主要讨论了现阶段该类档案管理信息化建设的影响因素，并针对性给出对策，希望对该类工作具有一定的帮助。

[关键词] 水利工程 档案管理 信息化建设

中图分类号：G270.7 文献标志码：A

在互联网技术以及计算机技术大面积普及，“互联网+”已经成为一种先进的经济发展模式时，我国水利工程档案管理工作却相对滞后，大部分还是传统管理模式，技术资料、行业信息、国家政策、工程合同等档案资料还是传统的管理方式，先进的也只是将这些资料扫描存盘。档案云盘存储等技术还没有大规模推广，这无形中使得水利工程档案资料的利用率十分低[1]。

一、实现水利工程档案信息化管理目的

和其他档案管理目的一样，水利工程档案信息化管理是为了提高这些档案资料的利用、参考、使用、指导等价值。在信息社会，这些信息流动起来，对于我国水利工程的发展具有积极意义。下边对其信息化管理的三个目的予以分析。

（一）方便水利工程后期使用以及维修

水利工程进行过程中会产生诸多资料，比如水文资料、地质资料、设备资料、技术信息等等，这些信息分门别类管理对于后期使用来说极具方便性，一旦出现故障或者病害，可以在相关资料基础上形成对应的解决策略。特别是那些隐蔽工程的资料更为重要，因为隐蔽工程具有隐蔽性，往往出现故障或者病害，等到发现时其已经形成了一定规模，有效管理隐蔽工程资料，可以对工程规模以及核心技术予以分析，对病害进行积极处理。

（二）降低档案馆占地规模，实现高效率管理

信息化管理最大最直接的目的就是实现高效管理，降低档案馆占地面积，实现管理的最大社会效益。信息化管理可以将所有资料进行数字备份，使得各种资料可以长期存储持续发挥作用，提升了其价值[2]。

（三）方便工程完结审计以及阶段审计

水利工程是比较特殊的，其审计往往存在历时长、操作繁琐、调集证据多等特点，所以水利工程档案信息化管理也是为水利工程审计服务的，利用其随时随地调集证据，了解工程量、技术标准、人力使用、材料价格等情况。

二、影响我国水利工程档案管理信息化的因素

现阶段影响我国水利工程档案管理信息化进程的因素主要有：管理层观念、设备因素、管理人员能力、管理制度等等因素。

（一）管理层观念

水利工程档案管理信息化涉及具体设备更新、操作人员聘任，更涉及到水利工程资料的采集储存，要积极扩展馆藏，这意味着增加了管理成本。对于管理层来说无疑成为影响决定的一大因素，而管理层对水利工程档案的重视程度直接影响了水利工程档案管理信息化工作的推进。

（二）设备因素

目前，大部分水利工程档案管理设备都比较陈旧，这些设备和信息化管理存在很大差距，需要更新设备。有的单位虽然使用了电脑对档案进行管理，但仅作用于检索纸质档案，无法直接在电脑上查看及利用档案内容，这无形中降低了档案的利用价值。另外，信息化设备也利于水利工程相关档案采集，但是因为这方面的欠缺导致采集工作落后，馆藏得不到有效扩充。

（三）管理人员水平

信息化管理需要档案管理人员懂得计算机技术、互联网技术以及自媒体后台管理等等，这无疑增加了目前工作人员的压力，且档案归档、档案索引、档案上传等过程较为繁琐，会使一部分人产生抵抗情绪。因为现阶段水利工程档案管理人员大多是年龄较大即将退休的人员，或同时兼任其他工作的管理人员，导致档案信息化工作推进难以进行[3]。

（四）管理制度因素

从传统管理向信息化管理转变是比较复杂的。首先，档案采集工作和传统档案采集有很大的不同。其次，在档案利用上也会出现新的要求，而这种要求提升了工作难度，需要对应出台激励政策。再次，需要不断组织培训教育，使得管理人员具有信息化管理思维。传统管理制度因为缺乏伸缩性，给档案管理相关人员造成了压力。

三、促进我国水利工程档案管理信息化的策略

上文从理念到设备，从人员到制度，针对性解析了影响我国水利工程档案管理信息化的因素。下文提出促进我国水利工程档案管理信息化的策略，并结合当前水利工程BIM技术提出信息采集建议，希望对当前水利工程档案信息化管理起一定借鉴作用。

（一）建立信息化管理观念

首先，通过国家健全完善相关规范。现阶段出台的有2005年颁布的《水利工程建设项目档案管理规定》，但是此规定仍然存在不足，主要用于纸质档案在相关单位比如建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等之间的内部流通标准化，对档案管理信息化要求及标准较为模糊。因此，需要加强档案管理信息化的范围，要积极改变传统的管理理念，确保档案利用价值的提升。其次，组织相关单位积极学习，建立档案管理者社会责任心，提升其档案管理的认识，使其提升档案信息化管理水平[4]。

（二）更新设备并确保兼容性

积极改变现状，置办相关设备，更要积极注册云端账户实现资料的转移。从成本角度考虑，可以阶段性提升设备规模以及层次，这就需要有计划有目的地更新，而且要确保设备具有极强的兼容性，比如插口以及软件的兼容等等。为了确保档案采集扩充馆藏，可以建立内部信息网络，对随时产生的信息予以归纳处理，使其归置到相应的类别，利于其他部门使用。另外，现如今有一部分水利工程建设采用了BIM技术，该技术具有3D建模、数据分析、风险管理等功能，其涉及到的资料都是非常详细而关键的，档案管理者可以对接该软件，将其中具体的数据予以复制归类，使得工程有关档案详细化类别化，利于审计等单位利用。

（三）组织培训提升管理者能力

为了提升档案管理者水平，可以邀请图书馆或者其他档案馆管理人员针对信息采集、资料管理、剔舊管理等进行专门培训，也可以邀请信息化管理软件业务人员进行专门培训提升管理者软件操作能力。为了提升培训效果，进行培训考核，考核成绩和工资、福利、奖金挂钩，促使管理者积极学习，避免消极怠工。

（四）丰富管理制度激发工作热情

首先，要对现阶段的管理制度进行调整改进，将信息化管理内容充分融入。比如信息采集、档案管理、档案利用效率等都要和信息化挂钩，能够形成具体的考核。其次，建立岗位责任制，对管理人员工作内容进行规范，明确具体指标，使得其明白自己工作范围以及责任，避免消极怠工，能够将信息化融入到具体工作中，使得内部信息对接流畅。再次，实现信息化管理内外两套系统，即信息化管理内外制度。对内要求内部部门沟通顺畅，避免信息不对称，对外要求能够和相关部门（除建设单位、施工单位、监理单位、设计单位之外的水利工程科研单位、水利工程院校等主体）进行顺畅信息对接，确保相关档案信息为我国水利工程发展做出贡献。

四、总结

我国水利工程档案管理现阶段来说，还没有实现档案价值社会化，这是亟待实现其信息化管理的主要原因。档案信息化管理受管理观念、管理能力、管理设备以及管理制度的限制，因此，必须从观念上意识到信息化管理的重要性，并提升自己的工作能力确保档案信息化管理工作顺利进行。观念转变了，管理水平提升了，具体的设备以及制度相对容易一些，只要动态完善即可[5]。

参考文献：

[1]戴红霞.小浪底档案信息化建设思考[J].档案管理， 2011（5）：39.

[2]丁静.加强沿海水利工程管理单位档案工作的思考[J].档案与建设，2002（7）：55- 56.

[3]杨明萍.档案信息化建设研究成果的分析与思考[J].中国档案，2017（11）：60- 61.

[4]宋丹.水利工程档案管理信息化建设思考[J].信息系统工程， 2015（5）：44.

[5]王雪妃.针对水利工程技术档案信息化管理中几个关键问题的思考[J].办公室业务，2015（9）：16.