建立档案数据库是现在档案管理的趋势

钟智

摘 要：档案数据库是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。档案数据库以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为社会各项建设服务。本文通过对档案数据库应用在档案管理方面的简单介绍，研究其意义和社会背景，为如何实现档案数据库提出几点建议。

关键词：档案数据库;档案管理;趋势;探讨证明

一、前言

社会信息化发展已经开始带动档案数据库发展，档案数据库建设也是信息社会建设的重要的组成部分。20世纪80年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了一场新的全球性产业革命——信息产业革命。在这场新兴的产业革命中，国民经济与社会发展的信息化是一项核心的内容，信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化水平的重要标志。我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段，各行各业、各个领域的信息化迅猛发展，信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势[1]。档案作为信息资源，面对信息化的发展潮流，档案数据库也必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。同时信息化也是档案事业创新发展的契机，无论是国家信息化中对于信息资源建设作为核心内容的要求，还是先进的信息技术为手段为档案各项事业的发展所提供的技术支持和保障，都是档案事业实现改革与发展的重要契机，档案部门必须紧紧抓住这一重要发展机遇期，适应时代发展的要求，积极作为，科学谋划，夯实档案信息资源作为国民经济与社会发展的战略性基础信息资源的地位，通过档案数据库推动档案事业的跨越式发展。

二、建立档案数据库在档案管理的意义

档案数据库建设符合社会需求与活动规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不宜用传统的方法来管理档案;另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要[2]。

在探索档案数据库建设中，其建设重点在于规划与设计，规划包括基础设施构建、档案信息资源建设、应用系统开发、标准规范建设和人才队伍建设等。其整体规划和总体架构比較完整，不仅有对馆藏数字化和馆务自动化的具体规划，还提出了实现文档管理系统和目录中心管理系统的中期规划，以及实现文件管理系统的远期规划。

档案数据库建设逐步规范。为进一步规范数字的档案馆建设，尽可能的少走弯路，国家和地方档案部门纷纷结合档案数据库建设的实践编制相应的建设规范，有效的指导全国各地的档案数据库建设。以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案接收、整理、保管、鉴定、保护、共享利用的档案管理模式[3]。其建设主要内容包括网络建设、软件建设、数据库建设、安全管理、制度建设、人才队伍建设、施工、监理与验收等。档案数据库建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、开发、运行等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。

资源得到有效开发利用。加快档案信息资源开发利用、实现社会共享是档案数据库的根本目标，“十二五”期间，各级档案部门认真贯彻党的精神，充分发挥档案数据库的技术优势，拓宽档案信息资源开发利用手段，不断加强和推进信息化条件下档案信息资源开发利用工作。加强多形式多层次共享平台建设，推进服务机制创新，促进档案信息资源的公开、共享和再利用，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力;加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境，建立长效发展机制。各级档案部门也都将信息化条件下档案信息资源开发利用工作纳入本地区、本部门在“十二五”期间档案事业发展的重要内容。

三、档案数据库发展现状

档案数字化建设。档案数字化是目前档案数据库建设的重要内容之一，“十二五”期间，许多档案部门在国家档案局一系列政策标准的支持和引导下，开展了不同程度的数字化工作探索。档案数字化工作迅速发展，档案数字化的规模不断扩大，档案数字化的规范日渐成熟，档案数字化加工市场已经逐渐形成，档案数字化对象不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案的数字化[4]。

有政策大力引导支持。《全国档案事业发展“十二五”规划》中明确提出：根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。充分利用信息化手段，对国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合，制定统一标准，规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互联互通的要求，建立与完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库。

档案数字化实践探索。在档案数字化的实践活动中，各地档案部门依据各自不同的档案特点和经济条件做出了不同的选择，“十二五”期间，档案部门在数字化建设中，已经逐渐形成了一套完整、成熟的方法，虽然目前国家和行业标准还不完善，但是各地数字化建设的思路和做法大同小异，标准和手段基本一致。

电子文件应用状况。由于国家信息化的整体推进，信息技术已在各行各业得到普遍应用，各组织机构、企事业单位的文件档案工作环境正由纸张环境向电子环境迁移，许多领域正逐步实现业务活动电子化、无纸化[5]。电子文件的地位和作用发生了明显变化，越来越多的机构开始逐步采用电子文件单轨运行。因而可以预见，电子文件应用的广度和深度将空前加强。

四、如何发挥档案数据库在档案管理的作用

档案数据库的标准体系建设。档案数据库发展过程中需要解决的问题很多，其中相关标准体系的建设尤其重要，迫切性尤为突出。档案数据库的标准体系应当包括覆盖文件和档案管理的完整流程。

为适应档案数据库建设的快速发展，“十二五”期间的档案数据库标准体系建设任务依然艰巨。需要加强顶层设计，通过业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案数据库建设标准，做到框架合理、体系完整，能够覆盖电子文件和档案管理的全过程[6]。使档案数据库工作落到实处，便于操作。

信息安全建设。档案信息资源是国家的宝贵财富，档案信息安全是国家信息安全工作的重要组成部分，确保档案信息安全，既是档案工作永恒的主题，也是国家信息安全工作的一项重要内容。档案信息安全体系建设是档案工作的重中之重，是档案事业各项工作顺利开展的基本保障。在档案数据库建设中加强信息安全管理，在采取有效措施和技术手段，保证数字档案信息管理系统运行安全、可靠的同时，建立健全本地区、本行业档案数字化、网站运行、数据库管理等各项涉及档案信息安全的工作环节的规章制度，建立档案数据备份和灾难恢复机制，提高信息化条件下档案信息安全保障能力。

制定规划措施，开展档案信息安全保障工作。加强档案信息网络系统的管理，保障操作安全、数据安全、接入安全和应用服务安全。建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，确保档案信息数据安全[7]。各地档案部门，按照国家和档案行政领导部门关于信息安全的統一要求，将档案信息安全保障体系建设纳入档案事业发展总体规划，提出本地区、本行业档案信息安全体系建设的具体要求，采取建设档案数据灾备中心、省市级档案馆结对子进行档案数据异地备份、重要档案数据异质备份等具体措施，有效开展档案信息安全保障体系的建设。

五、结语

综上所述，档案数据库建设任重而道远，是新时期档案工作所面临的严峻挑战，同时也为档案事业迎来了新的发展机遇。作为新时期的档案工作者，必须与时俱进的牢记时代赋予的光荣使命与责任，勇于迎接挑战、紧紧抓住机遇，把档案数据库建设作为档案事业发展的有利契机，推动档案事业与社会进步的同步发展。

参考文献

[1]陈慧.档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].城建档案，2016，13（6）：52-54.

[2]柴军荣.浅析人事档案管理现状及信息化建设的发展趋势[J].卷宗，2014，29（6）：354-354.

[3]李美玲.对档案管理系统的设计与实现研究[J].企业改革与管理，2015，27（9）：26-26.

[4]余松艳.信息化技术在地籍档案管理中的应用[J].城建档案，2014，36（9）：58-60.

[5]谭彦梅.中职学校档案管理工作的信息化研究[J].新课程学习（下），2014，28（12）：564-564.

[6]黄晓艳.浅谈档案管理理论对档案数据库建设的影响[J].中国科技信息，2014，31（9）：246-247.

[7]关敏峰.城建档案管理工作发展趋势的分析[J].经营管理者，2017，11（10）：009-009.

（作者单位：临高县人力资源和社会保障局）