大数据时代企业档案管理发展趋势

周楠

摘 要：通过新思维、新方式、新资源观、新能力阐述了大数据时代档案管理的发展趋势。

关键词：大数据;档案管理;管理趋势

大数据是一种技术，更是一种理念，它的出现对各行各业都产生了巨大影响，推动着社会快速发展。大数据时代，档案作为其中一种重要数据、企业信息资源的核心，将给档案工作带来新的发展的契机，同时迎来诸多的挑战。

一、新思维

大数据视角下，档案作为数据中不可缺少的重要组成部分，档案管理工作面临着前所未有的变革和挑战。第一，企业档案工作主要负责档案资源的收、藏、管、用，一直以来重藏轻用，提供简单的借阅及编研工作。大数据时代，数据的提取、计算、关联、预测等技术将颠覆传统的信息开发利用模式，给档案开发利用工作带来更多挖掘的可能性，更广阔的发展空间，档案工作将从关注保管转向利用服务。第二，大数据给档案安全保密工作带来了巨大挑战，数据丢失、更改、失真以及数据泄密等安全隐患风险将大大提高，使档案工作将从关注档案保管转向数据监管、维护及处置、利用审批。第三，大数据与档案资源的融合，极大提高档案工作“智能化”，改变了档案工作传统管理模式，档案工作也从技术含量低端转向高端。第四，有学者提出档案工作未来研究重点是“数字档案资源整合与服务”，着力解决利用服务的适应性问题，企业档案管理的重点将转向跨专业、跨部门、跨系统、跨业务的档案资源整合和服务的协同创新与合作。

二、新方式

大数据给档案工作带来最大的改变是档案业务环节侧重点的变化，以往，档案工作多关注于收集，往往为无法齐全完整的收集到文件材料而想尽各种方法，而大数据时代影响档案工作却是信息的隐匿和泛滥，关注点将转移到数据的挖掘以及有效信息的提取。档案业务环节变化如下：

从图表中的比较可以看出，大数据时代给档案工作方式带来了极大变化。首先，收集工作，传统档案工作往往会在收集工作中耗费大量精力，运用各种方式方法去减少收集工作中的漏洞，被大家所熟知的“三纳入、四参加、四同步”的要求，主要目的也是为能够顺利开展收集工作，将档案工作设立在各个业务关卡，来确保档案的齐全、完整，但由于档案工作与企业业务工作脱节，很多单位对此要求的执行难以落到实处，对于收集工作并未明显改善。而利用大数据技术，使得各类数据的抓取和捕获将变得愈加容易，以“流处理”的模式将数据闪存，收集成本逐渐降低，档案收集工作的难题将从根本得到解决。

其次，整理工作，以往档案工作会耗费大量时间进行整理、装订，这些技术含量低、大量繁重的手工劳动占据了档案工作者的大部分时间，使得档案工作一度被轻视。传统档案资源中每份档案相对独立，档案资源的整合方式也相对单一，一般以人工手段按事件、项目、课题归类，将零散的文件聚集在一起，物理上使得档案具有逻辑性，但事件之间、项目之间、课题之间难以建立互通联系，难以挖掘更深层次的关系，对于提供决策支持显得力不从心。大数据技术使得互不连通的档案信息整合为连通的数据库成为可能，将所有信息数据化，包括非结构化数据和半结构化数据，通过数据寻找关联，使档案的价值得到成倍增加。

最后，利用工作，长久以“提出需求-检索答案-解决问题”守株待兔的低层次利用模式，解决问题的成功率受制于著录信息是否完整全面，其效率依赖于检索工具的科学性，利用目的多以工作查考为主，利用载体形式单一，以纸质原生信息（即档案）为主，难以提供知识服务及决策支持。大数据时代，当业务系统的海量数据集成和融合后，大数据分析技术会以计算机算法和逻辑规则给出人工难以得出的分析结果。服务内容，从提供孤立档案转变为知识服务，基于海量数据的关联性分析，大数据在趋势预测和发现隐性关联方面具备相当优势，使得各项业务、各专业、各个年代之间有机联系在一起，为决策问题打开局面，为技术创新提供更多思路。服务方式，从坐等用户上门转变为主动推送，通过对用户特征数据、行为数据、历史数据、反馈数据实时分析，跟进用户需求，满足用户个性化利用需求。同时，在处理用户查询过程中系统能够及时不断地提供反馈，根据反馈结果更改、调整、优化、完善用户服务策略。利用效率，不在局限于实地查阅借阅，减少用户与档案人员的沟通成本，以及信息不对称而导致查询失败，不再受时空限制随时获取。

三、新资源观

传统档案资源一般包括文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、实物档案，这些档案只集中收集企业内部的部分信息。大数据之所以称为“大”，包含了传统的小数据和现代的大记录，小数据指有根据的数字，大记录的表现形式是文本、圖片、音频、视频等。大数据广泛存在于各个领域、各个行业、各个学科，包括企业管理、科技、生产、采购、仓储、营销、运输等各个方面产生或采集的各种信息、数据，企业档案资源要运用大数据技术，企业档案就要与企业其他信息、数据一同纳入大数据资源管理，形成大的资源观。面向数据的管理方式使大量数据实现有效管理，有效打破信息孤岛，建立信息共享、开放、再利用。

档案资源角度，从国家档案局颁布的十号令可以看出，档案管理的范围覆盖了企业所有管理工作中形成的文件材料，档案的归档范围得到了极大的扩充，向“一切归档”的终极目标更进一步。实现“一切归档”的终极目标，需要企业档案管理平台实现与各个业务系统广泛连接和实时交互。“将档案系统融入企业其他信息系统，不仅要让各系统中生成有价值的文件、数据能直接在线归档，还要提供与领域业务流程及数据应用需求深度融合的解决方案，让档案资源随时在各系统的运行环节发挥作用”。

信息资源角度，具有信息资源属性的图书、情报、档案是企业信息资源的核心组成部分，这三类信息资源具备很多共性，有着类似的工作内容和目标，均涉及保存和提供利用工作，大数据技术给图书、情报、档案一体化带来了良好的发展机遇，可以将三类信息资源相互融合，构成三位一体的信息资源数据库。

四、新能力

1.档案数据安全

数据全生命周期、全过程、全面质量管理、风险管控的理论和技术条件日趋完善，同时，企业对于档案工作数字服务的需求日趋强烈，电子文件亟待从双套双轨制走向无纸化单轨制，与大数据行动融合。档案的原始记录性、凭证性是档案工作者在大数据时代关注和探究的重点，档案的原始记录性一旦无法保证，将会带来连续性错误，错误的存储、分析、计算导致错误的结果及决策。因此，要建立全面的数据信息安全保障体系，确保档案的真实完整、安全利用、可追溯。

2.档案信息保密

档案资源的开放与保密一定程度上存在着矛盾，大数据时代下，急需在档案的开放与保密中找到解决之策。人们常常容易陷入到两种误区中，一部分认为，现在已无密可保，有密难保，只注重档案的服务利用，而忽视了其保密要求，一部分认为，为避免泄密，将档案束之高阁，脱离现实服务需求，两种误区都将阻碍档案工作的健康发展。因此，对一些涉密及关键重要档案数据在文件形成时甚至之前就进行有效识别，运用技术手段确保档案数据源头及其全生命周期的安全。在档案数据的保密性得到有效保障的同时，充分发挥可公开档案数据的服务功能。在尽可能降低档案信息安全风险的同时，最大限度的开放服务中寻找平衡。

3.档案管理技术

首先，大数据包含很多方案、技术、模块，企业信息系统需要前期论证和不断尝试，找到适合企业的功能模型，兼具安全性、操作性、适用性。其次，大数据的其中一个特点便是数据量大，在数据量足够大时才能发挥出预测趋势、寻找关联的功能，企业如何获取足够的数据，获取多大量的数据，以及数据的选择才能支持大数据技术的发挥。再次，大数据包含结构化数据和非结构化数据，结构化数据便于数据的提取处理，而非结构化数据的提取处理还需要更加便捷高效的處理方式。最后，大数据的关键技术提取和挖掘工作，需要在企业信息系统中建立固定模型，并不断挖掘新算法，对杂乱的数据进行萃取、提炼、分析。

在大数据环境下，档案工作迎来了新的机遇和挑战，引入大数据管理理念是档案工作发展的重要方向，档案部门应积极探索，创新档案工作管理模式，更新对档案工作的传统认识，有效提升档案服务能力。

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