信息化条件下改进石油地质档案管理工作

白雯

摘要：随着各行各业的快速发展，计算机信息技术被广泛应用，其中，最为显著的是企业内部档案资料的管理工作，主要是因为传统的纸质档案资料管理工作已经无法满足现代社会的发展需求。因此，在石油企业的经营发展中，相关工作人员对信息化技术的重视和采用，将会对档案资料的管理、存储等起到极大的改进。

关键词：石油企业;信息化技术;地质档案;存储管理

石油地质档案主要是石油地质企业勘探开发过程中的所有数据信息和科研成果，所以，相关工作人员要做好这些文件的存储工作，对石油企业的未来发展具有重要的推动作用。笔者在本文中就信息化发展的大背景下如何对石油企业档案管理工作进行改进提出了观点，着重从石油企业开展信息化地质档案管理工作的意义、石油企业开展信息化地质档案管理工作的方式这两个方面进行简要分析论述，说明其对促进石油企业的长久稳定发展的重要性。

一、石油企业开展信息化地质档案管理工作的意义

（一）提高档案管理效率

在石油企业的档案管理工作中，管理工作人员将信息技术与档案管理进行有效结合，有利于提高档案管理效率，并且，利用计算机信息技术，能够实现档案信息的整理分析。针对档案工作人员而言，计算机技术能够对企业档案进行整合，生成档案目录，便于工作人员进行随时查阅，这种形式是石油企业档案管理工作的必然发展趋势。

（二）创新档案管理模式

在石油企业的经营发展过程中，通过将档案进行信息化建设，主要是将计算机技术与档案管理进行有效结合，促使石油企业中档案管理部门的管理方式逐渐由传统的封闭管理向目前的开放管理进行转变，有利于提高档案管理工作的透明性，而且，在档案信息的收集整合过程中，通过利用计算机存储来实现内部资源的合理化配置，从而提高企业的经营发展效果。

（三）数据信息利用便捷

传统的档案管理工作主要是人工管理，这种档案管理方式不仅管理速度较慢，还能够利用计算机信息技术来快速的查询自己所需的资料信息，降低了工作人员的工作冗杂性，而且，利用计算机信息技术还能够实现档案信息资料的多条件查找，并迅速的调取出自己所需的资料，这种管理方式的便捷性，是传统档案管理工作无法媲美的。

二、石油企业开展信息化地质档案管理工作的方式

（一）转变传统的档案管理模式

传统的档案管理工作主要是以纸质资料为主等，利用手工方式对档案资料进行收集和整理等。这种档案资料存储方式的工作量大且过程繁琐，所以，相关工作人员无法对已经存储的档案资料中的数据信息进行提炼和处理，导致档案资料中的部分数据信息被闲置浪费。

现阶段，石油企业档案管理工作的重心是为了适应数字化管理的需求，逐渐从档案管理向信息管理过渡，主要是以信息资源为管理对象，对各种档案资料进行数字化的加工操作。

（二）建立健全的信息管理系统

为了实现档案资料的信息化，企业要注重建立健全的信息管理系统，所以，石油企业相关部门以及工作人员要做好以下几方面的工作：首先，要对利用计算机信息技术进行档案管理工作的整个流程进行规范，促使其能够满足档案资料信息化管理的需求;其次，要根据相关的标注流程对档案信息化管理的系统软件进行功能设计;最后，要在档案资料信息化管理系统中建立健全的管理制度，保证这些档案信息资料的安全。

1、电子档案安全性问题

由于计算机技术的快速发展，促使信息化档案管理的范围在不断扩大，以及管理的数量也在不断增加，而相应的安全管理问题也更加突出，如计算机病毒入侵、计算机系统故障等，都会影响影响档案资料的存储效果和存储安全性。

2、电子档案真实性问题

在实际的信息化档案管理工作中，由于信息化的文件资料从生产到归档的整个过程缺少程序化管理，无法实现系统之间的有效衔接，导致文件资料无法完整归档存储，从而影响档案资料的真实性。

3、电子档案法律性问题

档案资料是否具有法律效力是与其实际载体之间密切相关的，由于信息化的档案资料是没有实际载体的，所以，在我国相关的法律条文中，针对这个特点的信息化档案未被法律完全认定。

（三）全面考虑档案管理的原则方法

随着现代化信息技术在档案资料管理工作中的深化应用，逐渐形成了新的管理理论、管理方法、管理原则等，并且，在这个过程中出现了诸多的新问题，如档案管理职能与档案工作体制两者之间的变化问题、文件数据资料的信息化管理问题等诸多内容，针对这些信息技术在档案资料中应用所引起的理论问题，相关工作人员要针对这些问题做好科学理性思考。

（四）提高档案管理工作人员的专业素养

由于信息技术在档案资料管理工作中的应用，导致这些现代化的设备需要工作人员操作，所以，档案管理工作人员要具有多样化的知识储备和专业的技术素养。随着信息化档案管理工作的开展，现代化知识成为档案管理工作人员所必备的知识要素，因此，在信息化档案管理工作中，石油企业要注重建立高素质、强技能的专业管理人才队伍。

首先，档案管理工作人员要具有多样化的知识储备结构，能够将现代化的科学成果应用在档案管理工作中，迫使档案管理工作人员能够不断的进行相关知识学习，提高自身的理论水平、文化储备、管理能力等，尤其是计算机技术、数学学科知识等，這些知识技能对档案管理工作的信息化发展具有重要作用。其次，档案管理工作人员不仅要全面掌握专业知识，如档案学、管理学等，还要具备检索、复制等诸多技能;而且，石油企业在信息化档案管理工作中，要注重组织管理工作人员进行岗位培训，提高管理效果。

（五）提高管理工作人员的安全素质

针对信息化档案管理工作人员而言，信息安全素质是在网络环境中对电子文件进行管理的安全意识和安全能力。现阶段，档案信息安全是档案管理工作中的核心，提高管理工作人员的安全素质，有利于开阔档案管理工作的领域、发展档案管理工作的理论、完善档案管理工作的体系，促使档案管理工作的信息化建设发展。

三、结语

综上所述，在信息化发展的大背景下，电子档案管理工作在企业档案资料的管理工作中占有重要地位。因此，石油企业的相关部门和相关人员要注重转变档案资料的管理理念，在打破传统档案管理模式的基础上，建立信息化的档案管理系统，促使企业的档案管理工作能够满足信息化社会的发展需求，为社会经济的稳定增长起到重要的推动支撑作用，从而提高石油企业的行业市场竞争实力。

参考文献：

[1]王洪蕊.论在信息化条件下改进石油地质档案管理工作[J].办公室业务，2015（7）：42-43.

（作者单位：中石化华东油气分公司勘探开发研究院）