大数据背景下档案的管理与利用探究

张涵洋

摘要：在当今时代，大数据信息化的发展为许多行业和人们的生活带来了极大的便利，但同时也带来了重大挑战。在大数据信息化的时代，可以保存和获取越来越多的档案数据，但从分析和保存的角度来看，它变得更加困难，并且由于技术的不断更新，电子档案所具有凭证和安全特性就很难得到保证。文中分析了大数据时代的背景和电子档案理论，分析了大数据时代背景下电子档案管理的难点，并提出了相应的解决方案。

关键词：大数据;档案管理;措施

1大数据时代档案信息化管理的重要意义

所谓信息化的档案管理，就是指应用先进的电子信息技术，以更高的效率完成檔案信息的采集、整理和归纳。具体而言，在管理过程中，利用现代化技术可提升档案管理的工作效率，同时，削减了复杂的工作步骤，让档案管理趋向简明化、高效化;借助信息技术进行高效管理，还可实现档案信息资源的高度资源共享，在当下时代，信息资源始终占据重要的地位，所以，在网络如此发达的条件下档案管理工作也充分借助信息化为其服务，为各部门的工作提供便利的条件。因此，从这层意义上来看，档案信息化建设在整个管理工作中占据着重要的意义。

2大数据背景下档案管理面临的挑战

2.1档案管理制度尚不健全

完备的制度是实现有效档案管理的前提，但是，在当下一些的档案管理工作中，管理职责不清，甚至存在档案管理职责混乱的情况，针对这种情况，便是由于的档案管理缺乏科学性、系统性、合理性的制度。而由于信息化管理制度的不健全，相关人员的责任意识相对单薄，又由于缺乏相关制度规范，会导致重要档案有泄密的可能。

2.2数字档案数量日渐庞大

随着技术手段的不断发展，各行各业都产生了大量的数字档案。传统的文件管理模式无法很好地管理这些数据。传统的管理方法无法处理大数据量的数字文件，必须应用于大数据。管理模式，但由于对数字文件管理缺乏了解，它在实践中经常混淆，并没有形成一定的管理系统和标准，这使得访问和检索数字文件信息变得困难。

2.3缺乏专业人才对档案数据进行管理

大数据时代档案管理工作对档案管理人员提出了更高的要求，大数据时代档案管理更多凸显档案价值的利用上，这要求档案管理者不仅要有扎实的档案管理业务知识，还要精通大数据及云计算技术，能对档案数据在进行收集、整理的基础上更好地挖掘数据背后的价值。现阶段很多档案管理人员对大数据的认识不够，管理理念仍然停留在传统的档案管理层面，不能适应大数据时代档案管理发展的需要。

3大数据背景下档案管理的措施

3.1加强档案管理安全体系建设

依赖于大数据技术的档案资源信息安全受到了很大的挑战，档案管理者要做到如下几点：一要健全档案安全管理规章制度，确保各项工作有章可循。在设计档案管理的流程中增加监控程序，对信息化电子档案的归档、查询建立相应的授权审批制度。二要增强技术投入，利用防火墙、杀毒软件等先进的技术手段确保数据不被攻击，利用身份认证、加密技术确保数据不被泄露。三要建立容灾机制，实时对档案数据进行备份，并定期对以前年度存放的档案数据进行检查。

3.2实现档案服务的智能化

每个人都是独特的，需要使用的信息资源也会存在着很大的差异性。管理档案信息资源的过程中，管理人员需要对所有人的信息需求方向都有一定的了解，依据需求提供信息查阅的权限。大数据技术在档案管理工作中的应用，可以通过数据挖掘技术收集并分析不同人的信息需求方向。如今我国的科学技术已经走在了世界的潜力，人们的生产生活也被形形色色的现金技术所充斥，档案管理工作先要在这样的环境下更好地为人们提供服务，需要尽快完成档案服务工作的智能化。除此之外，还应当增强档案管理工作的数据分析，精准判断人们的信息需求，实现精确的档案管理服务工作。这样一来能够有效地提升档案信息资源的利用率，更好地满足人们对档案信息的需求。

3.3加强电子档案管理安全系统

第一，加强准入安全建设。访问控制是实现档案信息资源受控共享，确保档案信息资源符合要求的有效措施。访问控制是档案网络安全保护的重要渠道，发挥着关键作用。访问控制技术能够合理地控制和认证用户的访问权限，确保资源不被非法用户窃取。常用的访问控制措施包括身份认证、密码加密、文件权限、网络设备权限控制等。

第二，加强接入安全建设。访问控制是实现电子档案信息资源受控共享，确保档案信息资源访问符合要求的有效措施。一方面，为了保护电子档案信息资源的存储安全，档案部门在将电子档案信息上传到综合共享平台时需要进行扫描，防止恶意数据的入侵。另一方面，档案部门应开展数据加密存储，寻求适合档案存储系统的加密存储技术、密钥长期存储和共享机制。这不仅可以保护档案用户的隐私，还可以保护档案云平台和档案信息资源集成共享平台信息存储的安全访问控制，是档案网络安全保护的重要渠道。

3.4引进新的档案管理人才

引进新的档案管理人才是目前大数据背景下开展档案信息管理工作的重要环节。设备及制度的完善是档案信息管理工作发展的重要保证，而档案管理人才的培养和引进才是开展档案信息工作的基础，运用新思维来面对当前环境下的全新信息处理方式。传统的档案信息管理工作人员由于没有具备相应的大数据分析和整理的知识和技能，使得其在大数据以及信息化处理过程中存在很多的不足，无法找到有效的应对措施，使得其最终无法适应大数据背景下对档案信息管理人员提出的新要求。因此面对当前大数据时代背景下的档案信息管理工作，企业及相关单位需要不断的进行人才引进与培养，这样才能提升档案管理工作的效率。

4结束语

总而言之，在大数据背景下要实现档案管理优化发展，就应全方位注重技术因素、管理因素以及人员因素。在此基础上，相关管理部门要充分重视档案信息化管理的一系列工作的开展，只有管理部门充分予以重视并落实，才能对当下档案信息管理现代化不完备的地方，采取更具针对性的措施进行应对。进而，在网络信息技术飞速发展的当下，才能补齐技术、管理、人员短板，做好档案管理建设工作。

参考文献：

[1]王春英.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].黑龙江档案，2016（02）.

[2]李颖.基于大数据背景下医院电子档案管理的探究[J].通讯世界，2017（3）.

（作者单位：国网吉林省电力有限公司永吉县供电公司）