信息技术背景下的OA办公系统在高校办公室中的应用

毕旭明

【摘要】在信息技术背景下，高校办公室工作的自动化发展是高校办公室发展的必然需求，而围绕办公室工作需求开展OA办公系统开发工作，则是推动办公室工作适应这一趋势的必要路径。本文在对基于办公室工作需求的OA办公系统开发工作做出分析与论述的基础上，对基于OA办公系统高校办公室工程流程再造策略进行了研究与探讨。

【关键词】信息技术;OA办公系统;开发;应用

1. 基于办公室工作需求的OA办公系统开发工作

具体而言，基于办公室工作需求的OA办公系统开发工作，主要包括以下几个步骤。

首先，在OA办公系统开发工作的启动阶段，由于高校办公室工作的信息化发展已经具有了一定的基础，不同高校办公室也具有多元化的信息化硬件与软件作为支撑，为此，在开展OA办公室系统开发工作的过程中，高校以及系统开发工作者需要对当前信息化系统所具有的功能以及明显不足进行分析，从而对数据库规划问题、信息孤岛问题等进行有效了解，并在OA系统开发中有针对性的通过技术革新来解决这些问题，提升高校办公室自动化水平、优化办公室人员对自动化办公系统的使用体验。通过开展这项工作，高校以及系统开发工作者能够有效确定OA办公系统功能设计重点、做好项目投入规划等，从而为OA系统稳定性以及功能多元化发展奠定良好基础。

其次，在OA办公系统开发工作的需求分析阶段，系统功能与系统设计需求之间的对接，是确保OA办公系统实现自身价值的关键，为此，高校以及系统开发工作者需要与系统用户开展沟通与交流，了解系统用户对OA办公系统功能设计所具有的需求与期待，从而为系统功能的设定提供依据。在开展这项工作的过程中，高校以及系统开发工作者需要将关键用户需求调查作为重点工作，特别是需要尊重办公室工作人员所具有的建议，如在项目需求调查阶段，高校与系统开发工作者需要成立专门的需求调研小组，了解关键用户所具有的需求，而现在项目实施与测试阶段，高校与系统开发工作者也需要收集关键用户所提供的反馈信息，并根据这些反馈信息对项目功能以及使用体验等进行优化。

最后，在OA办公系统开发完成之后，为了能够有效推进OA办公系统在高校办公室工作中的应用，降低OA办公系统所具有的上线阻力，高校以及系统开发工作者需要引导办公室工作人员对OA办公系统做出全面、深入的了解，确保办公室工作人员能够掌握OA办公系统操作能力，从而促使办公室工作人员对自动化办公系统留下良好印象并具备应用自动化办公系统提升办公室工作效率与工作质量的能力，为此，高校有必要协同系统开发工作者构建完善的培训体系，从而为办公室工作人员能力的提升提供良好保障。

2. 基于OA办公系统高校办公室工程流程再造

2.1 OA办公系统在发文管理中的应用

在信息化背景下，高校办公室发文管理工作可以分为发文拟稿、发文审稿与发文签发三个主要的工作环节。在发文拟稿环节，办公室工作人员需要在OA系统中开展公文编辑并对相关要素进行完善，在完成这些工作之后，则可以通过自动化办公系统将稿件传给审稿主体;在发文审稿环节，办公室主任需要在OA系统中开展在线审稿工作，如果稿件需要修改，则可以通过自动化办公系统实现稿件原路返回，如果稿件通过审核，则可以进入下一环节;在发文签发环节，高校领导是依托OA系统对稿件开展在线签发的主体，在完成稿件签发工作之后，稿件则可以自动生成公文编号并存储到数据库当中，自动化办公系统管理工作者则可以将这些文件发送至各个单位供其查阅。由此可见，通过对OA系统进行运用，能够有效提升高校办公室发文管理工作效率，这对于高校行政信息的有效传递具有重要意义。

2.2 OA办公系统在收文管理中的应用

在推进高校办公室信息化发展以及对OA办公系统进行应用的过程中，收文管理工作也能够得到很大的便利。具体而言，高校办公室收文管理工作可以分为来文登记、来文拟办、阅文批办与收文承办四个环节。在来文登记环节，高校办公室工作者需要对自动化系统中传递的公文进行检查与签收，并将其转递给办公室领导;在来文拟办环节，办公室领导需要在线确定公文办理单位并填写拟办意见，在此基础上，办公室领导需要依托OA办公系统将贡品传递到相应部门或者转交校领导批阅;在阅文批办环节，高校领导则需要对来文进行在线审批并提出批判意见，之后则需要通过自动化办公系统将公文转交批办单位;在收文承办环节，承办单位需要对各方意见进行汇总与分析，并对相应办公室业务进行处理，之后則需要对处理结果进行反馈。至此，基于OA办公系统的收文管理工作告一段落。

2.3 OA办公系统在会议管理中的应用

OA办公系统不仅在发文管理与收文管理等工作中展现出了较高的应用价值，而且也能够有效提升会议管理工作水平与工作效率。具体而言，基于OA办公系统的办公室会议管理工作包括四个环节，在会议起草环节，办公室文员需要在OA办公系统中撰写会议通知、确定会议主题以及参加会议的人员，并依托自动化办公系统向办公室领导进行提交以供在线审批;在会议审批阶段，办公室领导需要对会议召开的可行性以及会议通知等内容的合理性进行判断，如果通过审批，则需要签写呈报意见并进行呈报，如果没有通过审批，则办公室文员需要对会议内容进行进一步的修改;在学校领导批示环节，学校领导需要依托OA办公系统对会议内容进行审核并给予会议意见;在会议准备环节，办公室则需要依据已经确定的会议通知、会议主题以及参加会议的人员等，为会议召开做好准备工作，如安排会议室、通知各个部门参加会议等。

2.4 OA办公系统在印章管理中的应用

印章管理是办公室管理中重要的组成部分，基于OA办公系统的印章管理工作，主要包含以下几个步骤：首先，对于具有用印需求的部门，需要在OA办公系统中提交用印申请，在用印申请的填写中，需要对用印理由做出详细阐述。在完成电子表单填写之后，则可以通过OA办公系统将电子表单向领导传递;其次，在对印章使用申请进行审批的过程中，办公室领导需要通过OA办公系统对对申请进行查阅，并对申请的合理性进行判断。无论用章申请是否通过，都需要为申请主体提供回执信息，从而由申请主体决定是否需要是对申请进行修改;再次，当办公室领导对用章申请进行审核并通过审核之后，则需要将审核建议交由学校领导进行批示。学校领导则可以通过OA系统对用章申请进行审批;最后，在用章申请经过学校领导批示之后，则可以进入用章安排环节，申请主体在进行登记之后，则可以对印章进行使用。

3. 结语

综上所述，在推动高校办公室工作实现自动化发展的过程中，高校不仅需要围绕自动化办公系统用户需求，做好OA办公系统开发工作，而且有必要依托OA办公系统，对高校办公室工作中的发文管理工作、收文管理工作、会议管理工作以及印章管理工作等流程进行优化，从而提升办公室工作与办公系统的适应性。

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