高职院校学生档案管理工作存在的问题及对策

摘要：随着我国经济的不断发展，高职院校的成立也越来越多，招收的学生也相应的增加，学生档案是学校管理工作的一部分，那么管理学生档案成为一个重要内容，档案里包括了学生的学习情况以及参加项目比赛、担任职务等等基本信息，学生档案还影响着毕业生寻找工作。鉴于此，高职院校对于学生档案的管理要做到更好。本文就是分析目前高职院校档案管理工作时存在的许多问题，并针对这些问题提出一系列的对策与建议。

关键词：高职院校;學生档案;工作问题;对策

引言

近些年来，随着我国的经济快速成长，高职院校的规模数量也在相应的增加，学生的档案不仅反映了学生在校的真实情况，也是工作单位评价学生的有效依据。做好学生档案的工作对于各个项目的内容和相关活动的进行非常有利，对于学生的管理上，也是一种不断的推进，加快学校管理工作的合规性和合理性，对学校的整体的发展是非常有利。但是在实际中，高职院校的学生档案管理工作还有不足，存在一些大大小小的问题，这些影响了我国高校档案管理的整个结果。本文章针对档案管理工作中出现的欠缺提出了相应的问题，并结合实际情况给出了工作对策，以此来推进档案的管理工作，推进高职院校的有效发展。

一、高职院校学生档案的内容

高校学生的档案包括高中毕业登记表、高校学生的学年鉴定表、思想鉴定表、高校招生考生报名登记表、学习成绩、实习表、党校学习的鉴定、实习情况表、党团的申请书等、处分和退学等、体检、思想总结等等的材料。这些记录都反映了学生的经历、学习情况的内容。是核查与考核的资料。学生的档案是自身的人事档案，将会随着学生的工作并进人事的档案中。可以看出，学生的档案具有一定的多样性、真实性、实用性、动态性等特点。这使大家做好档案的管理工作具有更为重要的复杂性。

二、目前我国高职院校学生档案管理工作的情况和问题

2.1 学生档案信息不完整

对于学生档案来说，学生的基本信息应该涵盖多一点比较好，这样可以反应学生的全面的信息，让档案能够基本反映学生的个人情况。档案中不仅仅只有学生的考试成绩和学籍、入学登记内容以及党团资料等等，这些只能表明学生的单方面，还需要把学生的创新技能、信用、诚实品格、情商等的内容进行记录与归档整理。但是，一般部分院校只有一些学生最基础的信息内容，对这些其他方面的信息不能完整反映。当前社会在选拔人才时很注重学生的课外能力、人品、以及为人处事等的能力，单一的基本信息已经不适合企业的要求，由于档案中不能反映学生职业教育的特征，让很多大批学子失去了很好的就业机遇，也严重影响了学校的就业率的情况。

2.2 学生档案管理老套

随着社会的发展，现在有些中学都已经运用电子记录的方式来管理学生的档案，而有些高职院校却还在用纸质版档案来进行管理，纸质版存在很多的弊端。例如：查找时困难还占很大空间，还耗费很多的纸张，保存也是很难处理，在档案整理时会浪费很多不必要的时间，这些老套以及落后的档案管理是重大问题之一。

2.3 学生档案管理不合理

由于一些院校对档案的投入费用很少，导致档案在检查与监督等方面上不符合标准，辅导员在对学生进行评语时也未根据实际情况，而是类似语句，甚至有的还有错别字，这可谓是对待档案态度的重大缺失。还有的高校把学生档案随便放置，和其他档案混在一起，更没有一定期限的整顿和核查。

2.4 档案交接不合理

目前大多数的院校都根据学生的就业去向来对档案进行移交，由人才交流中心或者毕业学校等来代管，这样导致学生生源地大多对学生的档案管理不再管理与重视。而在传接时很容易的就把学生档案弄丢了，有的学生甚至都无处查找自己的档案。这些反映了档案在交接时不规范的情况。

三、学生档案管理工作的相应对策

3.1 整理完善的档案信息

档案信息不再只是学生的简单基础信息，一定要把学生平时参加的活动和技能竞赛、社会的实践和技能证书等填补上，若提前告知大家信息的重要性，也是促进学生学习中积极进取的方法。在高校期间，学生的种种表现，学生成绩以及考试情况都是学生努力的结果，学校也应进行有效记录，尽最大可能的详细一点，以次来反映学生的综合实力。在每年的毕业时期更需要学校把学生的表现和社会实践以及个人能力等都要进行有效评价与补充，让学生的档案更加丰富，为用人单位招纳人才做好依据。不再让学生失去良好的工作机会。

3.2 运用信息技术管理档案

随着社会不断地进步，各行各业都在借用科技，为人们的生活提供了及时和便捷的快速帮助。所以，高校档案管理工作也应该运用计算机技术来建立一个档案管理系统。这样会大大提高高校档案管理的速度和质量。不再像用纸质版那样，既耗费人力又浪费纸张，在查找的时候不再出现错误或者找不到的可能，让档案的管理上节省时间、准确性提高，不再为档案的复杂性而苦恼。让档案信息化实现档案的快捷性欲及时性。可是，由于信息化的管理对员工的能力以及要求有很多，若走这条信息化的路，还需要长期的探索与追求。

3.3 规范高校档案管理机制

在学校里，应当针对档案工作的重要性，对老师和档案人员以及学校的领导定期召开会议，让大家认识与熟悉档案管理工作的内容，让他们对档案的管理拥有严格的态度。不再出现基础性的错误，不再敷衍了事，要把档案管理当作重要工作之一，在年底评选时，档案管理工作也应进入老师考核范围之内。学校对档案的投入资金也应相对加大，不仅要培养管理档案的优秀员工，还要对相应的设备以及费用做到位。在对于改进高校档案机制时，学校要根据自身的实际情况严格要求，建立一个便捷、及时、可实用性和完整性的管理系统。

3.4 完善高校档案的移交工作

通常情况下，毕业生都会在每年的6月毕业。在此之前，学校应加大对档案整理的工作量，一定要完善学生的信息，把情况告知大家，让所有成员对档案工作引起重视。更为重要的是要做好档案在查看以及借用的相关工作。在移交和传递时不能马虎大意，一定要确保学生档案的安全与严格，不能随意分拆档案，不能随意对档案进行裁剪以及复印、划线等等。相关的人员要做好保密或者不能随便外泄别人的信息，一定要遵循严肃、严格的要求。

结束语：

总而言之，当前我们国家对于高校的档案管理工作还不足够重视，存在很多的弊端和问题。不仅影响了学生的以后工作，还对国家档案的管理有一定的影响。通过相应问题的分析并针对性的提出对策来解决问题，能够促进各个部门加大对学生档案的管理，提升学生的就业率，最终促进学生档案管理工作的有效进行。

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作者简介：秦佳（1987.12-），男，学历：本科，职称助理馆员，研究方向：档案管理。