浅谈高校教学秘书如何做好教学管理工作

◆摘 要：在高校教学管理系统中，教学秘书发挥着重要的基础性作用。教学秘书能否做好教学管理工作，直接影响学院乃至高校的教学管理水平。本文将从以下两方面浅谈教学秘书如何做好学院教学管理工作：①教学秘书的工作职责；②教学秘书的素质要求。

◆关键词：教学秘书；教学管理

一、教学秘书的工作职责

《高等学校教学管理要点》明确指出：系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下处理日常教学行政工作，并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。具体来讲，教学秘书的工作职责可从以下四个方面来概括。

1.组织协调工作

高校教学秘书是联结学院师生和高校教学管理部门及校内其他院系的纽带。教务处是负责组织教学工作的职能部门，经常下达各种教学任务和通知，从开学初的排课、订教材到通知各種选修课，从申报学生转专业到教师教研项目的申报，从学术会议的通知到论文布置工作等。教学秘书需要及时传达和正确解释信息，有问题及时向教务处反馈并沟通解决，协助师生在规定时间内完成教务处下达的各种任务。另外，教学秘书需组织各种大型考试，如期末考试、英语专业考试等。在安排考试时，教学秘书需排考、组织收印、分装试卷、处理考试中突发事件以保证考试的顺利进行。可以说，教学秘书做好教学管理工作，才能为学院的教学管理工作的正常运行提供动力和支持。

2.监督管理工作

教学监督是教学秘书的重要工作职责之一。教学秘书需配合院领导开展各种教学自查活动，如检查教师到岗及教学准备情况、学生到课情况、课堂秩序以及教材发放情况、教学设施是否齐全、教学环境是否整洁等。在中期教学检查中主要检查培养方案执行情况和教学任务落实情况，其中重点检查教学计划异动、任课教师请假、课程异动、教学进度、对评教排名靠后教师跟踪听课情况、教师课程档案的准备情况等。在期末结课前教学秘书要督查任课教师是否按照课表安排完成本学期教学任务，杜绝提前结束教学活动或放松课堂管理的行为。

3.服务保障工作

为保证学院教学管理工作的顺利开展，教学秘书需要做好服务保障工作。高校教学秘书要有为全院师生热心服务的意识，要有强烈的责任心和认真态度。例如在英语专业四八级考务准备工作中，教学秘书需要排考场、联系周末班车、为监考老师备水等。外教在上课之余，也需要教学秘书额外安排住宿、课间休息室等。如有专家讲座，教学秘书需接待专家，负责点餐、安排住宿等工作。这些工作虽然琐碎，却是教学管理工作的一部分。教秘做好服务保障工作，才能为高校教学管理工作的不断发展提供前提基础。

4.参谋建议工作

教学秘书作为教学管理的一线人员，在学院教学管理中发挥着重要的基础性作用。因与教务处、教师、学生直接接触，又处理大量的教学信息资源，教学秘书在教务处或学院做出一些教学工作决策时，能提出有实用性和建设性的提议。如果这些建议能被采纳，就可对很多教学管理工作带来实质性的改进。

二、教学秘书的素质要求

1.明确的政治方向，高尚的道德素养

教学秘书作为高校一线教学管理人员，一定要有明确的政治方向。坚持中国共产党的领导，与党中央对高校教师的要求保持一致。另外，教学秘书一定要有高尚的道德素养，淡薄名利、无私奉献，让自己在平凡的工作岗位上做出不平凡的成绩。

2.专业知识素养

专业知识素养是教学秘书做好工作的基础条件。教学秘书要统筹各项教学工作，熟悉学院知识体系有助于各项工作的开展。教学秘书排课的时候，如能了解现行课程的先行课程或者整个课程体系的相互关系，就能使排课更合理，使学生的学习效果更好。和专业课老师沟通各种教学材料的收集及整理要求时也会更加顺畅。又如作为外语学院教秘，良好的英语口语可以方便与外教沟通，协助外教理解各种教学要求，方便成绩管理及后续各种教学材料的收集。因此，教学秘书要根据自己学院学科知识的特点，不断学习，用良好的专业知识素养来为自己的教学管理工作服务。

3.信息化管理能力素养

随着高校信息化管理水平越来越高，教学秘书的信息化管理能力也需要不断学习提高，以便高效地处理大量的教学信息。对教务系统各种功能的熟练应用，不仅能提高教学管理工作效率，而且能提高工作的准确率。除此之外，教学秘书需要精通各种办公软件的使用，借助种种现代化的信息管理方法来提高教学管理工作的效率和质量。

三、结语

随着高校教学管理工作的不断推进，教学秘书在适应全新的教学管理模式时面临着各种新的挑战。在实际工作中，教学秘书需要掌握教学管理的新方式新思路、不断学习进步，不断提升自己的政治素养、专业知识素养和信息化管理能力素养，以在高校教学管理工作中，发挥更积极的基础性作用，不断提高学院的教学管理水平。

参考文献

[1]宋艳君.如何提升高校秘书管理水平[J].长春科技学院，智库时代：234-242.

[2]曾利华.谈高校教学秘书在基层教学管理中的校色定位及素质要求[J].广州南洋理工职业学院，中小企业管理与科技：96-97.

[3]焦平萍.教学秘书参与教学管理的角色研究综述[J].江苏海事职业技术学院，中小企业管理与科技：92-93.

[4]何梦凌.高校教学秘书队伍管理水平提升探讨[J].福建水利电力职业技术学院，江西电力职业技术学院学报：122-123.

作者简介

陈元晓（1985.12—），女，汉族，河南内乡人，硕士，研究方向：教学管理。