精细化管理在办公室文书档案中的有效运用

摘要：单位文书档案管理真实地记录了单位发展历程，是单位可持续发展和展开创新的重要信息资源。在单位经济效益的提高方面，单位文书档案管理尽管并不是直接影响因素，但在不知不觉中影响着单位的经济效益。所以，就单位的文书档案管理而言，必须将原有的管理思路和理念改变，做到系统化、精细化。从业务工作、服务利用等方面促进文书档案工作规划化、流程化发展，这样才能与时俱进，和单位发展需要相适应。在单位管理中单位文书档案工作占据着极为重要的位置，文书档案管理工作的质量和单位的经营效益息息相关，怎样把单位文书档案管理工作做好，让其更好地服务于单位，是当前探讨的一大热点问题。

关键词：文书档案;办公室;精细化;管理

一、基本理论概述

档案信息的管理工作本身就较为繁杂和琐碎，包含很多基础的工作程序和环节，而随着当前精细化发展思路和管理理念愈加普遍和深入人心，管理人员也意识到管理思想和体制改革的必要性，而且要向着精细化的方向迅速发展和进步[1]。为此，相关办公室和单位机构都开始融入精细化的管理控制理念和思想，运用这种新型的管理思路作为档案管理工作的指导思想，从精细处发现以往容易忽视的问题所在，以进一步完善管理制度和机制体系。

二、文书档案精细化管理的现实意义

随着市场经济的持续发展，市场竞争带给办公室的生存发展压力也越来越大，外部的压力能够促使办公室改革自身的管理体制，档案管理也不例外，要想适应当前信息时代背景下新的发展形势，就必须要以新思想和新理念来革新传统的思想理念，进而促成管理体制的变革和优化，提高办公室的内控管理水平，做好档案管理的一系列工作。精细化的管理体制和其独特的管理理念，不仅可以使得办公室服务体系更加完善，并提高档案管理的服务能力和水平，而且可以促进办公室内控机制的革新和优化，解决以往容易忽视以及长期存在的问题和不足。管理理念的转变，能够推动管理体制的改革进度，同时也就有效地加强了办公室内控管理能力，同时提升了核心竞争能力，有助于办公室的长远发展。

三、精细化管理在办公室文书档案中的有效运用路径

（一）加强精细化文书档案管理制度建设

当前，对办公室文书档案管理体制予以完善已慢慢成为促进办公室文书档案管理水平和管理效率提高的关键措施。要想和当前办公室发展趋势及要求相符，实现办公室整体管理水平的提升，就必须确保办公室文書档案管理工作的高效性，而把办公室文书档案管理工作做好的关键，即对文书档案管理制度予以完善。运用精细化理念开展文书档案管理制度建设，可以实现文书档案管理效率的最佳化，并基于此，确保管理标准和管理内容的规范性，办公室管理者要借助合理方法和措施完善文书档案管理制度，要竭尽所能将文书档案管理的有效性增强。此外，相关部门也要对文书档案管理中各个步骤和环节进行合理划分和分配，并选择某一固定时间考核管理人员，这样既能在一定程度上促进管理人员专业素质和职业水平的提高，同时还能把管理人员的工作效率提高，从而为办公室之后顺利开展日常工作提供方便[2]。

（二）建立健全文书档案管理流程

随着社会的不断发展以及科学技术的进步，文书档案工作的任务、管理方式、服务对象、工作环境等均发生了极大的改变，在文书档案工作中开始广泛应用现代技术。所以，建立一支高素质的文书档案管理队伍，是加强文书档案管理的重要任务。使文书档案工作的标准化和规范化顺利实现的主要目标就是将文书档案保管利用价值最大化、案卷完整化、检索利用便捷化。对文件立卷归档的实效性进行严格把握，只能对完成的现行文件材料和文件任务进行归档或立卷，没有完成的不能归档、立卷;展开合理的立卷分工，对归档的重点予以明确。不断深化改革，使文书档案管理工作发生了极大的改变。在新时期、新任务背景下，文书档案管理工作显得尤为重要。

（三）文书档案信息资源精细化

借助建立办公室局域网，不仅为广大用户所服务，同时也能更加科学、系统地开发利用办公室文书档案资源。随着信息时代的不断发展，文书档案信息零散性和复杂性更强，因此，必须对文书档案信息资源展开有效整合，从办公室各个部门各自为营的局面中走出来，构建完整的社会信息系统，将一体化管理贯彻落实。利用这些信息系统的建立，不仅要将资源贡献出来，同时还要让所有部门充分挖掘出有用资源，实现资源的互补，提升文书档案信息资源的利用率，以免发生重复和浪费现象。最终通过反馈信息资源对产生的结果进行开发利用，确保文书档案信息开发利用的合理性和科学性。

（四）提高办公室文书档案管理工作者的职业技能

要想实现信息化管理精细化，必须做到如下几点：第一，要对信息化管理的特征予以确定，也就是网络立足于节点传播、网络大数据的集成化利用、网络具有安全风险等，对这些特征的产生和发展原因进行分析，将相关的管理计划制定出来。第二，就文书档案管理信息化的特征对岗位责任进行划分，使各个岗位工作人员的职业技能精细化顺利实现[3]。不管是对信息化管理的特征进行分析，还是使专岗专责专人的精细化顺利实现，都需要文书档案管理工作者的职业技能和需要相符，所以，将办公室文书档案管理工作者的职业技能提高成为促进精细化管理顺利实现的重要途径，建议办公室对文书档案管理工作者展开专职培训，也就是借助相关的测试和考核对现有文书档案管理工作人员在信息化文书档案管理中的工作能力进行分析，如硬件监督检查的能力、网络安全管理的能力、文书档案资料收集分类的能力等。根据当前工作人员的工作偏好展开岗位划分并做好相关职业技能培训，让他们可以在适合的岗位上充分发挥工作能力;就那些缺乏人才的岗位，如网络完全管理等，应引入专业人才。

（五）运用精细化理念做好文书档案整理和归档工作

管理人员首先应确保所搜集文书档案资料的科学性和完整性，然后结合各种类型的文书档案运用多样化的方式或方案对各种文书档案进行管理，以此确保文书档案类别的清晰。同时，就各种等级或类别的文书档案，应将文书档案归档的全过程完整记录好，防止损害、丢失文书档案，从而确保文书档案文书档案后期使用的准确性和便利性。最后，运用精细化方式展开文书档案的归档工作，文书档案管理人员应确保文书档案归档的条理性，并根据完善的单位文书档案管理模式，竭尽全力提高自身的文书档案管理水平，为单位医疗工作的顺利开展提供方便。

四、结束语

综上所述，档案问题关系到单位未来发展道路，而档案精细化管理能够为单位档案管理提供强而有效的保障。单位文书档案是单位发展变化的重要见证，包括了党务、政策、人事、业务、财务等活动开展过程中形成的具有保存价值的信息资料。单位文书档案管理的重要职责是做好这些信息资料的收集、编辑、归档、存储和利用服务等。精细化管理是一种理念和文化，随着单位办公室、行政管理人员的分工越来越细，服务质量的要求越来越高，做好办公室文书档案精细化管理是适应现代管理的必然要求。

参考文献

[1]张静茹.文书档案的精细化管理模式构建思路[J].办公室业务，2019（07）：86.

[2]于淼.论文书档案管理中精细化管理思想的应用[J].科技经济导刊，2018，26（30）：237.

[3]曲加杰，施展.浅谈文书档案精细化管理在文书档案管理中的实践应用[J].办公室业务，2018（11）：61.

作者简介：宋京峰（1977.09-），男，山东省栖霞人，学历：专科，毕业于山东省教育学院，现有职称：助理馆员，研究方向：文书档案。