浅议“互联网+”时代学校档案管理信息化建设的策略

郑红

摘 要：学校档案建设对于学校管理具有重要的作用。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行现代化管理，现代化学校应当建立起现代化的档案管理体制，实现档案管理信息化、自动化。

关键词：学校档案管理;信息技术;信息化

随着信息技术飞速发展，计算机在各种领域得到广泛应用，也给档案事业的现代化发展带来勃勃生机。学校档案管理工作是整个档案工作的重要组成部分。学校，尤其是中小学校应当适应当前社会经济发展，走档案管理信息化之路，充分发挥好档案的重要作用。

一、学校档案工作的重要性

学校档案比起其他行业、部门的档案，具有其特殊性作用。学校档案也是重要的历史文献，通过它可以总结反思学校工作的经验得失，促进学校发展，办好人民满意的教育。

（一）传承历史的需要。档案是历史的见证。历史资料需要通过档案一代一代传承下去，先进经验需要档案作媒介一代一代发展下去。学校档案是记载学校历史的教科书，是反映学校发展历程的无言碑。学校的快速发展，产生和积累了大量珍贵的档案资料，这就对档案工作提出了一套完整的历史记录;我们必须以对历史高度负责的精神，切实搞好学校档案工作。

（二）服务现实的需要。档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。服务现实是档案自身的一个重要功能。切实抓好档案工作，积累起全面反映学校工作的档案资料，实践证明，我校档案工作在市级规范化学校验收、省市督导检查等工作中发挥了不可替代的重要作用。

（三）加强学校管理的需要。学校工作千头万绪，档案工作作为科学管理的重要组成部分，以其自身工作科学的流程，对各项工作的开展发挥着无声的引导作用。档案科学的分类引领着工作方向，档案的收集整理和归档是对实际工作另一种形式的检验和督查，档案自身形式的完整和内在的质量又成为检验工作水准的重要标尺。所以，切实抓好档案工作，可以有效推动学校管理的科学化、规范化，促进广大教师在工作中上水平、争一流。档案工作是学校科学管理的重要标志，要求全体教工切实争强档案意识，人人出力，处处留心，共同搞好学校档案管理工作，进一步走档案信息化之路。

二、学校档案管理信息化的意义

现在中小学档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，在信息时代这种传统的管理方法必然被以计算机为基础的信息管理所取代。

（一）学校档案管理信息化，能够安全高效地实现学校师生的档案日常管理。

（二）学校档案管理信息化，可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本。

（三）学校档案管理信息化，可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。

三、学校档案管理信息化的路径

随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行现代化管理，现代化学校应当建立起现代化的档案管理体制，实现档案管理信息化、自动化。为实现档案管理信息化建议从以下几个途径进行：

（一）提高思想认识，认真学习《档案法》，进一步引导各处室和全体教工充分认识档案工作的重要性，增强做好档案工作的责任感和使命感;引导大家不断总结经验，勇于创新，全面提高档案工作的管理水平;切实做到全员治档、依法治档。

（二）学校把档案工作作为一项很重要的行政工作来抓，每学期都把档案工作列入学校工作计划，档案工作是一项专业性很强的工作，要做好这项工作，需投入一定的人力、物力和财力。学校确定一名专职档案管理人员，负责全校的档案管理，配备一间档案办公室、一个专用档案室，购置档案柜等相应用品，设置档案管理专用经费。加大对档案信息化的投入，尽可能创造条件，推进档案信息化建设的发展。

（三）提高档案标准化、规范化水平。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，期中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化。

（四）抓好学校档案顺据库的建设。目前档案信息系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过度阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。

（五）加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。利用微机管理文件档案有许多优点：（1）便于文件的增加、删除、调整等;（2）检索方便、准确率高;（3）便于文档保密。

（六）新时期新形势对档案管理工作提出了更高的要求，学校档案工作者应勇于创新，积极成为本职岗位的行家里手，为教育的长远发展、社会的和谐稳定贡献自己的聪明才智。因此，档案管理人员必须有较好的基础知识，较高的专业知识及广泛的相关学科知识素養，在提供服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的经济效益和社会效益。

（七）加强网上办公条件的创设，保障资源利用。借助现代信息技术，对档案资源进行深层开发，使其转化为新的载体形式，并以多种方式和渠道传递给校领导、老师们，提高资源利用率，以此体现档案工作的真正价值。学校开通并维护好校园网站，借助这个平台实现信息交流、资源共享，以便全方位、多途径、多角度的利用好档案资源，为科学决策、教育教学服务。

总之，面对当前经济科技的发展要求，特别是信息技术的快速发展，我们的档案建设条件还需进一步完善，信息化水平还须进一步提高;我们的档案工作者要进一步学习和掌握新知识、新技术和新方法，积极开展档案编研工作，提高自身业务素质，更好地适应档案管理现代化的要求。