新时代优化国企干部人事档案管理的探索研究

冷雪

摘 要：新时代下如何优化干部人事档案的管理工作，让干部人事档案在考察干部和选拔任用干部中发挥出其价值，是当前组织人事工作面临的新课题。本文以国有企业为例，剖析目前干部人事档案管理中存在的问题，提出优化干部人事档案管理的对策，推进干部人事档案的科学化管理，为新时代干部考察及选拔任用提供有力保障，促进人事管理工作的良好发展。

关键词：新时代   国有企业   干部人事档案

一、研究背景

总书记同志在新时代对干部提出了新的要求，贯彻新时代党的组织路线，建设忠诚干净担当的高素质干部队伍是关键，重点是要做好干部培育、选拔、管理、使用工作。干部人事档案作为全面考察和检验干部的最基本的方式和途径，在建设高素质专业化干部队伍中发挥十分重要的作用。2018年11月20日中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，从制度层面细化了新时代对干部人事档案管理工作的要求。在新时代新形势新要求下，如何优化干部人事档案的管理工作，发挥出其价值，为全面考察干部和选拔任用干部提供科学有效的第一手原始性材料，是当前组织人事部门面临的一项新的课题。

二、新时代优化干部人事档案管理的意义

所谓干部人事档案，即“是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。”其重要意义体现在以下几方面：

第一，为人事调整提供参考依据。干部人事档案详细的记录了有关干部人员的学习情况、工作效绩、思想觉悟等各种人事情况的准确信息，是对干部成长经历的有效记录。科学系统的做好干部人事档案管理工作，可以真正做到选贤举能、知人善任，有效落实好干部人员的人事调整，让干部人员能够在有关的岗位发挥其真正的作用。

第二，为个人或部门提供公共服务。人事档案的真实可靠性，使其具有的法律效力高于其他材料。为符合规定的利用者提供档案服务是档案履行公共服务职能的体现，例如查询出生日期、工作时间、入党团时间等，办理政审、出国（境）审查、离（退）休等业务都需要从人事档案中提取信息。

三、干部人事档案管理中存在的问题

（一）档案材料收集的时效性及覆盖面有待改善

干部人事档案材料收集工作是人事档案管理中最基本、最关键的环节，入档材料收集质量直接影响到档案发挥作用的价值。目前大多国有企业档案收集工作是停留在“你送我归”被动应付的状态。缺乏相关的督促机制，部门层面上，需要相关职能部门形成的入档材料往往不能及时的移交人事档案管理部门，例如入党材料、岗位变动、干部任免、退休审批等材料，这些材料通常包含着关键信息，需要提供利用。个人层面上，许多员工对于人事档案材料的重要性认识不够，不能准确辨别需要入档的材料范围，例如取得的在职教育及职业资格证书等相关材料长时间在存放个人手中。材料收集不齐、入档不及时将严重影响到干部人事档案的利用价值。

（二）档案管理的信息化程度有待提高

干部档案数字化的提出是组织人事工作发展的新要求，也是提高干部人事档案安全性和准确性的迫切需要。由于国有企业机构庞大，管理的人事档案数量较多，加上受计算机设备、系统、人员配备等客观因素的限制，很多国有企业的干部人事档案数字化目前尚未开展，现有的档案管理信息化程度仅停留在浅层查询上。在具体的利用时还是要通过人工翻阅纸质档案的形式，多次翻阅易造成传统的紙质档案容易磨损、脱落，甚至内容被借阅人涂改。这些都对档案管理的安全性产生威胁，并且增加了档案管理人员的日常工作任务。

（三）档案管理的队伍建设有待加强

从事干部人事档案管理的人员承担着十分重要的责任。干部人事档案管理规定，每管理1000卷人事档案，需要配备一名专职档案管理员。按照规定来看，目前很多国有企业的专职人事档案管理员在数量上是欠缺的。干部人事档案管理的专业性较强，随着档案管理信息化的开展，也要求干部人事档案管理人员的技能水平不断提升，但是在这方面的培训却投入不够。档案管理人员的工作模式易墨守成规，缺乏创新意识和工作的积极性。

（四）干部人事档案管理制度有待健全

很多国有企业干部人事档案管理虽是按照国家有关制度规定在开展，但是没有形成具体的人事档案管理规定，比如档案材料交接登记表、档案借阅登记表等沿用的是文书档案的管理制度。缺少细化的制度易造成档案管理部门与外界信息的不对称，档案管理部门对档案管理流程熟记于心，但是其它部门或者员工个人在提供档案材料或者是需要利用档案时，没有明确的制度可遵循，制度的不健全也不利于干部人事档案管理工作的规范化。

四、优化干部人事档案管理的对策

（一）建立督促机制，把握档案材料收集工作的主动权

档案材料的收集工作是一个持续的过程，为保证材料收集的及时性和完整性，组织人事部门要掌握档案材料收集的主动权。首先，要对干部人事档案的重要意义加以宣传，引起相关职能部门和员工个人重视。其次，要建立督促机制，档案材料的收集工作不能完全依赖于部门和员工个人的提交，组织人事部门还要对相关职能部门及员工加以督促，定期发布收集档案材料通知并规定时间截点。最后，要建立收集网络，可以以部门为单位指定专人负责本部门内入档材料的收集工作，这样既便于收集工作的开展落实到基层，也能减轻档案管理部门的压力，提高材料入档的效率。

（二）引入技术手段，提升档案管理的信息化水平

干部人事档案的信息化建设包括信息的数字化要求、信息库的建立以及信息的网络利用等。首先，实行干部人事档案部分内容的数字化。受客观条件限制，全面数字化在短时间内难以实现，可以先选取档案中部分关键内容进行数字化。特别是能够体现“三龄二历一身份”的档案材料，这些也是在日常工作中经常需要利用的信息。其次，建立干部人事档案信息库，丰富档案查询系统的内容。提炼关键信息，更新后台数据库，增设检索的词条，例如出生日期、工作时间、人员状态等等，信息库的数据要实时更新维护，有利于人事数据的系统化分析。

（三）加强技能培训，建设专业化档案管理队伍

人事档案管理人员必须具备较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。受定编定员的限制，专职人事档案管理员无法达到配备标准时，可以考虑在各部门选拔一批政治素质过硬，学习能力强，责任心重的骨干力量作为兼职人事档案管理员，进行阶段性紧急任务。此外，还要加强对档案管理人员的培训力度，包括专业的理论储备、实际操作技能，特别是最新出台的政策、制度，培养信息化管理理念。

（四）细化规范制度，建立制度化档案管理长效机制

建立健全新的干部人事档案管理制度，不仅是将国家现行的干部人事档案管理条例细化，更是要结合实际工作的情况，制定适应于本单位需要的管理制度。把握干部人事档案管理的条例的精髓，不断更新丰富其内涵，做到与时俱进，严格遵循规章制度开展档案管理工作。狠抓干部人事档案专项审核工作，一方面能够保障档案信息的真实性、客观性，便于组织的有效利用;另一方面在审核过程中发现问题能够尽快解决，实时对档案材料进行查漏补缺，促使干部人事档案的完善发展，确保干部人事档案的真实客观性。

五、结语

新时代优化干部人事档案管理工作是发挥好干部人事档案公共服务职能、提升干部公信力的需要，也是顺应新时代选拔任用干部工作新要求的需要。新时代干部人事档案管理工作应转变传统理念和方法，创新思维，积极主动，健全管理制度，增强管理人员的技能，加快干部人事档案信息化进程，助力人事档案工作的科学化管理，全面促进人事管理工作的良好发展。

参考文献：

[1]中共中央.干部人事档案工作条例[Z].2018.

[2]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京.中国档案出版社，2002.

[3]马琳.干部档案信息化管理模式构建研究[D].大连：大连理工大学，2017.

[4]冯凯.浅谈新时代干部人事档案管理工作的创新[J].黑龙江档案，2019（1）.